No actual clima económico, é vital que as organizações disponham de um sistema de gestão da política empresarial que possa ajudar a identificar e gerir o risco, ao mesmo tempo que protege contra danos à reputação e a ameaça de pesadas multas.
O cumprimento pode revelar-se uma tarefa impossível utilizando os métodos de comunicação existentes, tais como o correio electrónico e a intranet corporativa, contudo, através da utilização de software de gestão de políticas, as organizações podem racionalizar os processos internos e demonstrar a responsabilidade contínua perante os reguladores.
Um sistema de gestão de políticas fornece às organizações uma solução centralizada e fácil de utilizar para a criação, armazenamento e distribuição de documentos políticos importantes. Um sistema eficaz de gestão de políticas terá um método consistente de criação de políticas, acrescenta estrutura aos procedimentos da empresa e facilita o rastreio da conformidade.
Há muitas razões pelas quais a sua organização deve implementar um Sistema de Gestão da Política Empresarial:
1. Automatização de políticas
A gestão de políticas pode ser conduzida manualmente ou através de automatização. A via manual pode ser um processo de trabalho intensivo que muitas vezes resulta em relatórios incorrectos e resultados distorcidos.
Ao automatizar a gestão da sua política empresarial, simplificará os processos e poupará tempo numa série de tarefas-chave. As políticas podem ser concluídas a tempo, e de uma forma que possa ser controlada e medida, reduzindo o impacto do erro humano.
A automatização da gestão de políticas garantirá que a conformidade esteja actualizada e que a sua organização esteja protegida contra riscos e litígios.
2. Relatórios de Governação Eficaz
O software de gestão de políticas aborda o problema fundamental de demonstrar o cumprimento dos requisitos legislativos e de prestar o devido cuidado aos auditores e reguladores. Fornece informação transparente em tempo real que pode ser utilizada para melhorar os processos dentro das organizações, e visa eficazmente as áreas que apresentam o maior risco para a segurança dos dados.
3. Gerir o risco
A implementação de um sistema de gestão da política empresarial começa com a identificação dos riscos e a gestão de controlos adequados para a mitigação dos riscos. Um dos problemas que podem surgir com este processo é a comunicação eficaz das políticas e procedimentos aos empregados.
Os trabalhadores representam a ameaça mais significativa para a reputação de uma organização, pelo que é vital que seja criado um sistema que garanta a sensibilização dos utilizadores e assegure que o pessoal seja apresentado com um conteúdo de conformidade direccionado que seja relevante e específico ao seu papel.
O software de Gestão de Políticas assegura que todos os utilizadores de um grupo-alvo devem concordar com uma política ou completar os testes até uma data e hora especificadas. Isto permite que as organizações determinem adequadamente a compreensão da política por parte dos funcionários e demonstrem o seu cumprimento.
4. Múltiplos utilizadores alvo
Um sistema eficaz de gestão de políticas terá a capacidade de visar ou isentar grupos específicos de utilizadores. As políticas podem diferir numa organização, pelo que poderão ser necessárias políticas específicas para departamentos individuais. Este tipo de direccionamento garante que a política certa vai para as pessoas certas, no momento certo.
5. Participação e Sensibilização dos Utilizadores
É importante que as organizações atinjam e demonstrem 100% de conformidade e sensibilização dos utilizadores para as políticas-chave. A gestão da conformidade é sempre mais eficaz quando os utilizadores estão envolvidos, pois dá-lhes uma maior compreensão do significado das suas acções no que diz respeito ao tratamento da informação.
Um sistema eficaz de gestão política permitirá às organizações medir e demonstrar as melhorias contínuas na sensibilização, e destacar as áreas que requerem atenção antes de representarem um risco para a segurança e conformidade.
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