Alors que nous nous rapprochons du premier anniversaire de la mise en œuvre du GDPR, de nombreuses organisations ont encore du mal à se mettre en conformité avec cette législation historique.
En fait, une étude récente menée par Forrester a révélé que plus de la moitié des personnes interrogées n'avaient pas pris toutes les mesures nécessaires pour se mettre en conformité, malgré le passage de l'échéance de mai.
Se conformer à la législation s'est avéré beaucoup plus difficile que ce que certaines organisations avaient initialement prévu. Il y a souvent d'énormes quantités de données réparties sur une grande variété de plateformes, des points d'accès infinis et une augmentation des demandes de données a mis une pression supplémentaire sur les organisations qui s'efforcent de mettre de l'ordre dans leurs affaires.
La démonstration de la conformité au GDPR est un processus continu et les organisations devront continuellement identifier et traiter les risques liés à la vie privée et à la sécurité pour s'assurer qu'elles sont du bon côté de la loi et qu'elles ne sont pas passibles des amendes importantes qui pourraient être imposées en cas de non-conformité.
Depuis mai dernier, 91 amendes ont été prononcées pour des violations du GDPR, mais l'amende de 50 millions d'euros infligée à Google est apparue comme la plus importante à ce jour. Les grandes organisations ont été les plus durement touchées par les sanctions financières, mais pour la majorité des entreprises, l'impact doit encore se faire sentir.
Pourtant, les conséquences de la non-conformité sont bien réelles et, si les organisations ne respectent pas la législation, elles risquent des amendes écrasantes, une atteinte à leur réputation et un risque accru de cyberattaques.
Cependant, il existe un certain nombre de mesures que les organisations peuvent prendre pour s'assurer qu'elles sont sur la bonne voie vers la conformité au GDPR :
Principaux conseils pour la conformité au GDPR
1. Effectuer régulièrement des audits et des évaluations des risques
Le GDPR précise que les organisations doivent effectuer des audits réguliers des activités de traitement des données et se conformer à un ensemble de principes de protection des données qui permettront de sauvegarder les données. Les organisations devront déterminer :
- Quelles sont les données collectées ?
- D'où proviennent les données ?
- Pourquoi les données sont-elles collectées ?
- Comment est-il traité ?
- Combien de temps les données sont-elles conservées ?
- Vers où les données sont-elles transférées ?
- Toutes les données sont-elles nécessaires ?
- Qui a accès aux données ?
Pour prévenir les violations de données, les organisations doivent minimiser l'accès aux données sensibles et réduire le nombre d'endroits où les données sont physiquement stockées.
En effectuant des audits réguliers, les organisations peuvent s'assurer qu'un cadre adéquat est en place pour sécuriser les informations personnelles identifiables des clients et atténuer tout risque.
2. Formation de sensibilisation du personnel
Le GDPR stipule que les employés doivent recevoir une formation régulière de sensibilisation du personnel à la sécurité de l'information. Cette formation est essentielle pour garantir que le personnel connaît les politiques de l'entreprise, les réglementations et les exigences légales qui s'appliquent à son rôle quotidien.
Les organisations doivent prouver que leur personnel a lu et compris les politiques GDPR. En étant en mesure de fournir cette preuve, les organisations sont en position de force pour démontrer que la "confidentialité" fait désormais partie intégrante de leurs activités quotidiennes. La formation en ligne est l'un des meilleurs moyens de s'assurer que le personnel comprend parfaitement la politique GDPR.
3. Mettre en œuvre un système efficace de gestion des politiques
La conformité peut s'avérer une tâche impossible en utilisant les méthodes de communication existantes telles que le courrier électronique et l'intranet de l'entreprise. Cependant, grâce à l'utilisation d'un logiciel de gestion des politiques, les organisations peuvent rationaliser les processus internes, démontrer leur conformité aux exigences législatives et cibler efficacement les domaines qui présentent le plus grand risque pour la sécurité des données.
Un système de gestion des politiques fournit aux organisations une solution centralisée et facile à utiliser pour créer, stocker et distribuer des documents de politique importants. Un système de gestion des politiques efficace offre une méthode cohérente de création des politiques, ajoute une structure aux procédures de l'entreprise et facilite le suivi de la conformité.
4. Créer un plan de réponse aux incidents
En vertu du GDPR, toutes les organisations doivent divulguer toute violation de données personnelles à l'autorité de surveillance compétente dans les 72 heures suivant la détection. Pour se conformer efficacement à cette demande, les organisations doivent mettre en place un plan leur permettant de répondre à tout incident de manière rapide, planifiée et coordonnée.
Le plan doit décrire les mesures à prendre et des personnes spécifiques au sein de l'organisation doivent avoir des rôles et des responsabilités définis pour prendre des décisions efficaces et gérer la situation en conséquence.
La mise en place d'un plan de réponse aux incidents permettra de former et d'informer le personnel, d'améliorer les structures organisationnelles, de renforcer la confiance des clients et des parties prenantes et de réduire tout impact financier potentiel à la suite d'un incident majeur.
5. Défendre tous les points d'accès
Pour atteindre une conformité totale au GDPR, les organisations doivent s'assurer que tous les points de terminaison sont protégés. Malheureusement, un grand nombre de violations de données évitables sont le résultat de systèmes non patchés. De nouvelles vulnérabilités sont découvertes en permanence et, à moins que des correctifs ne soient appliqués, les pirates les exploiteront pour s'introduire dans un réseau.
Pour démontrer leur conformité aux réglementations, les organisations doivent prouver qu'elles ont pris toutes les mesures nécessaires pour sécuriser leurs systèmes. Les auditeurs peuvent exiger des rapports sur les correctifs appliqués et la date à laquelle ils l'ont été. Il est donc essentiel que les organisations disposent des systèmes adéquats pour documenter avec précision les correctifs émis. Les correctifs sont essentiels pour maintenir les machines à jour, stables et à l'abri des logiciels malveillants et autres menaces.
MetaPrivacy a été conçue pour fournir une approche des meilleures pratiques en matière de conformité à la législation sur la protection des données. Contactez-nous pour plus d'informations sur la façon dont nous pouvons aider votre organisation à améliorer sa structure de conformité.
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