Les politiques sont essentielles sur le lieu de travail, car elles contribuent à renforcer et à clarifier les normes attendues des employés. En fait, elles sont les lois écrites qui définissent ce qui est acceptable et inacceptable au sein de votre organisation.
Qu'il s'agisse d'une politique relative aux médias sociaux, d'une politique relative aux mots de passe ou d'une politique de confidentialité, vos employés ont besoin de conseils clairs sur ce que l'on attend d'eux dans certaines situations. Si ces politiques ne sont pas communiquées correctement, votre organisation pourrait être exposée à des violations de données, des sanctions financières, des actions en justice, sans parler de l'atteinte à la réputation qui en résulterait.
Les politiques établissent un devoir légal de diligence, mais de nombreuses organisations abordent la gestion des politiques de manière désordonnée. Les politiques sont souvent gérées dans de multiples feuilles de calcul et systèmes de partage de fichiers, manquent de cohérence, sont obsolètes et ne sont généralement pas conformes à la réglementation.
La clé pour protéger votre organisation contre les problèmes de conformité et de sécurité de l'information est de mettre en œuvre un système efficace de gestion des politiques qui fournit un cadre de gouvernance, identifie les risques et définit la conformité.
Quelle est la meilleure façon de gérer les politiques ?
Dans l'environnement commercial complexe d'aujourd'hui, les organisations doivent être en mesure de réagir rapidement à tout changement et d'adapter leurs politiques si nécessaire. Malheureusement, l'ancien système consistant à utiliser des processus manuels pour gérer les politiques n'est plus adapté et expose potentiellement les organisations à des risques importants.
Les organisations doivent être efficientes, efficaces et agiles pour pouvoir réagir rapidement à ces changements environnementaux, et la meilleure façon d'y parvenir est d'utiliser un système centralisé de gestion des politiques.
Un système de gestion des politiques fournira aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents de politique importants. Il offrira une méthode cohérente de création des politiques, ajoutera une structure aux procédures de l'entreprise et, enfin, facilitera le suivi de l'attestation du personnel.
Le plus gros problème auquel les organisations sont confrontées en matière de sécurité de l'information et de conformité est la participation des utilisateurs. Toutefois, un portail de politiques centralisé garantira que les employés ne reçoivent que du contenu de conformité ciblé et pertinent pour leur rôle.
Les organisations peuvent mesurer efficacement les améliorations continues en matière de sensibilisation et mettre en évidence les domaines qui nécessitent une attention particulière avant qu'ils ne posent un risque pour la sécurité et la conformité.
Avantages d'un système centralisé
- Automatisation du cycle de vie des politiques - L'automatisation des politiques permet de rationaliser les processus et fournit une source unique de vérité pour toutes les activités liées à la conformité. Les politiques peuvent être complétées à temps et d'une manière qui peut être contrôlée et mesurée, réduisant ainsi l'impact de l'erreur humaine. L'automatisation de la gestion des politiques garantit que la conformité est à jour et que votre organisation est protégée contre les risques et les litiges.
- Gérer les risques - La gestion des politiques commence par l'identification des risques et la gestion de contrôles appropriés pour atténuer les risques. L'un des problèmes que peut poser ce processus est la communication efficace des politiques et des procédures aux employés. Un système centralisé permettra de s'assurer que tous les utilisateurs d'un groupe cible doivent accepter une politique ou effectuer des tests avant une date et une heure précises.
- Desrapports efficaces pour les auditeurs et les régulateurs - Un système centralisé de gestion des politiques répond au problème clé de la démonstration de la conformité aux exigences législatives et de l'obligation de diligence envers les auditeurs et les régulateurs tiers. Il fournit des pistes d'audit claires qui enregistrent qui a interagi avec les politiques et aide à identifier les domaines qui présentent le plus grand risque pour la sécurité des données.
- Cibler plusieurs utilisateurs - Un système centralisé permet à la direction de cibler ou d'exclure des groupes spécifiques d'utilisateurs. Les politiques peuvent différer d'un service à l'autre, de sorte que des politiques spécifiques peuvent être nécessaires pour chaque département. Ce type de ciblage garantit que la bonne politique s'adresse aux bonnes personnes, au bon moment.
- Favoriser la participation et la sensibilisation des utilisateurs - Il est important que les organisations atteignent et démontrent une conformité totale et une sensibilisation des utilisateurs aux politiques clés. La gestion de la conformité est toujours plus efficace lorsque les utilisateurs sont impliqués car elle leur permet de mieux comprendre la signification de leurs actions en matière de traitement de l'information.
Pour aider les organisations à concevoir et à mettre en œuvre un programme de gestion des politiques entièrement intégré, l'OCEG a produit le livre électronique Policy Management Illustrated. Ce livre électronique comprend des articles, des illustrations et des discussions en table ronde afin d'établir un dossier commercial solide pour la stratégie de gestion des politiques.
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