Quedan menos de 12 meses para el día D del GDPR. El25 de mayo de 2018 dará paso a nuevas estructuras sólidas para cualquier empresa que procese información personal identificable sobre cualquier ciudadano de la UE.
Las multas por un incumplimiento del GDPR de 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual global han sido ampliamente documentadas. Esto se ha reforzado aún más con el reciente análisis de la consultora de gestión global Oliver Wyman, que descubrió que las empresas del FTSE 100 podrían enfrentarse a multas de hasta 5.000 millones de libras esterlinas al año si no cumplen con el nuevo reglamento.
El RGPD va más allá de marcar las casillas y esperar lo mejor. Es imperativo que todas las empresas lo hagan bien, y la clave para ello es la responsabilidad.
La necesidad de rendir cuentas en materia de privacidad de datos se remonta a 1980 en las directrices sobre privacidad publicadas entonces por la Cooperación y el Desarrollo Económicos (OCDE), que describían la responsabilidad como "mostrar cómo se ejerce la responsabilidad y hacerla verificable". Esta definición también se presta a cómo será el GDPR en la práctica. El RGPD pretende reforzar la responsabilidad de los responsables y encargados del tratamiento de datos en relación con el tratamiento de datos personales.
Las medidas que las organizaciones deben aplicar incluyen procesos documentados, evaluaciones de impacto de la protección de datos y una metodología de seguridad de los datos. También deben nombrar obligatoriamente a un responsable de la protección de datos para cualquier tratamiento de datos personales a gran escala, y garantizar el mantenimiento de registros actualizados sobre las actividades de tratamiento.
La rendición de cuentas es la base de la implantación del RGPD
El Supervisor Europeo de Protección de Datos (SEPD), en su hoja informativa sobre la responsabilidad, afirma que la responsabilidad en el tratamiento de datos personales requiere:
- Políticas internas de protección de datos transparentes, aprobadas y respaldadas por el más alto nivel de la dirección de la organización.
- Informar y formar a todas las personas de la organización sobre cómo aplicar las políticas.
- Responsabilidad al más alto nivel para supervisar la aplicación de la política, evaluando y demostrando a las partes interesadas externas y a las autoridades de protección de datos la calidad de la aplicación.
- Procedimientos para remediar el mal cumplimiento y las violaciones de datos.
Aunque la palabra "responsabilidad" aparece raramente en el RGPD, el concepto básico de responsabilidad es la base de todo el RGPD.
- Artículo 5: Identifica al controlador de datos como la persona responsable de garantizar el cumplimiento de los principios del RGPD en torno al tratamiento de datos personales Además de garantizar el cumplimiento de los principios del RGPD, el controlador de datos debe demostrarlo a través de una serie de procedimientos que hacen de la regulación de datos una práctica verificable.
- Artículo 24: Establece que el responsable del tratamiento debe aplicar, revisar y actualizar los procesos organizativos para demostrar que las operaciones de tratamiento se llevan a cabo de acuerdo con las nuevas normas.
- El artículo 39: Establece que corresponde al Delegado de Protección de Datos "supervisar el cumplimiento del presente Reglamento, de otras disposiciones de la Unión o de los Estados miembros en materia de protección de datos y de las políticas del responsable o del encargado del tratamiento en relación con la protección de los datos personales, incluida la asignación de responsabilidades, la sensibilización y la formación del personal que participa en las operaciones de tratamiento, así como las auditorías correspondientes".
Las empresas tienen que demostrar que cumplen adecuadamente con la normativa, lo que incluye practicar y aplicar las políticas y los procedimientos indicados por el RGPD. Corresponde a las empresas crear un marco sobre el que pueda establecerse una cultura de la privacidad.
Esto significa un cambio real en la cultura de una organización. La rendición de cuentas no es algo que pueda ser una idea tardía en su preparación para el RGPD, sino que debe ser el núcleo de su plan de RGPD ahora, en mayo de 2018 y siempre.
Las multas relacionadas con el RGPD no solo se producirán cuando se produzca un ciberataque o un evento de gran envergadura, sino que afectarán con fuerza siempre que se descubra que no hay una evaluación de impacto de la protección de datos, que no hay responsables de la protección de datos en una organización y que no se ha puesto en marcha un ciclo de vida del RGPD de principio a fin. La falta de una sola pieza del rompecabezas podría costar a las empresas enormes cantidades de dinero.
El RGPD exige a las organizaciones que cumplan con la nueva normativa, pero también ofrece la oportunidad de mejorar su negocio comprometiéndose con el uso ético de los datos personales. Puede utilizar esta responsabilidad para presentar a su organización como un bastión de los derechos de privacidad de las personas, lo que puede desempeñar un papel fundamental a la hora de que alguien elija su empresa en lugar de un competidor.
El momento de actuar en relación con el RGPD es ahora, pero es importante recordar que cualquier plan que se ponga en marcha debe tener la responsabilidad como un componente central para permitirle cumplir en mayo de 2018 y preparar su organización para el futuro en los años venideros.
