Las organizaciones de todo el mundo pronto respirarán con alivio cuando entre en vigor la inminente fecha límite del GDPR. En este post, tenemos una lista de comprobación del GDPR para el
Después de toda la planificación y los preparativos que se han llevado a cabo en los últimos dos años, el GDPR entrará oficialmente en vigor el 25 de mayo y revisará por completo las normas actuales de protección de datos, dando a los ciudadanos de la UE un mayor control sobre sus datos.
Se han producido muchas confusiones de última hora, ya que las empresas se apresuran a asegurarse de que cumplen la nueva normativa y de que no son responsables de las cuantiosas multas que se impondrán en caso de incumplimiento. Habrá organizaciones que se hayan tomado el tiempo necesario para planificar metódicamente su cumplimiento del RGPD y otras que lo hayan dejado para el último momento.
Independientemente de la etapa en la que se encuentre en su viaje del GDPR, nuestra lista de comprobación final le proporcionará algunas directrices sobre lo que debe hacer para asegurarse de que está preparado para los cambios inminentes y los pasos que debe dar para demostrar el cumplimiento en el futuro.
1. Identifique todos los datos personales que posee
La UE define los "datos personales" como cualquier información que pueda utilizarse para identificar directa o indirectamente a una persona (sujeto de los datos). Esto incluye todo, desde el nombre, la dirección de correo electrónico, la dirección IP y las imágenes. También incluye los datos personales sensibles, como los datos biométricos o los genéticos, que pueden ser tratados para identificar a una persona.
Si su organización maneja datos de ciudadanos europeos, tendrá que realizar una auditoría y averiguarlo:
- ¿Qué datos se recogen?
- ¿De dónde proceden los datos?
- ¿Por qué se recogen los datos?
- ¿Cómo se procesa?
- ¿Quién tiene acceso?
- ¿Cuánto tiempo se conservan los datos?
- ¿A dónde se transfieren los datos?
- ¿Se necesitan todos los datos?
2. Educar a los responsables de los datos personales
Un responsable del tratamiento de datos personales es cualquier persona de su organización que está autorizada a tratar y procesar datos personales. Las responsabilidades suelen asignarse por departamentos. Lo ideal es que cada línea de negocio cuente con un responsable de la privacidad de los datos, alguien que conozca el manejo de los datos personales, su tratamiento y las prácticas de privacidad. La designación de un responsable del tratamiento de datos personales ayudará a facilitar el cumplimiento de la normativa dentro de su organización.
3. Comprender el consentimiento del interesado
El GDPR especifica que debe haber un consentimiento explícito por parte del usuario. Este consentimiento debe quedar registrado para los procesos de información y auditoría. Cuando el tratamiento se basa en el consentimiento del interesado, éste puede retirarlo en cualquier momento. También tiene derecho a saber durante cuánto tiempo se conservarán sus datos personales para futuros tratamientos. Si su organización procesa datos de menores de edad, debe asegurarse de que dispone de los sistemas adecuados para verificar la edad individual y obtener el consentimiento de los tutores.
Los interesados deben recibir notificaciones claras y fáciles de entender. También deben tener derecho a saber qué garantías existen para proteger sus datos personales y si hay terceros implicados en el tratamiento de sus datos.
4. Actualización de los procedimientos de gestión de las solicitudes de los interesados
Las organizaciones deben disponer de procesos para atender las solicitudes de los interesados. Los interesados deben poder ejercer sus derechos de forma gratuita y las organizaciones deben cumplirlos en el plazo de un mes desde la recepción de la solicitud, o con una prórroga máxima de dos meses en función de la complejidad y el número de solicitudes.
5. Plan de identificación y respuesta a la violación de la privacidad
Una vez que las organizaciones son conscientes de que se está produciendo una violación de la privacidad, la preocupación inmediata es impedir que la violación continúe. El RGPD exige que las organizaciones comuniquen cualquier violación de los datos personales a la autoridad de control pertinente en un plazo de 72 horas desde su detección.
Si la infracción supone un alto riesgo de afectar a los derechos y libertades de una persona, debe notificarse a ésta con efecto inmediato.
Las empresas deben contar con un plan de respuesta a incidentes en el que se describa cómo se identificarán los incidentes, quiénes participarán, cómo se contendrá y erradicará la amenaza, y cómo la empresa documentará e informará sobre la infracción.
6. Evidenciar la comprensión de la protección de datos
Las organizaciones necesitan demostrar que el personal ha leído y comprendido las políticas del GDPR. Ser capaz de proporcionar esta evidencia pone a las organizaciones en una posición fuerte para demostrar que la "Privacidad" se ha convertido en una parte integral de su negocio diario.
Un programa de eLearning no sólo garantizará la eficacia de la experiencia de aprendizaje, sino que también permitirá a las organizaciones demostrar que las políticas se han distribuido adecuadamente de forma significativa y medible.
7. Informar de los esfuerzos de cumplimiento en curso
El RGPD exige que las organizaciones evalúen la eficacia de los datos personales relacionados con las prácticas operativas. Llevar a cabo evaluaciones periódicas de los esfuerzos de cumplimiento y contar con una estructura de información permitirá a las empresas demostrar su responsabilidad ante la alta dirección, las partes interesadas y las autoridades de supervisión en caso de necesidad. La eficacia de un programa de cumplimiento continuo requiere el seguimiento de parámetros medibles y el ajuste de los procesos cuando se detecten incoherencias.
8. Realizar una revisión de la ciberseguridad
La ciberdelincuencia sigue evolucionando y creciendo a gran velocidad y representa un peligro real para las organizaciones de todo el mundo. Las organizaciones deben evaluar el grado de seguridad de su red, la facilidad con la que podría ser vulnerada, si los datos están cifrados y si el personal está formado para reconocer los riesgos.
La mayoría de las violaciones de datos comienzan con un simple correo electrónico de phishing, por lo que es vital que las organizaciones inviertan en la formación de sus empleados para identificar y responder adecuadamente a estas amenazas.
El inminente plazo del RGPD no es en absoluto un punto final para el cumplimiento. El RGPD seguirá evolucionando con el tiempo y las organizaciones tendrán que actualizar constantemente sus procesos y sistemas para cumplir con el reglamento.
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