Det er svært at tro, at vi nærmer os et årsdagen for GDPR. Efter en toårig overgangsperiode trådte GDPR i kraft den 25. maj 2018 og ændrede fuldstændig den måde, hvorpå organisationer håndterer databeskyttelse.
Lovgivningen blev indført for at afspejle vores stadig mere digitaliserede verden og anerkende den enkeltes rettigheder med hensyn til brugen af deres personoplysninger.
Mange organisationer har brugt en masse tid og kræfter på at sikre, at de overholder den nye lovgivning, men for andre har det været en mere vanskelig og besværlig rejse. At påvise overholdelse af GDPR er en løbende proces, og der er mange aspekter af lovgivningen, som stadig kræver afklaring og kan være forvirrende for organisationer.
To udtryk, som vi konstant hører i forbindelse med GDPR, er "dataansvarlige" og "databehandlere". Det er vigtigt at forstå forskellen mellem disse to udtryk, da det vil være afgørende for dit ansvar i henhold til lovgivningen.
Forskellen mellem en dataansvarlig og en databehandler kan have betydelige konsekvenser i den virkelige verden. Hvis en organisation er involveret i databehandling, er det vigtigt at fastlægge roller og ansvarsområder på et tidligt tidspunkt for at undgå forvirring, hvis der skulle opstå et databrud. Dette vil være med til at sikre, at der ikke er nogen huller i ansvarsområderne, og at organisationer kan håndtere disse spørgsmål effektivt og virkningsfuldt.
Hvad er personoplysninger?
Hvis din organisation behandler personoplysninger, gælder GDPR også for dig. EU definerer "personoplysninger" som enhver information, der kan bruges til direkte eller indirekte at identificere en person (den registrerede). Dette omfatter alt fra navn, e-mailadresse, IP-adresse og billeder. Det omfatter også følsomme personoplysninger som f.eks. biometriske data eller genetiske data, som kan behandles for at identificere en person.
Er du en "dataansvarlig" eller en "databehandler"?
Hvis din organisation bestemmer formålene med og måden, hvorpå personoplysninger behandles, betragtes den som dataansvarlig.
Databehandlere spiller en central rolle i GDPR-overholdelse på grund af de kunde- og medarbejderpersondata, som de opbevarer og indsamler.
Dataansvarliges opgaver omfatter:
- Fremme af øget gennemsigtighed i håndteringen af personoplysninger om privatlivets fred i forbindelse med anmodninger fra de registrerede
- Sikring af, at de registrerede personer behandles inden for de tidsfrister, der er fastsat i GDPR
- Udførelse af vurderinger af privatlivets fred og udpegelse af databeskyttelsesrådgivere
- Underretning af tilsynsmyndighederne om databrud inden for 72 timer efter opdagelsen af bruddet
- Overvågning af og reaktion på ændringer i overholdelsesmandater
- Udskiftning af identificerende datafelter med pseudonymer og kryptering af personoplysninger
- Opbevaring af registreringer af behandlingen af personoplysninger via et register over personoplysninger
- Forvaltning og styring af interaktion med tredjeparter i forbindelse med behandling og håndtering af personoplysninger
Hvem er en databehandler, og hvad er deres ansvar?
Hvis en person, en organisation, et agentur eller et andet organ handler på vegne af en dataansvarlig, anses de for at være databehandlere.
Eksempler på en databehandler omfatter:
- Et eksternt agentur (f.eks. en virksomhed, der er ansvarlig for at bortskaffe kundeoplysninger)
- En cloud-leverandør, der opbevarer personlige data
- enhver tjenesteudbyder, der handler på dine vegne og har adgang til en kundes eller medarbejders personoplysninger
Læs også Dummies-guiden om ePrivacy-forordningen
Databehandlerens opgaver omfatter:
- Beslutte, hvilke it-systemer eller andre metoder der skal bruges til at indsamle personoplysninger
- Sådan opbevares personoplysninger
- Sikkerhed af dataene
- Midler, der anvendes til at overføre data fra en organisation til en anden
- Midler, der anvendes til at hente personoplysninger om bestemte personer
- Sikring af, at metoden bag opbevaringsplanen overholdes
- Midler, der anvendes til at slette/skaffe sig af data
Databehandlere er underlagt flere nye forpligtelser i henhold til GDPR, som omfatter opretholdelse af foranstaltninger, der tildeler et passende sikkerhedsniveau for personoplysninger i forhold til den potentielle risiko.
Databehandlere skal følge de dataansvarliges instrukser, medmindre disse instrukser er i strid med selve GDPR.
Kan en dataansvarlig også være en databehandler?
Der er visse gråzoner, hvor situationer kan overlappe hinanden, hvilket gør det svært at skelne mellem, om du er dataansvarlig eller databehandler. ICO er dog klar i sine råd og siger følgende: "En organisation kan ikke være både dataansvarlig og databehandler for den samme databehandlingsaktivitet; den skal være den ene eller den anden.
Det betyder, at det for at fastslå, hvilken organisation der har databeskyttelsesansvaret for hvilke data, er det nødvendigt at se på den pågældende behandling og de involverede organisationer. Det er også vigtigt, at systemer og procedurer så vidt muligt skelner mellem organisationens "egne" data og de data, som den behandler på vegne af de andre data."
Lær også, hvad der er gyldigt GDPR-samtykke
For at sikre fuld overholdelse af GDPR skal organisationer klart definere roller og ansvarsområder for at undgå at komme i konflikt med lovgivningen. Hvis du på nogen måde er usikker på, hvor din organisation står, bør du søge juridisk rådgivning for at få yderligere afklaring.
MetaPrivacy er designet til at levere den bedste praksis for overholdelse af databeskyttelse. Kontakt os for yderligere oplysninger om, hvordan vi kan hjælpe din organisation med at forbedre sin struktur for overholdelse af reglerne.
DISCLAIMER: Indholdet og udtalelserne i denne blog er kun til oplysningsformål. De er ikke ment som juridisk eller anden professionel rådgivning og bør ikke anvendes eller behandles som erstatning for specifik rådgivning, der er relevant for særlige omstændigheder, databeskyttelsesloven eller anden nuværende eller fremtidig lovgivning. MetaCompliance påtager sig intet ansvar for eventuelle fejl, udeladelser eller misvisende udtalelser eller for tab, der måtte opstå som følge af tillid til materialet i denne blog.
