L'université métropolitaine de Manchester est l'une des plus grandes universités du Royaume-Uni, avec une communauté de plus de 36 000 étudiants et près de 5 000 membres du personnel.
Alors que pratiquement toutes les grandes industries sont confrontées à des défis importants en matière de cybersécurité et de conformité, l'enseignement supérieur est particulièrement vulnérable. La cybersécurité transforme le secteur de l'éducation et, ces dernières années, les cyberattaques sont apparues comme l'une des menaces les plus importantes pour les universités et les établissements d'enseignement supérieur.
80 % des établissements d'enseignement supérieur et postobligatoire ont subi au moins une cyberattaque réussie.
Le paysage des cybermenaces étant en constante évolution, les universités sont devenues une cible attrayante pour les cybercriminels en raison de l'énorme volume de données sensibles qu'elles gèrent, qu'il s'agisse d'informations personnelles identifiables, de dons d'anciens élèves ou de propriété intellectuelle précieuse. Ce type d'informations peut être particulièrement précieux pour les cybercriminels et, en cas de vol ou de compromission, pourrait causer des dommages importants bien au-delà des murs de l'institution.
Le secteur de l'enseignement supérieur est également soumis à des réglementations strictes en matière de conformité, et le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions financières et une atteinte à la réputation. Cela a inévitablement des répercussions sur les universités, leurs pratiques de travail et leurs procédures d'archivage.
La Manchester Metropolitan University a reconnu qu'il était nécessaire de former les employés à la gestion efficace de ses documents afin de soutenir ses fonctions principales, de se conformer à ses obligations de conformité et de réglementation et de permettre le fonctionnement efficace de l'organisation.
Engager les employés avec l'eLearning
En collaboration avec MetaCompliance, l'Université métropolitaine de Manchester a cherché à créer une série d'eLearning attrayante pour informer les employés sur la gestion des documents, le rôle important qu'elle joue dans l'organisation et la manière dont une gestion efficace des documents contribue à sécuriser les actifs précieux de l'organisation.
"La gestion des documents est l'une de ces choses si importantes pour une organisation, mais elle est très facilement oubliée et négligée. Il s'agit d'atténuer les risques, de permettre à une organisation de réaliser des économies, de gagner du temps et de rendre tout le monde plus efficace. Cette série est vraiment importante pour améliorer les normes de gestion de l'information dans l'ensemble de l'organisation, et elle contribuera à la sensibilisation générale."
MetaCompliance et l'Université métropolitaine de Manchester ont travaillé en collaboration pour identifier les principaux objectifs d'apprentissage de la série sur la gestion des documents et les sujets de cours pertinents pour l'université et d'autres organismes du secteur public britannique.
Basée sur la norme ISO 15489, la série sur la gestion des documents traite de sujets clés tels que les conventions d'appellation et le contrôle des versions, le suivi de l'emplacement des documents, ainsi que la conservation et l'élimination des documents.
Développement de contenu personnalisé
MetaCompliance a ensuite appliqué son style et sa vision uniques au matériel, en incorporant des nano-vidéos et des interactions de petite taille qui pouvaient être déployées aux utilisateurs individuellement, ou combinées dans un cours plus large.
La possibilité de personnaliser les cours avec le logo, les couleurs et la marque de l'université métropolitaine de Manchester a permis d'établir une certaine familiarité avec l'apprenant et de créer une expérience utilisateur de grande qualité.
"J'ai vraiment apprécié de travailler avec MetaCompliance. Je pense qu'ils ont été très réceptifs au défi. Je pense qu'ils ont écouté tout ce que nous avions à dire, ils ont donné suite à tous nos commentaires. Nous avons eu l'impression d'une véritable collaboration tout au long du processus".
Formation sur mesure et ciblée
Auparavant, la Manchester Metropolitan University fournissait des conseils généraux sur la gestion des documents en utilisant son intranet interne et des présentations Powerpoint au personnel. Il n'existait donc aucune méthode permettant de mesurer l'efficacité de la formation dispensée.
"L'un de nos plus grands défis est la taille de l'organisation et la diffusion efficace de la formation à toutes ces personnes, ainsi que la volonté de nous assurer que nous pouvons atteindre différents publics à travers l'université."
Grâce au système de gestion de l'apprentissage de MetaCompliance, l'Université métropolitaine de Manchester peut désormais créer des cours courts et personnalisés, adaptés à son public spécifique et à ses exigences. Cela permet de dispenser la formation d'une manière plus attrayante et plus facile à consommer. En fonction du rôle et des responsabilités d'un employé dans l'organisation, la direction peut s'assurer que le contenu eLearning est pertinent et répond à ses besoins spécifiques.
La possibilité d'ajouter des quiz tout au long du contenu de la formation permet à la direction d'évaluer ses utilisateurs et de s'assurer que le eLearning est vraiment compris.
La fonctionnalité d'établissement de rapports fournit également à l'organisation un meilleur aperçu, et permet à la direction de savoir combien d'utilisateurs ont suivi la formation et de rendre compte de leurs progrès.
"Nous chercherons à établir des comparaisons là où nous le pourrons, car tout ce qui peut montrer que la sensibilisation a eu un impact est bénéfique lorsque l'on examine les résultats d'un projet et que l'on évalue le succès de l'ensemble du projet. La facilité du tableau de bord de reporting au sein de la plateforme MetaCompliance nous sera utile."
À l'avenir, l'Université métropolitaine de Manchester continuera à utiliser la série sur la gestion des documents pour former les employés aux meilleures pratiques de gestion des documents, déterminer les niveaux de sensibilisation des utilisateurs et soutenir la conformité réglementaire dans toute l'organisation.