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Qu'est-ce qu'un système de gestion des politiques, et pourquoi en avez-vous besoin ?

système de gestion des politiques

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Un système de gestion des politiques (PMS) est une plateforme logicielle, généralement hébergée dans un environnement en nuage, permettant de centraliser l'accès et l'administration.

L'existence de politiques d'entreprise claires et cohérentes dans des domaines tels que la cybersécurité et la conformité est une norme établie sur le lieu de travail moderne.

Les statistiques reflètent cette situation : au Royaume-Uni, 80 % des entreprises disposent d'une politique de stockage des données et 76 % d'une politique relative aux pratiques de travail à distance ou mobile. Aux États-Unis, presque toutes les grandes entreprises ont une politique de cybersécurité.

Les politiques constituent l'autorité de référence de l'entreprise sur un sujet donné, tel que la cybersécurité, et font office de manuel de travail. Elles contiennent des informations essentielles pour permettre à votre organisation de se conformer aux réglementations, de réagir aux cybermenaces, de donner des conseils sur la manière de signaler les incidents, de former les employés, etc.

Cependant, l'évolution des réglementations et de la cybersécurité peut rendre les politiques rapidement obsolètes.

De plus, savoir qui a lu et qui n'a pas lu et accepté les politiques existantes peut être une tâche onéreuse. Cette situation peut facilement dégénérer et placer une entreprise en situation de non-conformité réglementaire. Le logiciel de gestion des politiques empêche cette situation de se produire.

Voici un aperçu de ce qu'une plateforme de gestion des politiques peut offrir à votre entreprise et pourquoi vous en avez besoin.

Les trois piliers d'un système de gestion des politiques

Le PMS héberge, gère, distribue et suit le contenu des politiques d'une entreprise. Il agit un peu comme une plateforme de gestion de documents, mais il est axé sur les politiques. Un système de gestion des politiques est généralement doté d'une fonction intégrée de signature numérique permettant de recueillir l'attestation des employés. Un système de gestion des politiques empêchera votre entreprise d'avoir une approche dispersée et sous-optimale des politiques.

En tant que tel, un bon système de gestion des politiques repose sur trois piliers importants :

Basé sur l'informatique en nuage: il fournit un pivot centralisé pour stocker, gérer et distribuer le contenu des politiques. Cela met fin à la dépendance à l'égard des courriels distribuant les documents de politique et les mises à jour en ajoutant une couche de contrôle sur les versions, le stockage et la distribution : cela garantit que seule la dernière version d'une politique est utilisée.

Responsabilité intégrée : l'acceptation et l'approbation des politiques sont des aspects importants de la gestion et de la conformité des politiques. Un service centralisé, automatisé et distribuable qui délivre des politiques aux employés et à d'autres entités, utilise des signatures numériques et des fonctions d'audit pour garantir la responsabilité et la saisie des accords.

Mesurer et améliorer : un système de gestion des politiques doit être conçu pour fournir les mesures et les audits nécessaires pour ajuster et améliorer les politiques à mesure que les événements modifient le paysage de la conformité et de la sécurité.

Les systèmes de gestion des politiques doivent également être faciles à utiliser. Cette facilité d'utilisation doit être complétée par des niveaux d'accès, allant de la modification complète aux options d'accès en visualisation seulement.

Le contrôle de version est un élément fondamental du système de gestion des politiques utilisé pour assurer le suivi des modifications : la création d'une politique est souvent un processus collaboratif ; les équipes travaillant sur les documents de politique doivent être en mesure de suivre les modifications au fur et à mesure que le document traverse son cycle de vie - ce qui doit inclure les révisions continues.

Avantages de l'utilisation d'un système de gestion des politiques

Outre les fonctions de contrôle évidentes qui découlent de l'utilisation d'un système de gestion des politiques centralisé et automatisé, les avantages généraux sont les suivants :

Protégez votre réputation

Selon une enquête réalisée par Invisibly en 2021, la vie privée est importante pour les consommateurs. Un système de gestion des politiques permet de protéger votre entreprise contre les litiges et les amendes, ce qui, à son tour, contribue à maintenir une bonne réputation de la marque.

En facilitant la mise en place d'une politique de sécurité des données et de protection de la vie privée adaptée, qui reflète les attentes des clients tout en respectant les réglementations, vous pouvez démontrer votre engagement en faveur de la confidentialité et de la sécurité.

Réduire les coûts et les efforts de gestion des politiques

L'époque où l'on imprimait des dizaines de milliers de pages de documentation sur les politiques est révolue depuis longtemps grâce au système de gestion des politiques basé sur le cloud. Non seulement cela contribue à la lutte contre le changement climatique, mais cela permet à l'entreprise de réaliser des économies à long terme.

L'effort est également réduit, car les administrateurs des politiques peuvent plus facilement gérer le cycle de vie d'une politique, la mettre à jour à distance, auditer son mouvement et son accès, la localiser facilement et s'assurer que les employés ont accepté son contenu, le tout à partir d'une console centrale.

Maintenir la conformité avec la réglementation sur la protection des données

Une méthode centralisée de gestion des politiques simplifie le suivi des mises à jour de la réglementation sur la protection des données. Les politiques peuvent être mises à jour rapidement et redistribuées aux employés et aux autres personnes qui doivent en avoir connaissance.

L'utilisation d'une technologie de signature numérique permet d'enregistrer l'accord sur toute modification. En outre, l'utilisation d'un système de gestion centralisé pour gérer les politiques vous permet de fournir rapidement des preuves documentaires et d'audit de la conformité. En d'autres termes, un PMS fournit les documents et la piste d'audit nécessaires pour établir et maintenir la conformité avec des réglementations telles que la PCI.

Obtenir l'adhésion des employés et confirmer leur responsabilité

Un système de gestion des politiques doit pouvoir distribuer les politiques importantes aux employés et enregistrer leur acceptation de la politique. Par exemple, les politiques de sécurité comportent souvent des clauses qui obligent les employés à comprendre que certaines actions peuvent entraîner des mesures disciplinaires.

Il est important, d'un point de vue juridique, que les employés comprennent cet aspect de leur travail et l'acceptent en apposant leur signature numérique sur la politique pour démontrer qu'ils l'ont lue et acceptée. Un système de gestion des politiques offre une méthode automatisée pour suivre le mouvement d'une politique au fur et à mesure qu'elle est créée, distribuée, mise à jour, ouverte, lue, etc. La fonction supplémentaire de signature numérique permet aux employés et aux autres membres du personnel de confirmer une politique.

Ce cycle de vie et cet événement de signature donnent lieu à une piste d'audit qui est disponible sous forme de rapport à partir du PMS, ce qui permet de quantifier l'adhésion des employés et fournit une méthode de responsabilisation.

Démontrer des améliorations continues en matière de sensibilisation à la sécurité 

La conformité et la sensibilisation à la sécurité peuvent être mesurées à l'aide d'indicateurs générés par le système de gestion des politiques. Cela permet de démontrer aux autorités de réglementation que votre entreprise fait pleinement participer le personnel aux exigences de la politique, y compris les attentes en matière d'hygiène de sécurité et de confidentialité des données.

Les systèmes sont bien plus qu'un simple lieu de stockage et d'accès aux documents de politique : un bon système de gestion des politiques permettra à vos champions de la sécurité de créer des documents de politique optimisés tout au long d'un cycle de vie qui connaît souvent des changements permanents ; la gestion centralisée des politiques est également utilisée pour automatiser la conformité, en générant des preuves documentaires de la formation à la sensibilisation à la sécurité ; un système de gestion des politiques est un outil essentiel pour obtenir l'adhésion des employés à une politique.

Il fournit un cadre pour capturer et diffuser les attentes portées par le rôle d'un employé en termes de cybersécurité, de données, de réglementation et de vie privée.

En utilisant un système de gestion des politiques pour traiter les documents de politique, une entreprise peut s'assurer que les politiques sont à jour, maintenir la conformité réglementaire et impliquer les employés dans le processus.

Qu'est-ce qu'un système de gestion des politiques, et pourquoi en avez-vous besoin ?

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