In unserem jüngsten Webcast über die "wichtigsten Schritte zur Implementierung eines agilen Richtlinienverwaltungsprogramms" wurde untersucht, warum Unternehmen in der Lage sein müssen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Die einzige Möglichkeit, sich an die dynamische, gestörte und verteilte Natur des Geschäftslebens anzupassen, besteht darin, agil zu sein.
Covid-19 hat gezeigt, wie schnell sich das Geschäftsumfeld verändern kann, und für viele Organisationen bedeutete dies eine rasche Umstrukturierung von Strategien und Prozessen. Projekte zur digitalen Transformation, die normalerweise 10 Jahre in Anspruch genommen hätten, wurden in Rekordzeit vorangetrieben und umgesetzt.
Der Übergang zu einem neuen hybriden Arbeitsmodell hat auch neue Risiken mit sich gebracht, da den Mitarbeitern mehr Richtlinien mitgeteilt werden müssen. Dies unterstreicht die Bedeutung von Agilität, um diesen Herausforderungen zu begegnen und eine schnelle und effiziente Reaktion auf Veränderungen im internen und externen Geschäftsumfeld zu gewährleisten.
Zu den wichtigsten Erkenntnissen des Webcasts gehören:
Was ist ein Programm für agiles Richtlinienmanagement?
Ein agiles Programm zur Verwaltung von Richtlinien bietet einen Rahmen für die Unternehmensführung, identifiziert Risiken, definiert die Einhaltung von Vorschriften und spielt eine entscheidende Rolle für den Erfolg der Organisation. Es sollte auch die Mitarbeiter einbeziehen und die Standards dessen, was von ihnen erwartet wird, klarstellen.
Richtlinien sind von entscheidender Bedeutung, da sie Grenzen für das Verhalten festlegen. Sie sind die schriftlichen Gesetze, die festlegen, was in Ihrer Organisation akzeptabel und inakzeptabel ist.
Richtlinien werden verfasst, um das Verhalten in Bezug auf bestimmte Risiken zu kontrollieren und zu lenken. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Mitarbeiter in der Bedeutung dieser Richtlinien geschult sind und wissen, was sie für Ihr Unternehmen bedeuten.
Die Nichteinhaltung von Richtlinien kann schwerwiegende Folgen haben und Ihr Unternehmen erheblichen Risiken, Datenschutzverletzungen, finanziellen Sanktionen und rechtlichen Schritten aussetzen, ganz zu schweigen von dem daraus resultierenden Imageschaden.
Wie können Organisationen eine agile Politikverwaltung erreichen?
Um effizient, effektiv und agil zu sein, benötigen Unternehmen ein zentrales System zur Verwaltung von Richtlinien, das eine einheitliche Methode zur Erstellung von Richtlinien bietet, die Unternehmensabläufe strukturiert und die Nachverfolgung von Mitarbeiterbescheinigungen erleichtert. So entsteht eine einzige Quelle der Wahrheit, die alle Aktivitäten in Bezug auf Richtlinien und Mitarbeiterschulungen aufzeigt.
Ein zentralisiertes System bietet den Nutzern ein leicht zugängliches Portal, in dem sie sich anmelden und die für ihre Rolle geltenden Richtlinien sowie die erforderlichen Aufgaben, Bescheinigungen und zugehörigen Schulungen finden können.
Auf diese Weise können Unternehmen die kontinuierliche Verbesserung des Bewusstseins messen und Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie ein Risiko für die Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften darstellen.
5 Schritte zum agilen Richtlinienmanagement
1. Planen Sie Ihre Reise
Der erste Schritt bei der Implementierung eines agilen Richtlinienverwaltungsprogramms besteht darin, den aktuellen Stand der Richtlinien in Ihrem Unternehmen zu ermitteln. Wie viele Richtlinien haben Sie zum Beispiel? Wo befinden sie sich? In welchem Format liegen sie vor? Welche Abteilungen stellen die Richtlinien aus? Im Grunde geht es darum, eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, was in Ihrem Unternehmen funktioniert und was nicht. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, den aktuellen Stand der Richtlinien zu bewerten, können Sie feststellen, wo Sie in zwei oder drei Jahren stehen wollen.
2. Die richtigen Leute ins Boot holen
Um den Business Case zu erstellen und andere Teile des Unternehmens in das Richtlinienmanagement einzubinden, müssen Sie die richtigen Leute ins Boot holen. Zu dieser Gruppe könnten Mitarbeiter aus den Bereichen Compliance, Ethik, Recht, Personalwesen, Finanzen, IT, Sicherheit und Geschäftsbetrieb gehören. Durch die Einrichtung eines zentralen Governance-Ausschusses für Richtlinien und Schulungen sind Sie in der Lage, ein einheitliches Richtlinienmanagement im gesamten Unternehmen zu koordinieren und voranzutreiben.
3. Technologie
Die richtige Technologie und Infrastruktur ist entscheidend für die Umsetzung Ihres Zwei- oder Dreijahresplans. Die Technologie hilft Ihnen bei der Verwaltung der Richtlinien- und Schulungsleistung im gesamten Unternehmen und ermöglicht es Ihnen, schnell auf Veränderungen im Geschäftsumfeld zu reagieren. Ein zentralisiertes System für die Verwaltung von Richtlinien hilft Ihnen, den Lebenszyklus der Richtlinien zu verwalten, die einzelnen Mitarbeiter zu schulen, die Richtlinien den Verpflichtungen zuzuordnen und ein robustes System zur Verfügung zu stellen, mit dem Sie nachverfolgen können, wer auf eine Richtlinie zugegriffen hat und wann die Bescheinigung ausgestellt wurde.
4. In Etappen unterteilen
Wenn Sie eine unternehmensweite Strategie für die Richtlinienverwaltung einführen, müssen Sie den Prozess in leicht zu bewältigende Schritte unterteilen. Das geht nicht von heute auf morgen und wird am besten Schritt für Schritt in Angriff genommen. Es handelt sich um einen gemeinschaftlichen Prozess, der eine enge Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens erfordert.
5. Bereit sein für Veränderung
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein agiles Richtlinienmanagementprogramm einführen wollen, müssen Sie auf Veränderungen vorbereitet sein. Covid-19 hat fast jede Organisation dazu gezwungen, ihre Arbeitsrichtlinien und -verfahren sofort zu entwickeln, anzupassen und zu verbessern. Ein gut definiertes Programm für die Verwaltung von Richtlinien ist von entscheidender Bedeutung, um diesen umweltbedingten Herausforderungen zu begegnen und die Geschäftskontinuität in Krisenzeiten zu gewährleisten. Wenn Sie den sich entwickelnden Risiken, Vorschriften und Veränderungen im internen und externen Umfeld begegnen wollen, müssen Sie in der Lage sein, sich anzupassen und flexibel zu sein.
Weitere Informationen darüber, wie Sie ein agiles Richtlinienmanagementprogramm in Ihrem Unternehmen einführen können, finden Sie in unserem On-Demand-Webcast mit dem GRC-Experten Michael Rasmussen.
