Was ist ein Policy Management System und warum brauchen Sie es?

Sie möchten also wissen, was ein Policy Management System ist und warum Sie es brauchen? Ein Policy Management System (PMS) ist eine Softwareplattform, die in der Regel in einer Cloud-Umgebung gehostet wird, um Zugang und Verwaltung zu zentralisieren.

Klare und kohärente Unternehmensrichtlinien in Bereichen wie Cybersicherheit und Compliance sind eine etablierte Norm für den modernen Arbeitsplatz.

Die Statistiken spiegeln diese Situation wider: Im Vereinigten Königreich verfügen 80 % der Unternehmen über Richtlinien für die Datenspeicherung und 76 % über Richtlinien für Remote- oder mobile Arbeitsverfahren. In den USA haben fast alle größeren Unternehmen eine Cybersicherheitspolitik.

Richtlinien und Verfahren sind die maßgebliche Autorität des Unternehmens in einem bestimmten Bereich wie der Cybersicherheit und dienen als Handbuch, an dem man sich orientieren kann. Richtlinien enthalten wichtige Informationen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, auf Cyber-Bedrohungen zu reagieren, Hinweise zur Meldung von Vorfällen zu geben, Mitarbeiter zu schulen und Interessengruppen über Prozesse zu informieren.

Der sich ändernde Stand der Vorschriften und der Cybersicherheit kann jedoch dazu führen, dass Richtlinien schnell veraltet sind.

Außerdem kann es eine lästige Aufgabe sein, herauszufinden, wer die neuen Richtlinien gelesen und akzeptiert hat und wer nicht. Diese Situation kann leicht eskalieren und dazu führen, dass ein Unternehmen die Vorschriften nicht einhält. Die Policy Management Software verhindert, dass solche Situationen entstehen.

Im Folgenden wird erläutert, was ein Policy Management System ist und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bieten kann.

Die drei Säulen eines Policy Management Systems

Das PMS hostet, verwaltet, verteilt und verfolgt die Richtlinieninhalte eines Unternehmens. Es funktioniert ein wenig wie eine Dokumentenverwaltungsplattform, ist aber auf Richtlinien ausgerichtet. Ein PMS verfügt in der Regel über eine integrierte digitale Unterschriftsfunktion, um die Bescheinigung der Mitarbeiter zu erfassen. Ein System zur Verwaltung von Richtlinien verhindert, dass Ihr Unternehmen einen uneinheitlichen und suboptimalen Ansatz für Richtlinien hat.

Ein gutes Politikmanagementsystem stützt sich auf drei wichtige Säulen:

Cloud-basiert: Ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für die Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Richtlinieninhalten. Dadurch wird die Abhängigkeit von der Verteilung von Richtliniendokumenten und -aktualisierungen per E-Mail beendet, indem eine Kontrollebene über Versionen, Speicherung und Verteilung hinzugefügt wird: So wird sichergestellt, dass nur die neueste Version einer Richtlinie verwendet wird.

Integrierte Rechenschaftspflicht: Die Annahme und Genehmigung von Richtlinien sind wichtige Aspekte der Richtlinienverwaltung und -einhaltung. Ein zentralisierter, automatisierter und verteilbarer Dienst, der Richtlinien an Mitarbeiter und Stakeholder übermittelt, nutzt digitale Signaturen und Audit-Funktionen, um die Rechenschaftspflicht zu gewährleisten und Vereinbarungen zu erfassen.

Messen und Verbessern: Ein Richtlinienverwaltungssystem sollte so konzipiert sein, dass es die Messungen und Prüfungen ermöglicht, die erforderlich sind, um die Richtlinien anzupassen und zu verbessern, wenn sich die Compliance- und Sicherheitslandschaft durch Ereignisse ändert.

Policy Management Systeme sollten auch einfach zu bedienen sein. Diese Benutzerfreundlichkeit sollte durch Zugriffsebenen ergänzt werden, die von der vollständigen Bearbeitung bis zur reinen Ansicht reichen.

Die Versionskontrolle ist ein grundlegender Bestandteil einer Lösung für die Verwaltung von Richtlinien, um Änderungen zu verfolgen: Die Erstellung von Richtlinien ist häufig ein gemeinschaftlicher Prozess; die Teams, die an den Richtliniendokumenten arbeiten, müssen in der Lage sein, Änderungen zu verfolgen, während das Dokument seinen Lebenszyklus durchläuft – dies muss laufende Überarbeitungen einschließen.

Vorteile der Verwendung eines Richtlinienmanagementsystems

Abgesehen von den Vorteilen des Risikomanagements, die ein zentralisiertes, automatisiertes Policy Management System mit sich bringt, sind einige allgemeine Vorteile zu nennen:

Schützen Sie Ihren guten Ruf

Laut einer Umfrage von Invisibly aus dem Jahr 2021 ist der Datenschutz für die Verbraucher wichtig. Ein Richtlinienmanagementsystem hilft, Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten und Geldbußen zu schützen, was wiederum zur Aufrechterhaltung eines guten Markenrufs beiträgt.

Mit einer reaktionsschnellen Datensicherheits- und Datenschutzpolitik, die die Erwartungen der Kunden widerspiegelt und den Vorschriften entspricht, können Sie Ihr Engagement für den Datenschutz und die Sicherheit demonstrieren.

Verringerung der Kosten und des Aufwands für die Verwaltung von Policen

Die Zeiten, in denen Zehntausende von Seiten an Richtlinienunterlagen ausgedruckt werden mussten, sind dank des cloudbasierten Richtlinienmanagementsystems längst vorbei. Das hilft nicht nur im Kampf gegen den Klimawandel, sondern spart einem Unternehmen langfristig Geld.

Der Aufwand wird ebenfalls reduziert, da Richtlinienadministratoren den Lebenszyklus einer Richtlinie einfacher verwalten, sie per Fernzugriff aktualisieren, ihre Bewegung und ihren Zugriff überprüfen, sie leicht auffinden und sicherstellen können, dass die Mitarbeiter dem Inhalt zugestimmt haben – alles von einer zentralen Konsole aus.

Einhaltung der Datenschutzbestimmungen

Eine zentralisierte Verwaltung der Richtlinien macht es einfacher, mit den Aktualisierungen der Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten. Die Richtlinien können schnell aktualisiert und an Mitarbeiter und andere Personen, die sie einsehen müssen, weitergegeben werden.

Durch den Einsatz der digitalen Unterschriftstechnologie kann die Zustimmung zu allen Änderungen festgehalten werden. Die Verwendung eines zentralisierten Verwaltungssystems für die Verwaltung von Richtlinien stellt außerdem sicher, dass Sie die Einhaltung der Vorschriften schnell dokumentieren und nachweisen können. Mit anderen Worten: Ein PMS liefert die Unterlagen und den Prüfpfad, die erforderlich sind, um die Einhaltung von Vorschriften wie PCI zu gewährleisten.

Einbindung der Mitarbeiter und Bestätigung der Verantwortlichkeit

Ein System zur Verwaltung von Richtlinien sollte in der Lage sein, wichtige Richtlinien an die Mitarbeiter zu verteilen und deren Einhaltung durch automatische Benachrichtigungen zu fördern. Beispielsweise enthalten Sicherheitsrichtlinien oft Klauseln, die den Mitarbeitern zu verstehen geben, dass bestimmte Handlungen zu disziplinarischen Maßnahmen führen können.

Es ist ein wichtiger rechtlicher Aspekt, dass die Mitarbeiter diesen Aspekt ihrer Arbeit verstehen und ihn akzeptieren, indem sie die Richtlinie digital unterschreiben, um zu zeigen, dass sie sie gelesen und akzeptiert haben. Ein Richtlinienmanagementsystem bietet eine automatisierte Methode zur Verfolgung der Bewegung einer Richtlinie, wenn sie erstellt, verteilt, aktualisiert, geöffnet, gelesen usw. wird. Durch die zusätzliche Möglichkeit der digitalen Unterschrift können Angestellte und andere Mitarbeiter eine Richtlinie bestätigen.

Dieses Lebenszyklus- und Unterzeichnungsereignis führt zu einem Prüfpfad, der als Bericht vom PMS zur Verfügung steht und die Zustimmung der Mitarbeiter quantifiziert und eine Methode zur Rechenschaftslegung bietet.

Nachweis kontinuierlicher Verbesserungen im Bereich der Cybersicherheitsaufklärung

Die Einhaltung von Richtlinien und das Sicherheitsbewusstsein können mit Hilfe von Metriken gemessen werden, die vom Policy Management System generiert werden. Auf diese Weise können Sie den Aufsichtsbehörden nachweisen, dass Ihr Unternehmen die Mitarbeiter umfassend in die Richtlinienanforderungen einbezieht, einschließlich der Erwartungen in Bezug auf Sicherheitshygiene und Datenschutz.

Systeme sind viel mehr als nur ein Ort zum Speichern und Verwenden von Richtliniendokumenten: Ein gutes Richtlinienmanagementsystem wird Ihre Sicherheitsverantwortlichen in die Lage versetzen, optimierte Richtliniendokumente über einen Lebenszyklus hinweg zu erstellen, der oft ständigen Änderungen unterworfen ist; ein zentralisiertes Richtlinienmanagement wird auch dazu verwendet, die Einhaltung von Vorschriften zu automatisieren, indem es Nachweise für Sicherheitsschulungen generiert; ein Richtlinienmanagementsystem ist ein wichtiges Instrument, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu einer Richtlinie zu erfassen.

Es bietet einen Rahmen, um die Erwartungen, die mit der Rolle eines Mitarbeiters in Bezug auf Cybersicherheit, Daten, Vorschriften und Datenschutz verbunden sind, zu erfassen und zu verbreiten.

Durch den Einsatz einer Policy Management Software für die Verwaltung von Richtliniendokumenten kann ein Unternehmen sicherstellen, dass Richtlinien eingehalten werden und Mitarbeiter aktiv in den Prozess eingebunden werden.