Notre récent webcast sur les "Étapes clés de la mise en œuvre d'un programme de gestion agile des politiques" a exploré les raisons pour lesquelles les organisations doivent être en mesure de répondre rapidement à tout changement et d'adapter les politiques si nécessaire. La seule façon de s'adapter à la nature dynamique, perturbée et distribuée des entreprises est d'être agile.
Covid-19 a démontré à quel point l'environnement commercial peut changer rapidement et, pour de nombreuses organisations, cela a signifié une restructuration rapide des politiques et des processus. Des projets de transformation numérique qui auraient normalement pris 10 ans ont été propulsés et mis en œuvre en un temps record.
Le passage à un nouveau modèle de travail hybride a également introduit de nouveaux risques, car davantage de politiques doivent être communiquées au personnel. Cela a souligné l'importance de l'agilité pour relever ces défis de front et assurer une réponse rapide et efficace aux changements de l'environnement commercial interne et externe.
Les principales conclusions du webcast sont les suivantes :
Qu'est-ce qu'un programme de gestion agile des politiques?
Un programme agile de gestion des politiques fournit un cadre de gouvernance, identifie les risques, définit la conformité et joue un rôle crucial dans la réussite de l'organisation. Il doit également impliquer le personnel et clarifier les normes de ce que l'on attend de lui.
Les politiques sont essentielles car elles établissent les limites du comportement. Elles sont les lois écrites qui définissent ce qui est acceptable et inacceptable au sein de votre organisation.
Les politiques sont rédigées pour contrôler et guider le comportement face à des risques spécifiques. Il est donc essentiel que votre personnel soit formé à l'importance de ces politiques et à ce qu'elles signifient pour votre entreprise.
Le non-respect des politiques peut avoir de graves conséquences et exposer votre organisation à des risques importants, à des violations de données, à des sanctions financières, à des actions en justice, sans parler des atteintes à la réputation qui en découlent.
Comment les organisations peuvent-elles parvenir à une gestion agile des politiques?
Pour être efficientes, efficaces et agiles, les organisations ont besoin d'un système centralisé de gestion des politiques qui offre une méthode cohérente de création des politiques, ajoute une structure aux procédures de l'entreprise et facilite le suivi de l'attestation du personnel. En effet, ce système fournira une source unique de vérité qui mettra en évidence toutes les activités liées aux politiques et à la formation du personnel.
Un système centralisé fournira aux utilisateurs un portail facile d'accès où ils pourront se connecter et trouver les politiques qui s'appliquent à leur rôle, ainsi que les tâches, attestations et formations requises.
Cela permet aux organisations de mesurer les améliorations continues en matière de sensibilisation et de mettre en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière avant qu'ils ne posent un risque pour la sécurité et la conformité.
5 étapes pour une gestion agile des politiques
1. Planifiez votre voyage
La première étape de la mise en œuvre d'un programme de gestion agile des politiques consiste à comprendre l'état actuel des politiques au sein de votre organisation. Par exemple, combien de politiques avez-vous ? Où sont-elles situées ? Dans quel format sont-elles présentées ? Quels sont les départements qui émettent des politiques ? En fait, il s'agit de se faire une meilleure idée de ce qui fonctionne et de ce qui ne fonctionne pas dans votre organisation. Si vous prenez le temps d'évaluer correctement l'état actuel des politiques, cela vous aidera à déterminer où vous voulez être dans deux ou trois ans.
2. Embarquez les bonnes personnes
Pour élaborer le dossier commercial et impliquer d'autres parties de l'entreprise dans la gestion des politiques, vous devez obtenir l'adhésion des bonnes personnes. Ce groupe peut comprendre des membres du personnel des services de conformité, d'éthique, juridique, des ressources humaines, des finances, de l'informatique, de la sécurité et des opérations commerciales. En créant un comité central de gouvernance des politiques et de la formation, vous serez en mesure de coordonner et d'assurer une gestion cohérente des politiques dans toute l'organisation.
3. Technologie
Il est essentiel de disposer de la technologie et de l'infrastructure adéquates pour vous aider à réaliser votre plan sur deux ou trois ans. La technologie aidera à gérer les performances en matière de politique et de formation dans l'ensemble de l'organisation et vous permettra de réagir rapidement à tout changement dans l'environnement commercial. Un système centralisé de gestion des politiques vous aidera à gérer le cycle de vie de la gestion des politiques, à former les individus sur ce qui est exigé d'eux, à faire correspondre les politiques aux obligations et à fournir un système d'enregistrement solide pour suivre les personnes qui ont accédé à une politique ainsi que les dates d'attestation.
4. Décomposer en étapes
Si vous mettez en œuvre une stratégie de gestion des politiques à l'échelle de l'entreprise, vous devrez décomposer le processus en étapes facilement gérables. Ce n'est pas quelque chose qui peut être réalisé du jour au lendemain et il est préférable de l'aborder une étape à la fois. Il s'agit d'un processus de collaboration qui implique de travailler en étroite collaboration avec différents départements de votre organisation.
5. Être prêt pour le changement
Pour mettre en œuvre un programme de gestion agile des politiques dans votre organisation, vous devez être préparé au changement. Covid-19 a obligé presque toutes les organisations à développer, adapter et améliorer immédiatement leurs politiques et procédures de travail. La mise en place d'un programme de gestion des politiques bien défini est essentielle pour relever ces défis environnementaux et assurer la continuité des activités en temps de crise. En définitive, si vous voulez faire face à l'évolution des risques, des réglementations et des changements dans l'environnement interne et externe, vous devez être capable de vous adapter et d'être agile.
Pour plus d'informations sur la façon de mettre en œuvre un programme de gestion agile des politiques dans votre organisation, regardez notre webcast à la demande avec l'expert GRC, Michael Rasmussen.
