Die Manchester Metropolitan University ist eine der größten Universitäten des Vereinigten Königreichs mit über 36.000 Studenten und fast 5.000 Mitarbeitern.
Während praktisch jeder größere Wirtschaftszweig mit erheblichen Herausforderungen bei der Cybersicherheit und der Einhaltung von Vorschriften konfrontiert ist, ist das Hochschulwesen besonders gefährdet. Die Cybersicherheit verändert den Bildungssektor, und in den letzten Jahren haben sich Cyberangriffe als eine der größten Bedrohungen für Universitäten und Hochschulen erwiesen.
80 % der Weiterbildungs- und Hochschuleinrichtungen haben mindestens einen erfolgreichen Cyberangriff erlebt.
Angesichts der sich ständig weiterentwickelnden Cyber-Bedrohungslandschaft sind Universitäten zu einem attraktiven Ziel für Cyber-Kriminelle geworden, da sie eine riesige Menge an sensiblen Daten verwalten, von personenbezogenen Daten über Spenden von Ehemaligen bis hin zu wertvollem geistigen Eigentum. Diese Art von Informationen kann für Cyberkriminelle besonders wertvoll sein und könnte, wenn sie gestohlen oder kompromittiert wird, weit über die Grenzen der Einrichtung hinaus erheblichen Schaden anrichten.
Der Hochschulsektor unterliegt außerdem strengen Compliance-Vorschriften, und die Nichteinhaltung solcher Verpflichtungen kann zu finanziellen Strafen und Rufschädigung führen. Dies hat unweigerlich Auswirkungen auf die Hochschulen, ihre Arbeitspraktiken und Verfahren zur Aufbewahrung von Unterlagen.
Die Manchester Metropolitan University hat erkannt, dass es notwendig ist, die Mitarbeiter in der effizienten Verwaltung ihrer Aufzeichnungen zu schulen, um ihre Kernfunktionen zu unterstützen, ihre Compliance- und regulatorischen Verpflichtungen zu erfüllen und die effektive Arbeit der Organisation zu ermöglichen.
Mitarbeiter mit eLearning einbinden
In Zusammenarbeit mit MetaCompliance wollte die Manchester Metropolitan University eine ansprechende eLearning-Reihe entwickeln, die die Mitarbeiter über das Records Management, die wichtige Rolle, die es in der Organisation spielt, und darüber, wie ein effektives Records Management dazu beiträgt, die wertvollen Vermögenswerte der Organisation zu sichern, aufklärt.
"Records Management gehört zu den Dingen, die für eine Organisation so wichtig sind, aber sehr leicht vergessen und übersehen werden. Es geht um Risikominderung, es bringt Kosteneinsparungen für eine Organisation, es spart Zeit und macht alle effizienter. Diese Reihe ist wirklich wichtig, um die Standards des Informationsmanagements in der gesamten Organisation zu verbessern, und sie wird zur allgemeinen Bewusstseinsbildung beitragen."
MetaCompliance und die Manchester Metropolitan University arbeiteten zusammen, um die wichtigsten Lernziele für die Records Management Series und relevante Kursthemen für die Universität und andere Einrichtungen des öffentlichen Sektors in Großbritannien zu ermitteln.
Auf der Grundlage von ISO 15489 befasste sich die Records Management Series mit Schlüsselthemen wie Namenskonventionen und Versionskontrolle, der Verfolgung des Speicherorts von Unterlagen sowie der Aufbewahrung und Entsorgung von Unterlagen.
Entwicklung personalisierter Inhalte
MetaCompliance wendete dann seinen einzigartigen Stil und seine Vision auf das Material an, indem es mundgerechte Nano-Videos und Interaktionen einbaute, die den Benutzern einzeln oder in einem größeren Kurs kombiniert zur Verfügung gestellt werden konnten.
Die Möglichkeit, die Kurse mit dem Logo, den Unternehmensfarben und dem Branding der Manchester Metropolitan University zu versehen, trug dazu bei, dass sich die Lernenden mit der Website vertraut machen konnten und ein hochwertiges Nutzererlebnis entstand.
"Ich habe die Zusammenarbeit mit MetaCompliance sehr genossen. Ich denke, sie waren der Herausforderung gegenüber sehr aufgeschlossen. Ich glaube, sie haben sich alles angehört, was wir zu sagen hatten, und sie haben auf all unser Feedback reagiert. Wir hatten das Gefühl, dass wir die ganze Zeit über zusammenarbeiten.
Maßgeschneiderte und gezielte Ausbildung
Zuvor hatte die Manchester Metropolitan University über ihr internes Intranet und Powerpoint-Präsentationen für die Mitarbeiter allgemeine Anleitungen zur Aktenverwaltung bereitgestellt. Es gab also keine Methode, um die Wirksamkeit der durchgeführten Schulungen zu messen.
"Eine unserer größten Herausforderungen ist die Größe der Organisation und die effiziente Weitergabe von Schulungen an all diese Personen sowie der Versuch, sicherzustellen, dass wir verschiedene Zielgruppen in der Universität erreichen.
Mit dem Lernmanagementsystem von MetaCompliance kann die Manchester Metropolitan University nun kurze, individuell gestaltete Kurse erstellen, die auf ihre spezielle Zielgruppe und deren Anforderungen zugeschnitten sind. Auf diese Weise kann die Schulung auf eine ansprechendere und leichter zu konsumierende Weise durchgeführt werden. Abhängig von der Rolle und den Aufgaben eines Mitarbeiters im Unternehmen kann das Management sicherstellen, dass die eLearning-Inhalte relevant sind und auf die spezifischen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingehen.
Die Möglichkeit, Quizfragen in die Schulungsinhalte einzubauen, bietet dem Management die Möglichkeit, die Benutzer zu bewerten und sicherzustellen, dass das eLearning wirklich verstanden wird.
Die Berichterstattungsfunktion bietet dem Unternehmen auch einen besseren Einblick und ermöglicht es der Geschäftsleitung, zu verfolgen, wie viele Benutzer die Schulung abgeschlossen haben, und über den Fortschritt der Benutzer zu berichten.
"Wir werden versuchen, Vergleiche anzustellen, wo immer wir können, denn alles, was wir tun können, um zu zeigen, dass die Sensibilisierung eine Wirkung erzielt hat, ist von Vorteil, wenn man die Projektergebnisse betrachtet und bewertet, wie erfolgreich das Projekt insgesamt war. Das einfache Reporting-Dashboard innerhalb der MetaCompliance-Plattform wird uns dabei von Nutzen sein.
Auch in Zukunft wird die Manchester Metropolitan University die Records Management Series nutzen, um die Mitarbeiter über bewährte Verfahren der Aktenverwaltung aufzuklären, das Bewusstsein der Benutzer zu schärfen und die Einhaltung von Vorschriften in der gesamten Organisation zu unterstützen.