Die Richtlinienverwaltung wird immer wichtiger, um Multi-Cloud-Netzwerke, dezentrale und persönliche Geräte sowie komplexe Datenströme zu steuern und zu verwalten. Hinzu kommen die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und Bedrohungen für die Cybersicherheit - und schon haben Sie eine Reihe von Planeten, die eine effektive Richtlinienverwaltung benötigen.
Schon das Wort "Richtlinie" kann Ihnen einen Schauer über den Rücken jagen, wenn Sie daran denken, dass Sie die entsprechende Dokumentation erstellen, verteilen und durchsetzen müssen.
Glücklicherweise können bewährte Verfahren und Software für die Richtlinienverwaltung dazu beitragen, dass Ihr Richtlinienverwaltungsprozess reibungslos funktioniert.
Was ist Policy Management?
Eine einfache Definition würde die Erstellung, Verbreitung und Durchsetzung einer Strategie beinhalten. Eine Richtlinie ist für die Steuerung einer Organisation von wesentlicher Bedeutung und stellt sicher, dass innerhalb eines bestimmten Geschäftsprozesses oder -vorgangs ein bestimmter Grad an Bereitschaft erreicht wird.
Aber ein guter Prozess zur Verwaltung von Richtlinien muss noch viel mehr umfassen. Unternehmensrichtlinien können aus dem Gleichgewicht geraten, inkonsistent werden und aus dem Ruder laufen; GRC2020 beschreibt die Situation als "eine Horde von Richtlinien, die über die gesamte Organisation verstreut sind".
Eine Richtlinie sollte als ein lebendiges Dokument betrachtet werden, das sich mit den sich ändernden Bedingungen und Umgebungen ändert. Das Strategiedokument wird in der Regel digitalisiert und bietet einen operativen Rahmen für einen bestimmten Geschäftsbereich, der zu befolgen ist.
Richtlinien spiegeln viele Arten von Geschäftsprozessen wider, und die Cybersicherheit ist ein Bereich, der sich ideal für die Durchsetzung von Verfahren mittels Richtlinien eignet; eine Cybersicherheitsrichtlinie würde zum Beispiel Bereiche wie diese umfassen:
- Zweck
- Umfang
- Klassifizierung der Daten
- Informationssicherheit
- Zugangskontrolle
- Schulung zum Sicherheitsbewusstsein
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Vorschriften und deren Einhaltung usw.
- Unterstützung
Um wirksam zu sein, muss die Politik gut verwaltet werden. Das gilt auch für Zeiten der Unterbrechung. So hat beispielsweise die Covid-19-Pandemie viele Unternehmen vor die Aufgabe gestellt, ihre Richtlinien zu aktualisieren, um plötzlichen Änderungen der Arbeitsbedingungen Rechnung zu tragen. Die Richtlinien müssen überwacht und bei Bedarf aktualisiert werden können. Die Verwaltung von Richtlinien ist daher ein zentraler Bestandteil einer bestehenden Richtlinie.
Befolgen Sie die folgenden fünf Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen keine Richtlinien hortet, sondern stattdessen einen rationalisierten Prozess für die Richtlinienverwaltung schafft:
Ein Überblick über effektives Policy Management
Politikgestaltung
Eine Politik ist ein Aktionsplan und ein Rahmen. An der Entwicklung einer Strategie ist in der Regel ein multidisziplinäres Team von Mitverfassern beteiligt, das alle Aspekte der Strategie erfasst. Eine Strategie muss alle Elemente umfassen, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass die abgedeckten Operationen und die damit verbundenen Bereiche symbiotisch und ineinandergreifend sind.
Sie sollten auch die Marke und die Grundwerte eines Unternehmens widerspiegeln. Beispielsweise enthalten Richtlinien oft rechtliche Elemente und erfordern möglicherweise eine juristisch geschulte Person, die sicherstellt, dass sie den aktuellen rechtlichen Status quo und die regulatorischen Anforderungen abdecken.
Eine gut formulierte Richtlinie sollte auch dazu dienen, die Mitarbeiter im Rahmen der Richtlinie zu befähigen. So sollte eine Cybersicherheitsrichtlinie beispielsweise Aspekte des Unternehmens umfassen, bei denen hohe Cyberrisiken bestehen, sowie Mechanismen zur Verringerung dieser Risiken; Beispiele hierfür sind Sicherheitsschulungen und die Frage, wie, wann und warum ein Cybersicherheitsvorfall zu melden ist.
Kommunikation von Politiken
Eine Politik ist nur so gut wie die Kommunikationsprotokolle, denen sie folgt. Bei einer wirksamen Kommunikation geht es darum, transparent und vorausschauend zu sein. Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, dass eine Richtlinie formuliert oder aktualisiert wird. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter die Richtlinie verstehen und wissen, wie sie sich auf sie auswirken wird.
Ein wesentlicher Aspekt der Kommunikation von Politiken ist der Einsatz moderner Kommunikationsmittel, die den Prozess der Verbreitung von Politiken automatisieren können. Die Kommunikation einer Politik muss jedoch:
- Einbeziehung der relevanten Ansichten und Kenntnisse der Arbeitnehmer in die Politikgestaltung.
- Informieren Sie die Mitarbeiter über den Grund für die Maßnahme und darüber, warum und wie sie sie betrifft.
- Führen Sie die Richtlinie nach ihrer Fertigstellung in allen Abteilungen ein. Nutzen Sie diese Treffen, um die Gründe für die Richtlinie zu verdeutlichen.
- Bitten Sie die Mitarbeiter um Feedback zum Inhalt der Richtlinie.
- Bei Bedarf Schulungen im Rahmen der Politik durchführen.
- Verlangen Sie die Unterschrift des Mitarbeiters (Bescheinigung).
Überwachung der Mitarbeiterbescheinigung
Richtlinien sind nur dann wirksam, wenn die Mitarbeiter sie akzeptieren und ihre Aufgabenstellung verstehen. Darüber hinaus müssen die Mitarbeiter verstehen, welche Rolle sie in dem von der Richtlinie abgedeckten Bereich spielen, z. B. Cybersicherheit, Einhaltung von Vorschriften usw.
Der Nachweis, dass ein Mitarbeiter Zugang zu einer Richtlinie hat und diese gelesen hat, ist für die Akzeptanz und Wirksamkeit der Richtlinie von entscheidender Bedeutung. Die Bestätigung einer Richtlinie liefert den Nachweis, dass ein Mitarbeiter die Richtlinie gelesen und verstanden hat. Die Erfassung der Mitarbeiterbestätigungen kann mit einer Plattform für die Richtlinienverwaltung vollständig automatisiert werden.
Politische Analyse
Die Analyse von Richtlinien kann einen tiefen Einblick in die Wirksamkeit einer Richtlinie geben. In der Regel erfassen diese Analysen Ereignisse wie die Veröffentlichung von Richtlinien, deren Annahme und Bescheinigung, Richtlinienaktualisierungen usw.
Darüber hinaus sollte die Analytik in der Lage sein, Ereignisse zu erfassen, während die Richtlinie einen natürlichen Lebenszyklus durchläuft. Diese Analysen bilden die Grundlage für Berichte, die zur internen Bewertung der Wirksamkeit von Richtlinien und des Verständnisses der Mitarbeiter verwendet werden. Die Analysen bilden auch die Grundlage für den Nachweis der Einhaltung von Vorschriften. Eine Plattform zur Verwaltung von Richtlinien erfasst und analysiert diese Analysen, um Berichte zu erstellen.
Berichterstattung
Die Einhaltung von Vorschriften erfordert in der Regel den Nachweis, dass eine Richtlinie korrekt verbreitet und von den Mitarbeitern akzeptiert wurde. Eine Plattform zur Richtlinienverwaltung bietet ein Berichtssystem, das in der Regel Aufschluss darüber gibt, welche Mitarbeiter die Richtlinie bestätigt haben und wann und wie oft Richtlinien veröffentlicht, aktualisiert und verbreitet werden.
Warum ist Software zur Verwaltung von Richtlinien so wichtig?
Eine wirksame Richtlinienverwaltung kann nicht mehr mit Papiermethoden erfolgen. Selbst die manuelle Erstellung von E-Mails und das Eintragen von Richtlinienaktualisierungen verursachen nur zusätzlichen Aufwand und potenzielle Fehler.
Um sicherzustellen, dass die Richtlinienverwaltung am modernen Arbeitsplatz effektiv ist, muss ein Unternehmen automatisierte Methoden verwenden, die eine Richtlinie über den gesamten Lebenszyklus hinweg verwalten und steuern. Ein automatisiertes, überprüfbares und zuverlässiges System liefert Richtlinien und Aktualisierungen, die für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und den Schutz des Markenrufs vor Cyber-Bedrohungen "beweiskräftig" sind.
Die Software für die Richtlinienverwaltung dient der Erstellung eines automatisierten Prozesses für die Richtlinienverwaltung. Diese Cloud-basierte Software hilft dabei, die Beteiligung an den Richtlinien zu erhöhen, die Bestätigung der Mitarbeiter zu wichtigen Richtlinien direkt einzuholen und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.
Cloud-basierte Software zur Richtlinienverwaltung bietet eine Plattform, die die Erstellung und Verwaltung von Richtlinien automatisiert. Die Plattform zur Richtlinienverwaltung veröffentlicht und liefert Richtlinien von einer zentralen Konsole aus, erstellt Prüfprotokolle und bietet Berichte über den gesamten Lebenszyklus der Richtlinien.
Eine Plattform für die Verwaltung von Richtlinien sollte die folgenden Funktionen bieten:
- Verwalten wichtiger Richtlinien über den gesamten Lebenszyklus hinweg
- Verwalten von Richtlinienversionen
- Automatisieren Sie Richtlinienüberprüfungen
- Einfache Zusammenarbeit bei der Poly-Erstellung und Aktualisierung
- Erfassen Sie die Zustimmung und das Verständnis der Mitarbeiter für die Richtlinien
- Sicherstellung eines konsistenten Richtlinienlebenszyklus
- Einfache Nutzung über eine zentrale Konsole (Cloud-basiert)
- Bewertung der Kenntnisse der Mitarbeiter
Erstellung von Berichten für Prüfer und Aufsichtsbehörden - Quantifizierung der Kenntnis der Richtlinien unter den Mitarbeitern
- Abstimmung der Richtlinien auf konkrete Benutzergruppen
Der GRC fasst die Bedeutung der Verwendung einer Policy-Management-Plattform zusammen, wenn er feststellt: "Unternehmen leiden, wenn sie eine kurzsichtige Sichtweise auf die Technologie für das Richtlinien- und Schulungsmanagement einnehmen, die es nicht schafft, die Punkte zu verbinden und den Kontext zu Analysen, Leistung, Zielen und Strategie in der Echtzeit zu liefern, in der das Unternehmen arbeitet." Ein Unternehmen kann eine Plattform für das Richtlinienmanagement nutzen, um sicherzustellen, dass seine Richtlinien effektiv sind.
