Richtlinien sind am Arbeitsplatz von entscheidender Bedeutung, da sie dazu beitragen, die von den Mitarbeitern erwarteten Standards zu verstärken und zu verdeutlichen. Sie sind sozusagen die schriftlichen Gesetze, die festlegen, was in Ihrem Unternehmen akzeptabel und inakzeptabel ist.
Ob es sich nun um eine Richtlinie für soziale Medien, eine Passwortrichtlinie oder eine Datenschutzrichtlinie handelt, Ihre Mitarbeiter brauchen klare Anweisungen, was in bestimmten Situationen von ihnen erwartet wird. Wenn diese Richtlinien nicht ordnungsgemäß kommuniziert werden, könnte Ihr Unternehmen Datenschutzverletzungen, finanziellen Sanktionen und rechtlichen Schritten ausgesetzt sein, ganz zu schweigen von dem daraus resultierenden Imageschaden.
Richtlinien begründen eine gesetzliche Sorgfaltspflicht, doch viele Unternehmen gehen bei der Richtlinienverwaltung planlos vor. Richtlinien werden oft über mehrere Tabellenkalkulationen und Dateifreigabesysteme verwaltet, sind uneinheitlich und veraltet und unterstützen im Allgemeinen nicht die Einhaltung von Vorschriften.
Der Schlüssel zum Schutz Ihres Unternehmens vor Problemen mit der Einhaltung von Vorschriften und der Informationssicherheit liegt in der Einführung eines wirksamen Richtlinienmanagementsystems, das einen Rahmen für die Unternehmensführung bietet, Risiken identifiziert und die Einhaltung von Vorschriften definiert.
Wie lassen sich die Richtlinien am besten verwalten?
Im komplexen Geschäftsumfeld von heute müssen Unternehmen in der Lage sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren und ihre Richtlinien bei Bedarf anzupassen. Leider ist das alte System der manuellen Prozesse zur Verwaltung von Richtlinien nicht mehr zeitgemäß und setzt Unternehmen möglicherweise erheblichen Risiken aus.
Organisationen müssen effizient, effektiv und beweglich sein, um schnell auf diese Umweltveränderungen reagieren zu können, und das geht am besten mit einem zentralisierten System zur Verwaltung von Richtlinien.
Ein System zur Verwaltung von Richtlinien bietet Unternehmen eine einfach zu bedienende, zentrale Lösung für die Erstellung, Speicherung und Verteilung wichtiger Dokumente. Es bietet eine einheitliche Methode zur Erstellung von Richtlinien, strukturiert die Unternehmensabläufe und erleichtert letztlich die Nachverfolgung der Bescheinigung durch die Mitarbeiter.
Das größte Problem, mit dem Unternehmen bei der Informationssicherheit und der Einhaltung von Vorschriften konfrontiert sind, ist die Beteiligung der Nutzer. Ein zentralisiertes Richtlinienportal stellt jedoch sicher, dass die Mitarbeiter nur mit gezielten Compliance-Inhalten konfrontiert werden, die für ihre Rolle relevant sind.
Unternehmen können die kontinuierliche Verbesserung des Bewusstseins effektiv messen und Bereiche hervorheben, die Aufmerksamkeit erfordern, bevor sie ein Risiko für die Sicherheit und die Einhaltung der Vorschriften darstellen.
Vorteile eines zentralisierten Systems
- Automatisiert den Lebenszyklus von Richtlinien - Die Automatisierung von Richtlinien trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei und bietet eine einzige Informationsquelle für alle Aktivitäten im Zusammenhang mit der Einhaltung von Vorschriften. Richtlinien können pünktlich und auf kontrollierbare und messbare Weise abgeschlossen werden, wodurch die Auswirkungen menschlicher Fehler verringert werden. Durch die Automatisierung der Richtlinienverwaltung wird sichergestellt, dass die Compliance auf dem neuesten Stand ist und Ihr Unternehmen vor Risiken und Rechtsstreitigkeiten geschützt ist.
- Risikomanagement - Das Richtlinienmanagement beginnt mit der Identifizierung von Risiken und der Verwaltung geeigneter Kontrollen zur Risikominderung. Eines der Probleme, die bei diesem Prozess auftreten können, ist die effektive Kommunikation von Richtlinien und Verfahren an die Mitarbeiter. Ein zentralisiertes System stellt sicher, dass alle Benutzer einer Zielgruppe einer Richtlinie zustimmen oder Tests bis zu einem bestimmten Datum und einer bestimmten Uhrzeit durchführen müssen.
- Effektive Berichterstattung für Prüfer und Aufsichtsbehörden - Ein zentralisiertes Richtlinienmanagementsystem löst das Hauptproblem des Nachweises der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Sorgfaltspflicht gegenüber externen Prüfern und Aufsichtsbehörden. Es liefert klare Prüfpfade, die aufzeichnen, wer mit den Richtlinien interagiert hat, und hilft dabei, die Bereiche zu identifizieren, die das größte Risiko für die Datensicherheit darstellen.
- Mehrere Benutzer anvisieren - Ein zentralisiertes System ermöglicht es dem Management, bestimmte Benutzergruppen anzusprechen oder auszuschließen. Die Richtlinien können innerhalb einer Organisation unterschiedlich sein, so dass für einzelne Abteilungen spezifische Richtlinien erforderlich sein können. Durch diese Art der Ausrichtung wird sichergestellt, dass die richtige Richtlinie zur richtigen Zeit an die richtigen Personen weitergeleitet wird.
- Förderung der Beteiligung und des Bewusstseins der Benutzer - Es ist wichtig, dass Organisationen eine 100%ige Einhaltung der wichtigsten Richtlinien erreichen und nachweisen, dass die Benutzer diese auch kennen. Die Einhaltung von Richtlinien ist immer effektiver, wenn die Benutzer einbezogen werden, da sie dadurch die Bedeutung ihrer Handlungen in Bezug auf den Umgang mit Informationen besser verstehen.
Um Unternehmen bei der Entwicklung und Umsetzung eines vollständig integrierten Politikmanagementprogramms zu unterstützen, hat die OCEG das eBook "Policy Management Illustrated" erstellt. Das eBook enthält Artikel, Illustrationen und Diskussionen am runden Tisch, um einen überzeugenden Business Case für die Strategie des Richtlinienmanagements zu erstellen.
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