Med den nya allmänna dataskyddsförordningen (GDPR) måste företag som behandlar data se till att de har detaljerade register över vad de gör med data.
I artikel 30 står det: "Varje personuppgiftsansvarig och, i förekommande fall, den personuppgiftsansvariges representant, ska föra ett register över den behandlingsverksamhet som han eller hon ansvarar för."
GDPR kommer att innebära att det inte längre finns någon skillnad mellan interna och externa register. Det finns nu bara en typ av register - det interna registret - som måste göras tillgängligt för tillsynsmyndigheterna på deras begäran.
I extrema fall kan en organisation som inte uppfyller kraven i GDPR få böter på upp till 20 miljoner euro eller 4 % av den globala årsomsättningen - beroende på vilket belopp som är högst - om den inte uppfyller kraven i GDPR.
Styrenhet eller processor
Om det är din organisation som bestämmer i vilket syfte uppgifterna samlas in eller hur de samlas in är du personuppgiftsansvarig.
Om du däremot utför behandlingen för en annan organisations räkning är du ett personuppgiftsbiträde. Det är troligt att din organisation är både personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde.
Den nya GDPR-förordningen innehåller stränga krav som måste följas av både registeransvariga och registerförare. Den anger att du måste registrera följande:
1) Dina organisationsuppgifter och kontaktuppgifter till ditt dataskyddsombud. Om ditt företag inte ligger inom EU måste du dessutom lämna uppgifter om din utsedda representant i EU
2) En beskrivning av de säkerhetsåtgärder som du har vidtagit för att skydda uppgifterna. Detta omfattar både tekniska säkerhetsåtgärder, t.ex. kryptering, och organisatorisk säkerhet, t.ex. interna begränsningar av vem som har tillgång till vilka delar av nätverket
3) För dataöverföringar utanför EES måste organisationer dokumentera vart uppgifterna överförs och vilka skyddsåtgärder som vidtagits för att skydda dessa uppgifter.
Artikel 30 - Vad innebär den för den personuppgiftsansvarige?
Om din roll är att agera som registeransvarig är det din uppgift att fastställa syftet med databehandlingen.
Du måste också registrera vilka typer av personer vars uppgifter du arbetar med och vilka typer av uppgifter du arbetar med, vilket oundvikligen kommer att skilja sig åt beroende på vilken typ av verksamhet du bedriver.
Om du är personuppgiftsansvarig måste du också registrera vilka typer av mottagare du kommer att lämna ut uppgifter till. Det är också den personuppgiftsansvariges ansvar att dokumentera hur länge du planerar att behålla varje kategori av uppgifter innan de raderas.
Artikel 30 - Vad innebär den för processorn?
Om du är bearbetare måste du ta hand om dokumentationen av uppgifterna. Du måste registrera följande:
- Namn och kontaktuppgifter för den registeransvarige som du behandlar uppgifter för
- Uppgifter om den registeransvariges dataskyddsombud (om de har ett sådant) och dennes representant om de inte är baserade inom EU.
Detta kanske inte låter så betungande, men du måste komma ihåg att en genomsnittlig registerförare, t.ex. en marknadsföringsbyrå, behandlar uppgifter för många kunders räkning. Dessa uppgifter måste också registreras för varje personuppgiftsansvarig för vars räkning personuppgiftsbiträdet behandlar uppgifter.
Dessutom måste personuppgiftsbiträden dokumentera de olika kategorier av behandling som utförs för varje personuppgiftsansvarigs räkning. I dataskyddsförordningen definieras behandling som: "varje åtgärd eller uppsättning åtgärder som utförs på personuppgifter eller på uppsättningar av personuppgifter, oavsett om det sker på automatisk väg eller inte, såsom insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, anpassning eller ändring, hämtning, konsultation, användning, utlämnande genom överföring, spridning eller annat tillgängliggörande, justering eller kombination, begränsning, radering eller förstöring".
Med så många variabler kan du se hur detta snabbt kan bli ett komplicerat problem.
Vad behöver du veta mer om artikel 30?
Många är oförberedda på denna nivå av dataskyddsöverensstämmelse. De kommer snabbt att behöva anta mogna riktlinjer för integritetsskydd som kan granska behandlingsverksamheten på flera avdelningar, verksamheter och marknader.
Du måste ha ett register över all databehandling, oavsett om uppgifterna är i skriftligt eller elektroniskt format eller inte, och det måste vara tillgängligt för din lokala tillsynsmyndighet när den begär det.
Förberedelser för artikel 30
Relevanta affärsverksamheter och databehandlingsverksamheter hos tredje part måste identifieras och ett register över personuppgifter bör skapas. Dina sekretesspolicyer och meddelanden bör uppdateras och intern personal bör få information om GDPR i förhållande till deras specifika arbetsuppgifter.
I ett större sammanhang ligger kärnan i GDPR i dess betoning på ansvarsskyldighet. En ansvarskedja bör upprättas på avdelnings-, företags- och organisationsnivå för att upprätthålla en konsekvent hantering av incidenter, operativa processer och rapporteringsaktiviteter. Du kan läsa mer om vikten av ansvarsskyldighet i vår tidigare blogg här.
Om du vill ha mer hjälp med ditt GDPR-projekt kan du besöka oss på ett av våra stopp som en del av vår GDPR for Dummies roadshow, som snart kommer till en stad nära dig. Anmäl dig till de kostnadsfria frukostbriefingarna här.
Vi har också skapat MetaPrivacy - en GDPR-lösning som är särskilt utformad för att hjälpa ditt företag att hantera artikel 30. För mer information om MetaPrivacy och våra andra GDPR-resurser, besök här.
