Während wir uns dem einjährigen Jahrestag der Umsetzung der DSGVO nähern, kämpfen viele Organisationen immer noch um die Einhaltung der bahnbrechenden Gesetzgebung.
Eine kürzlich von Forrester durchgeführte Studie ergab, dass mehr als die Hälfte der Befragten noch nicht alle erforderlichen Schritte zur Einhaltung der Vorschriften unternommen hat, obwohl die Frist im Mai abgelaufen ist.
Die Einhaltung der Rechtsvorschriften hat sich als viel schwieriger erwiesen, als einige Organisationen ursprünglich erwartet hatten. Es gibt oft riesige Datenmengen, die über eine Vielzahl von Plattformen verteilt sind, unendlich viele Zugangspunkte und eine Zunahme der Datenanfragen hat zusätzlichen Druck auf Organisationen ausgeübt, die damit zu kämpfen haben, ihr Haus in Ordnung zu bringen.
Der Nachweis der Einhaltung der DSGVO ist ein fortlaufender Prozess, und die Unternehmen müssen kontinuierlich Datenschutz- und Sicherheitsrisiken ermitteln und angehen, um sicherzustellen, dass sie sich auf der richtigen Seite des Gesetzes befinden und nicht für die hohen Geldstrafen haften, die bei Nichteinhaltung der Vorschriften verhängt werden könnten.
Seit Mai letzten Jahres wurden 91 Bußgelder für Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung verhängt, aber das Bußgeld in Höhe von 50 Millionen Euro gegen Google ist das bisher höchste. Die größeren Organisationen wurden von den finanziellen Sanktionen am härtesten getroffen, aber für die Mehrheit der Unternehmen sind die Auswirkungen noch nicht spürbar.
Die Folgen der Nichteinhaltung sind jedoch sehr real, und wenn Unternehmen gegen die Rechtsvorschriften verstoßen, drohen ihnen empfindliche Geldstrafen, Rufschädigung und ein erhöhtes Risiko von Cyberangriffen.
Es gibt jedoch eine Reihe von Schritten, die Organisationen unternehmen können, um sicherzustellen, dass sie sich auf dem richtigen Weg zur Einhaltung der DSGVO befinden:
Top-Tipps für die Einhaltung der GDPR
1. Regelmäßige Prüfungen und Risikobewertungen durchführen
Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass Organisationen regelmäßige Audits der Datenverarbeitungstätigkeiten durchführen und eine Reihe von Datenschutzgrundsätzen einhalten müssen, die zum Schutz der Daten beitragen. Die Organisationen müssen bestimmen:
- Welche Daten werden gesammelt?
- Woher werden die Daten bezogen?
- Warum werden die Daten gesammelt?
- Wie wird es verarbeitet?
- Wie lange werden die Daten gespeichert?
- Wohin werden die Daten übertragen?
- Werden alle Daten benötigt?
- Wer hat Zugang zu den Daten?
Um Datenschutzverletzungen vorzubeugen, sollten Organisationen den Zugang zu sensiblen Daten auf ein Minimum beschränken und die Anzahl der Orte, an denen Daten physisch gespeichert werden, reduzieren.
Durch die Durchführung regelmäßiger Audits können Organisationen sicherstellen, dass ein geeigneter Rahmen vorhanden ist, um die personenbezogenen Daten von Kunden zu schützen und etwaige Risiken zu mindern.
2. Schulung des Personals zur Sensibilisierung
Die Datenschutz-Grundverordnung schreibt vor, dass die Mitarbeiter regelmäßig in Sachen Informationssicherheit geschult werden müssen. Diese Schulungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter über die Unternehmensrichtlinien, Vorschriften und die gesetzlichen Anforderungen, die für ihre tägliche Arbeit gelten, Bescheid wissen.
Unternehmen müssen nachweisen, dass ihre Mitarbeiter die GDPR-Richtlinien sowohl gelesen als auch verstanden haben. Wenn sie in der Lage sind, diesen Nachweis zu erbringen, sind sie in einer starken Position, um zu zeigen, dass "Datenschutz" zu einem integralen Bestandteil ihrer täglichen Arbeit geworden ist. eLearning ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die GDPR-Richtlinien vollständig verstehen.
3. Einführung eines wirksamen Systems zur Verwaltung der Politik
Die Einhaltung der Vorschriften kann sich als unmögliche Aufgabe erweisen, wenn man die bestehenden Kommunikationsmethoden wie E-Mail und das Unternehmensintranet nutzt. Durch den Einsatz von Software für die Richtlinienverwaltung können Unternehmen jedoch interne Prozesse rationalisieren, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachweisen und die Bereiche, die das größte Risiko für die Datensicherheit darstellen, effektiv anvisieren.
Ein System zur Verwaltung von Richtlinien bietet Unternehmen eine benutzerfreundliche, zentralisierte Lösung für die Erstellung, Speicherung und Verteilung wichtiger Dokumente. Ein effektives Richtlinienmanagementsystem bietet eine einheitliche Methode zur Erstellung von Richtlinien, strukturiert die Unternehmensabläufe und erleichtert die Nachverfolgung der Einhaltung von Richtlinien.
4. Erstellen Sie einen Plan zur Reaktion auf Vorfälle
Nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen alle Organisationen Verstöße gegen personenbezogene Daten innerhalb von 72 Stunden nach ihrer Aufdeckung der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Um dieser Aufforderung wirksam nachzukommen, müssen Organisationen über einen Plan verfügen, der es ihnen ermöglicht, auf jeden Vorfall schnell, geplant und koordiniert zu reagieren.
In dem Plan sollte dargelegt werden, welche Schritte zu unternehmen sind, und bestimmten Personen innerhalb der Organisation sollten bestimmte Aufgaben und Zuständigkeiten zugewiesen werden, damit sie effektiv Entscheidungen treffen und die Situation entsprechend bewältigen können.
Die Erstellung eines Reaktionsplans für Zwischenfälle trägt dazu bei, das Personal zu schulen und zu informieren, die Organisationsstrukturen zu verbessern, das Vertrauen der Kunden und Interessengruppen zu stärken und mögliche finanzielle Auswirkungen nach einem größeren Zwischenfall zu verringern.
5. Verteidigen Sie alle Zugangspunkte
Um die GDPR vollständig einzuhalten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass alle Endpunkte geschützt sind. Leider ist eine große Zahl vermeidbarer Datenschutzverletzungen auf nicht gepatchte Systeme zurückzuführen. Ständig werden neue Schwachstellen entdeckt, und wenn keine Patches angewendet werden, werden Hacker diese Schwachstellen ausnutzen, um in ein Netzwerk einzudringen.
Um die Einhaltung von Vorschriften nachzuweisen, müssen Unternehmen zeigen, dass sie alle notwendigen Schritte zur Sicherung ihrer Systeme unternommen haben. Auditoren können Berichte darüber verlangen, welche Patches wann aufgespielt wurden. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen über die richtigen Systeme verfügen, um genau zu dokumentieren, welche Patches aufgespielt wurden. Patches sind unerlässlich, um die Rechner auf dem neuesten Stand, stabil und sicher vor Malware und anderen Bedrohungen zu halten.
MetaPrivacy wurde entwickelt, um einen Best-Practice-Ansatz für die Einhaltung des Datenschutzes zu bieten. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie weitere Informationen darüber wünschen, wie wir Ihre Organisation bei der Verbesserung ihrer Compliance-Struktur unterstützen können.
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