El GDPR, u oficialmente, el Reglamento General de Protección de Datos 2016/679 entrará en vigor el²⁵ de mayo de 2018.

Para decirlo de otra manera, esto significa que ahora tiene menos de diecinueve meses para prepararse para lo que es el mayor cambio en la protección de datos en la última década. Por lo tanto, las empresas, sus empleados y sus terceros tendrán menos de diecinueve meses para prepararse para un trastorno significativo en la forma en que almacenan, gestionan y procesan los datos personales.

Entonces, como empresa, ¿cómo puede ver el bosque por los árboles? En qué debería centrarse y, si tuviera que clasificarlas en una lista de 5 cosas prioritarias que debería hacer como empresa, cuáles serían?

• Entender el alcance del GDPR

En términos sencillos, la principal diferencia entre el antiguo reglamento de protección de datos y el nuevo reglamento GDPR es la edad. Como muchos de nuestros antepasados, el primero nació durante una generación anterior, antes del auge de Internet, Facebook y Google, por ejemplo. El nuevo Reglamento tiene un ámbito de aplicación amplio y de gran alcance.

En primer lugar, para cualquier empresa que procese datos personales de ciudadanos de la UE o supervise su comportamiento, o que pueda tener personal que opere en la UE, se requerirá el cumplimiento del GDPR. El RGPD también tiene un alcance territorial adicional y, por lo tanto, si usted es una organización fuera de la UE que ni siquiera tiene una presencia física en la UE, el RGPD puede seguir aplicándose.

• Identificar la imposición de más obligaciones

El RGPD exige transparencia a la hora de proporcionar información a las personas sobre el tratamiento de sus datos personales. Es esencial que las organizaciones revisen sus avisos y políticas de privacidad para garantizar que se proporciona toda la información necesaria a los individuos.

El consentimiento sigue siendo uno de los motivos para el tratamiento posterior en el nuevo Reglamento, pero ahora hay un umbral más alto que antes. Dado el umbral más alto, las organizaciones deben centrarse en obtener un acuerdo claro y sin fisuras del cliente si desean basarse en esta justificación para el tratamiento. También cabe destacar que las pruebas de este consentimiento son fundamentales y, por lo tanto, el registro y la conservación de los datos deben ser de un nivel superior.

• Concienciar sobre los derechos del interesado

El RGPD ha introducido importantes derechos nuevos y mejorados para las personas en relación con sus datos personales. Los interesados tienen derecho a acceder, trasladar, restringir y oponerse al tratamiento de sus datos personales. Los interesados también pueden exigir la transferencia de sus datos personales a ellos o directamente a un nuevo proveedor en un formato interoperable y legible por máquina. Esto se aplica cuando los datos han sido facilitados por el interesado al responsable del tratamiento, procesados automáticamente o procesados sobre la base del consentimiento o el cumplimiento de un contrato. Para cualquier organización, el derecho a la portabilidad de datos personales requiere planificación y preparación para que sus empleados puedan disponer de todos los recursos necesarios para atender estas solicitudes.

• Educar, educar, educar o ser reprendido

Con la actual Directiva de Protección de Datos, hay una gran variación entre los Estados miembros en cuanto a las sanciones económicas. En cambio, con la nueva legislación sobre el RGPD, los poderes de ejecución aumentarán considerablemente, incluidas las multas que pueden imponerse, que alcanzan un máximo de 20 millones de euros o el 4 % de los ingresos mundiales totales.

Dadas las considerables multas que pueden imponerse, las organizaciones deben invertir tiempo y recursos en el cumplimiento del RGPD. Esto incluye educar a todas las partes interesadas, desde los ejecutivos hasta los procesadores de terceros que influyen en su capacidad para lograr y mantener el cumplimiento del GDPR.

• Abordar el RGPD de frente y actuar con urgencia

Citando a Leonardo da Vinci: "Me ha impresionado la urgencia de hacer. No basta con saber. Hay que aplicar". Este es el tipo de liderazgo de pensamiento que deben tener las organizaciones si quieren abordar el RGPD.

Una cultura de cumplimiento es fundamental para el éxito de su organización cuando se trata de abordar el RGPD, la formación del personal y las políticas claras deben estar en su lugar. Esto también abordará la necesidad de las disposiciones de responsabilidad del RGPD. Los procesos de gestión de incidentes de privacidad deben ser claros y concisos, y las políticas internas relacionadas deben revisarse para garantizar que las violaciones de datos se traten inmediatamente y mediante el proceso correcto.

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