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Gestion efficace des politiques en 5 étapes

Gestion des politiques

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La gestion des politiques est de plus en plus importante pour gouverner et gérer les réseaux multi-cloud, les appareils distants et personnels, et les flux de données complexes. Ajoutez à cela la conformité réglementaire et les menaces de cybersécurité, et vous avez un alignement de planètes qui nécessitent une gestion efficace des politiques.

Le simple mot "politique" peut vous donner des frissons à l'idée de devoir créer, distribuer et faire respecter la documentation qui en résulte.

Heureusement, l'utilisation des meilleures pratiques et d'un logiciel de gestion des politiques peut contribuer à garantir le bon fonctionnement de votre processus de gestion des politiques.

Qu'est-ce que la gestion des politiques ?

Une définition simple consisterait à créer, diffuser et appliquer une politique. Une politique est essentielle à la direction d'une organisation et garantit l'atteinte d'un niveau de préparation dans le cadre d'un processus ou d'une opération commerciale donnée.

Mais un bon processus de gestion des politiques doit englober bien plus. Les politiques de l'entreprise peuvent devenir désynchronisées, incohérentes et rebelles ; GRC2020 décrit la situation comme une "horde de politiques dispersées dans l'organisation".

Une politique doit être considérée comme un document vivant qui évolue en fonction des conditions et des environnements. Le document de politique est généralement numérisé et fournit un cadre opérationnel à suivre pour un secteur d'activité spécifique.

Les politiques reflètent de nombreux types de processus d'entreprise, et la cybersécurité est un domaine idéal pour l'application de procédures par le biais d'une politique ; par exemple, une politique de cybersécurité comprendrait des domaines tels que :

  • Objectif
  • Portée
  • Classification des données
  • Sécurité de l'information
  • Contrôle d'accès
  • Formation de sensibilisation à la sécurité
  • Rôles et responsabilités
  • Réglementation et conformité, etc.
  • Soutien

Pour être efficaces, les politiques doivent être bien gérées. Cela vaut également pour les périodes de perturbation. Par exemple, la pandémie de Covid-19 a mis à rude épreuve de nombreuses entreprises qui ont dû mettre à jour leurs politiques pour tenir compte de changements soudains dans les conditions de travail. Les politiques doivent pouvoir être contrôlées et mises à jour si nécessaire. La gestion des politiques est donc un élément essentiel de la mise en place d'une politique.

Pour faire en sorte que votre organisation ne fasse pas une horde de politiques mais crée au contraire un processus de gestion des politiques rationalisé, suivez ces cinq étapes :

Un aperçu de la gestion efficace des politiques

Élaboration des politiques

Une politique est un plan d'action et un cadre. Le développement d'une politique implique généralement une équipe multidisciplinaire de co-auteurs qui saisissent tous les aspects de la politique. Une politique doit saisir tous les éléments nécessaires pour garantir la symbiose et la concordance des opérations couvertes et des domaines connexes.

Elle doit également refléter la marque et les valeurs fondamentales de l'entreprise. Par exemple, les politiques contiennent souvent des éléments juridiques et peuvent nécessiter une personne ayant une formation juridique pour s'assurer qu'elles couvrent le statu quo juridique actuel et les exigences réglementaires.

Une politique bien rédigée doit également permettre de responsabiliser les employés dans le cadre de la politique. Par exemple, une politique de cybersécurité devrait inclure les aspects de l'entreprise où les cyber-risques sont élevés et les mécanismes pour réduire ces risques ; les exemples incluent la formation à la sensibilisation à la sécurité et comment, quand et pourquoi signaler un incident de cybersécurité.

Communiquer les politiques

La qualité d'une politique dépend des protocoles de communication qu'elle suit. Une communication efficace de la politique consiste à être transparent et prévoyant. Faites savoir aux employés qu'une politique est en cours d'élaboration ou de mise à jour. Assurez-vous que les employés comprennent la politique et la manière dont elle les affectera.

Un aspect essentiel de la communication des politiques est l'utilisation d'outils de communication modernes qui peuvent automatiser le processus de diffusion des politiques. Cependant, la communication d'une politique doit :

  • Inclure les opinions et les connaissances pertinentes des employés au stade de l'élaboration des politiques.
  • Informez les employés de la raison de la politique et de la manière dont elle les affecte.
  • Introduisez la politique dans tous les départements lorsqu'elle est terminée. Utilisez ces réunions pour renforcer les raisons de la politique.
  • Demandez aux employés de donner leur avis sur le contenu de la politique.
  • Recourir à une formation dans le cadre de la politique si nécessaire.
  • Demandez la signature de l'employé (attestation).

Contrôle de l'attestation des employés

Les politiques ne sont efficaces que si les employés y adhèrent et en comprennent les attributions. En outre, les employés doivent comprendre le rôle qu'ils jouent dans le domaine couvert par la politique, par exemple, la cybersécurité, la conformité réglementaire, etc.

La preuve qu'un employé a consulté et lu un document de politique est essentielle pour encourager l'acceptation et l'efficacité de la politique. L'affirmation et l'attestation d'une politique fournissent la preuve qu'un employé a lu et compris la politique. La capture de l'attestation de l'employé peut être entièrement automatisée grâce à une plateforme de gestion des politiques.

Analyse des politiques

L'analyse des politiques peut fournir une vision approfondie de l'efficacité d'une politique. Généralement, ces analyses capturent des événements tels que la publication, l'acceptation et l'attestation de la politique, les mises à jour de la politique, etc.

En outre, l'analytique doit pouvoir saisir les événements au fur et à mesure que la politique évolue dans un cycle de vie naturel vers la politique. Ces analyses constituent la base des rapports utilisés pour l'évaluation interne de l'efficacité de la politique et de sa compréhension par les employés. Les analyses constituent également la base des preuves pour la conformité réglementaire. Une plateforme de gestion des politiques capturera et analysera ces analyses pour générer des rapports.

Reporting

La conformité aux règlements exige généralement des preuves qu'une politique a été diffusée correctement et acceptée par le personnel. Une plateforme de gestion des politiques fournit un système de rapports qui donne généralement des indications sur le personnel qui a attesté de la politique et sur le moment et la fréquence de publication, de mise à jour et de diffusion des politiques.

Pourquoi les logiciels de gestion des politiques sont vitaux ?

La gestion efficace des politiques ne peut plus se faire par des méthodes papier. Même le fait de s'appuyer sur des courriels générés manuellement et de remplir des mises à jour de politiques ne fait qu'ajouter des efforts et des erreurs potentielles.

Pour garantir l'efficacité de la gestion des politiques sur le lieu de travail moderne, une entreprise doit utiliser des méthodes automatisées qui gèrent et gouvernent une politique tout au long de son cycle de vie. Un système automatisé, vérifiable et fiable fournit la politique et les mises à jour, offrant un "poids probant" pour la conformité réglementaire et protégeant la réputation de la marque contre les cybermenaces.

Le logiciel de gestion des politiques est utilisé pour générer un processus automatisé de gestion des politiques. Ce logiciel basé sur le cloud permet d'accroître la participation aux politiques, d'obtenir directement l'attestation des employés sur les politiques clés et de garantir la conformité aux réglementations.

Le logiciel de gestion des politiques basé sur le cloud fournit une plateforme qui automatise la création et la gestion des politiques. La plateforme de gestion des politiques publie et fournit des politiques à partir d'une console centralisée, génère des journaux d'audit et offre des rapports tout au long du cycle de vie des politiques.

Une plateforme de gestion des politiques doit offrir les fonctionnalités suivantes :

  • Gérer les politiques clés tout au long du cycle de vie des politiques
  • Gérer les versions des politiques
  • Automatiser la révision des politiques
  • Faciliter la collaboration dans la création et la mise à jour des poly
  • Obtenir l'affirmation et la compréhension de la politique par les employés
  • Assurer un cycle de vie cohérent des politiques
  • Doit être facile à utiliser à partir d'une console centralisée (basée sur le cloud)
  • Effectuer des évaluations des connaissances du personnel
    Générer des rapports pour les auditeurs et les régulateurs
  • Quantifier la compréhension des politiques par le personnel
  • Cibler des groupes spécifiques d'utilisateurs pour l’application des politiques

La GRC résume l'importance de l'utilisation d'une plateforme de gestion des politiques lorsqu'elle déclare : "Les organisations souffrent lorsqu'elles adoptent une vision myope de la technologie de gestion des politiques et de la formation, qui ne parvient pas à relier les points et à fournir un contexte aux analyses, aux performances, aux objectifs et à la stratégie dans le cadre du fonctionnement en temps réel des entreprises." Une organisation peut utiliser une plateforme de gestion des politiques pour s'assurer que ses politiques sont efficaces.

Étapes clés pour une gestion efficace des violations de données
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