I dagens ekonomiska klimat är det viktigt att organisationer har ett system för hantering av företagspolicy som kan hjälpa till att identifiera och hantera risker samtidigt som det skyddar mot ryktesspridning och hotet om höga böter.
Det kan vara en omöjlig uppgift att följa reglerna med hjälp av befintliga kommunikationsmetoder som e-post och företagets intranät, men genom att använda programvara för hantering av policyer kan organisationer effektivisera interna processer och visa att de är ansvariga inför tillsynsmyndigheterna.
Ett system för hantering av policyer ger organisationer en lättanvänd, centraliserad lösning för att skapa, lagra och distribuera viktiga policydokument. Ett effektivt system för hantering av policyer har en konsekvent metod för att skapa policyer, ger struktur åt företagets rutiner och gör det lättare att följa upp efterlevnaden.
Det finns många anledningar till varför din organisation bör införa ett system för hantering av företagspolicy:
1. Automatisering av policyer
Policyhantering kan antingen utföras manuellt eller genom automatisering. Den manuella vägen kan vara en arbetskrävande process som ofta leder till felaktig rapportering och förvrängda resultat.
Genom att automatisera din hantering av företagspolicyer effektiviserar du processerna och sparar tid på ett antal viktiga uppgifter. Policyer kan slutföras i tid och på ett sätt som kan kontrolleras och mätas, vilket minskar effekterna av mänskliga fel.
Automatiseringen av policyhanteringen säkerställer att efterlevnaden är uppdaterad och att din organisation skyddas från risker och tvister.
2. Effektiv styrningsrapportering
Programvara för policyhantering tar itu med nyckelproblemet att visa att man följer lagkraven och att ge revisorerna och tillsynsmyndigheterna vederbörlig omsorg. Den ger transparent information i realtid som kan användas för att förbättra processerna inom organisationer och effektivt rikta in sig på de områden som utgör den största risken för datasäkerheten.
3. Hantera risker
Genomförandet av ett system för hantering av företagspolicy börjar med identifiering av risker och hantering av lämpliga kontroller för att minska riskerna. Ett av de problem som kan uppstå i denna process är att effektivt kommunicera policyer och förfaranden till de anställda.
Anställda utgör det största hotet mot en organisations rykte, så det är viktigt att införa ett system som garanterar användarnas medvetenhet och ser till att personalen får målinriktat innehåll om regelefterlevnad som är relevant och specifikt för deras roll.
Programvara för hantering av policyer säkerställer att alla användare i en målgrupp måste godkänna en policy eller genomföra tester före ett visst datum och en viss tid. Detta gör det möjligt för organisationer att på ett korrekt sätt avgöra om de anställda förstår policyn och visa att den efterlevs.
4. Rikta dig till flera användare
Ett effektivt system för hantering av policyer har möjlighet att rikta in sig på eller undanta specifika användargrupper. Policyer kan skilja sig åt inom en organisation, så specifika policyer kan behövas för enskilda avdelningar. Den här typen av målinriktning garanterar att rätt policy går till rätt personer vid rätt tidpunkt.
5. Främja användarnas deltagande och medvetenhet
Det är viktigt att organisationer uppnår och visar 100 % efterlevnad och att användarna är medvetna om viktiga policyer. Det är alltid effektivare att hantera efterlevnad när användarna är involverade, eftersom det ger dem en större förståelse för betydelsen av deras handlingar när det gäller informationshantering.
Ett effektivt system för hantering av policyer gör det möjligt för organisationer att mäta och visa på kontinuerliga förbättringar av medvetenheten och att lyfta fram områden som behöver uppmärksammas innan de utgör en risk för säkerheten och efterlevnaden.
MetaCompliance Enterprise Policy Management-programvaran innehåller alla de viktiga delar som krävs för att automatisera, leverera och hantera organisationens policyhantering. MetaEngage ger en exakt redovisning av medvetenheten om efterlevnaden, och de detaljerade förvaltningsrapporterna gör det möjligt för organisationer att identifiera de områden som utgör de största riskerna för datasäkerheten. Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa din organisation.
