A medida que nos acercamos al primer aniversario de la aplicación del RGPD, muchas organizaciones siguen luchando por cumplir con la histórica legislación.
De hecho, un estudio reciente llevado a cabo por Forrester descubrió que más de la mitad de los encuestados no habían tomado todas las medidas necesarias para lograr el cumplimiento de la normativa, a pesar de haber pasado la fecha límite de mayo.
El cumplimiento de la legislación ha resultado ser mucho más difícil de lo que algunas organizaciones habían previsto inicialmente. A menudo hay enormes cantidades de datos repartidos por una gran variedad de plataformas, infinitos puntos de acceso y un aumento de las solicitudes de datos que ha supuesto una presión adicional para las organizaciones que se esfuerzan por poner orden.
Demostrar el cumplimiento del RGPD es un proceso continuo y las organizaciones tendrán que identificar y abordar continuamente los riesgos de privacidad y seguridad para asegurarse de que están en el lado correcto de la ley y no son responsables de las grandes multas que podrían imponerse como resultado del incumplimiento.
Desde mayo del año pasado, se han impuesto 91 multas por infracciones del RGPD, pero la multa de 50 millones de euros impuesta a Google ha sido la mayor hasta la fecha. Las organizaciones más grandes han sido las más afectadas por las sanciones financieras, pero para la mayoría de las empresas, el impacto aún no se ha sentido.
Sin embargo, las consecuencias del incumplimiento son muy reales y, si las organizaciones incumplen la legislación, podrían enfrentarse a multas desastrosas, daños a la reputación y un mayor riesgo de ciberataques.
Sin embargo, hay una serie de medidas que las organizaciones pueden tomar para asegurarse de que están en el camino correcto hacia el cumplimiento del GDPR:
Principales consejos para el cumplimiento del GDPR
1. Realización de auditorías y evaluaciones de riesgo periódicas
El RGPD especifica que las organizaciones deben realizar auditorías periódicas de las actividades de tratamiento de datos y cumplir una serie de principios de protección de datos que ayudarán a salvaguardarlos. Las organizaciones tendrán que determinar:
- ¿Qué datos se recogen?
- ¿De dónde proceden los datos?
- ¿Por qué se recogen los datos?
- ¿Cómo se procesa?
- ¿Cuánto tiempo se conservan los datos?
- ¿A dónde se transfieren los datos?
- ¿Se necesitan todos los datos?
- ¿Quién tiene acceso a los datos?
Para evitar las filtraciones de datos, las organizaciones deben minimizar el acceso a los datos sensibles y reducir el número de lugares donde se almacenan físicamente los datos.
Mediante la realización de auditorías periódicas, las organizaciones pueden asegurarse de que existe un marco adecuado para mantener segura la información personal identificable de los clientes y mitigar cualquier riesgo.
2. Formación para la concienciación del personal
El RGPD establece que los empleados deben recibir una formación periódica de concienciación sobre la seguridad de la información. Esta formación es fundamental para garantizar que el personal conozca las políticas de la empresa, la normativa y los requisitos legales que se aplican a su función diaria.
Las organizaciones necesitan demostrar que el personal ha leído y comprendido las políticas del GDPR. Ser capaz de proporcionar esta evidencia pone a las organizaciones en una posición fuerte para demostrar que la "Privacidad" se ha convertido en una parte integral de su negocio diario .
3. Implantar un sistema eficaz de gestión de políticas
El cumplimiento puede resultar una tarea imposible utilizando los métodos de comunicación existentes, como el correo electrónico y la intranet corporativa. Sin embargo, mediante el uso de un software de gestión de políticas, las organizaciones pueden agilizar los procesos internos, demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y centrarse eficazmente en las áreas que presentan el mayor riesgo para la seguridad de los datos.
Un sistema de gestión de políticas proporciona a las organizaciones una solución centralizada y fácil de usar para crear, almacenar y distribuir documentos políticos importantes. Un sistema eficaz de gestión de políticas tendrá un método coherente de creación de políticas, añade estructura a los procedimientos de la empresa y facilita el seguimiento del cumplimiento.
4. Crear un plan de respuesta a incidentes
De acuerdo con el RGPD, todas las organizaciones deben comunicar cualquier violación de datos personales a la autoridad de control pertinente en un plazo de 72 horas desde su detección. Para cumplir eficazmente esta exigencia, las organizaciones deben contar con un plan que les permita responder a cualquier incidente de forma rápida, planificada y coordinada.
El plan debe describir los pasos que hay que dar y las personas concretas de la organización deben tener funciones y responsabilidades definidas para tomar decisiones eficaces y gestionar la situación en consecuencia.
El establecimiento de un plan de respuesta a incidentes ayudará a formar e informar al personal, a mejorar las estructuras organizativas, a mejorar la confianza de los clientes y las partes interesadas y a reducir cualquier posible impacto financiero tras un incidente grave.
5. Defienda todos los puntos de acceso
Para lograr el pleno cumplimiento del GDPR, las organizaciones deben asegurarse de que todos los puntos finales están protegidos. Por desgracia, un gran número de violaciones de datos evitables son el resultado de sistemas sin parches. Constantemente se descubren nuevas vulnerabilidades y, a menos que se apliquen parches, los piratas informáticos las aprovecharán para entrar en la red.
Para demostrar el cumplimiento de la normativa, las organizaciones deben demostrar que han tomado todas las medidas necesarias para proteger sus sistemas. Los auditores pueden exigir informes sobre qué parches se han aplicado y cuándo, por lo que es fundamental que las organizaciones cuenten con los sistemas adecuados para documentar con precisión los parches que se han emitido. Los parches son esenciales para mantener los equipos actualizados, estables y a salvo del malware y otras amenazas.
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