Dans le climat économique actuel, il est essentiel que les organisations disposent d'un système de gestion des politiques d'entreprise qui les aide à identifier et à gérer les risques tout en les protégeant contre les atteintes à leur réputation et la menace d'amendes élevées.
La conformité peut s'avérer une tâche impossible en utilisant les méthodes de communication existantes telles que le courrier électronique et l'intranet de l'entreprise. Toutefois, grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion des politiques, les organisations peuvent rationaliser les processus internes et démontrer une responsabilité permanente aux régulateurs.
Un système de gestion des politiques fournit aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents de politique importants. Un système de gestion des politiques efficace offre une méthode cohérente de création des politiques, ajoute une structure aux procédures de l'entreprise et facilite le suivi de la conformité.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles votre organisation devrait mettre en œuvre un système de gestion des politiques d'entreprise :
1. Automatisation des politiques
La gestion des politiques peut être effectuée manuellement ou par automatisation. La voie manuelle peut être un processus à forte intensité de main-d'œuvre qui aboutit souvent à des rapports inexacts et à des résultats faussés.
En automatisant la gestion de vos politiques d'entreprise, vous rationaliserez les processus et gagnerez du temps sur un certain nombre de tâches essentielles. Les politiques peuvent être achevées à temps, et d'une manière qui peut être contrôlée et mesurée, ce qui réduit l'impact de l'erreur humaine.
L'automatisation de la gestion des politiques garantit que la conformité est à jour et que votre organisation est protégée contre les risques et les litiges.
2. Rapports de gouvernance efficaces
Le logiciel de gestion des politiques répond au problème clé de la démonstration de la conformité aux exigences législatives et de l'obligation de diligence envers les auditeurs et les régulateurs. Il fournit des informations transparentes en temps réel qui peuvent être utilisées pour améliorer les processus au sein des organisations et cibler efficacement les domaines qui présentent le plus grand risque pour la sécurité des données.
3. Gérer le risque
La mise en œuvre d'un système de gestion des politiques d'entreprise commence par l'identification des risques et la gestion de contrôles appropriés pour atténuer les risques. L'un des problèmes que peut poser ce processus est la communication efficace des politiques et des procédures aux employés.
Les employés représentent la menace la plus importante pour la réputation d'une organisation. Il est donc essentiel de mettre en place un système garantissant la sensibilisation des utilisateurs et permettant de présenter au personnel un contenu de conformité ciblé, pertinent et spécifique à leur rôle.
Le logiciel de gestion des politiques garantit que tous les utilisateurs d'un groupe cible doivent accepter une politique ou effectuer des tests avant une date et une heure précises. Cela permet aux organisations de déterminer correctement la compréhension de la politique par les employés et de démontrer la conformité.
4. Cibler plusieurs utilisateurs
Un système efficace de gestion des politiques aura la capacité de cibler ou d'exempter des groupes spécifiques d'utilisateurs. Les politiques peuvent différer d'un service à l'autre, de sorte que des politiques spécifiques peuvent être nécessaires pour chaque département. Ce type de ciblage garantit que la bonne politique s'adresse aux bonnes personnes, au bon moment.
5. Favoriser la participation et la sensibilisation des utilisateurs
Il est important que les organisations atteignent et démontrent une conformité totale et une sensibilisation des utilisateurs aux politiques clés. La gestion de la conformité est toujours plus efficace lorsque les utilisateurs sont impliqués car elle leur permet de mieux comprendre la signification de leurs actions en matière de traitement de l'information.
Un système efficace de gestion des politiques permettra aux organisations de mesurer et de démontrer les améliorations continues en matière de sensibilisation, et de mettre en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière avant qu'ils ne posent un risque pour la sécurité et la conformité.
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