Den här sista delen av bloggen i två delar om Brexit och GDPR handlar om efterlevnad och ansvarsskyldighet, vad Brexit innebär för företag i Storbritannien och var vi befinner oss nu med GDPR.
Läs den första delen här.
GDPR - efterlevnad och ansvarsskyldighet
För att följa GDPR krävs att alla personuppgifter som innehas identifieras, att man kan ange hur och varför uppgifterna samlas in och att man kan ange exakt var de insamlade uppgifterna lagras. För att en registeransvarig organisation ska kunna uppnå GDPR-överensstämmelse måste de först och främst göra en bedömning av sin nuvarande ställning för att identifiera brister i efterlevnaden. Genom att prioritera korrigeringsåtgärder kan en organisation sedan skapa en väg mot GDPR-överensstämmelse.
Personuppgiftsansvariga bör också vara medvetna om att de är ytterst ansvariga för att se till att reglerna följs och därför kan hållas ansvariga för behandlingen hos de personuppgiftsbiträden (t.ex. molntjänstleverantörer) som de anlitar. Detta kräver noggrant övervägande när man upprättar eller granskar kontrakt som sträcker sig längre än till den 25 maj 2018.
Ett återkommande tema i GDPR är ansvarsskyldighet. Organisationer måste kunna bevisa för både registrerade personer och tillsynsmyndigheter att de har valt rätt väg, ofta flera år efter det att det första beslutet har fattats. Dataskyddsombud är obligatoriska för vissa kategorier av organisationer, t.ex. offentliga myndigheter och organisationer som är involverade i högriskbehandling. Dataskyddsombudet måste ha "expertkunskap" om dataskyddslagstiftningen och det är deras uppgift att informera och ge råd om efterlevnad. I dataskyddsförordningen anges också behovet av en strategi för utformning och standardisering av dataskydd vid behandling av personuppgifter. Detta kräver att organisationer antar ett tänkesätt som bygger på proaktivitet snarare än reaktivitet och förebyggande snarare än åtgärdande. Användningen av konsekvensbedömningar för den personliga integriteten rekommenderas, och är i vissa fall obligatorisk, för att underlätta detta.
Brexit in, Big Business ut?
Det är en tid då data naturligtvis rör sig över gränserna. Om Storbritannien inte anses ha en tillräcklig skyddsnivå måste alla överföringar till Storbritannien juridiskt sett ske via EU:s modellklausuler, vilket är en mycket administrativ tung uppgift.
Modellklausuler används för att tillåta överföring av uppgifter till länder utanför EU och regleras av tillsynsmyndigheter. Det kan också behövas bindande företagsregler (Binding Corporate Rules, BCR). Dessa är i princip samma instrument som modellklausuler men fastställs av företaget självt för företagsinterna överföringar. Detta kommer att öka kostnaderna och kan leda till att vissa företag flyttar en del av sin verksamhet till EU, åtminstone tills saker och ting blir tydligare. Andra brittiska företag kommer troligen att skapa skuggföretag inom EU för att avgränsa uppgifter för enkelhetens skull, en komplicerad och dyr lösning som är utformad för att göra datahanteringen enklare. Företag från länder utanför EU kanske helt enkelt undviker att etablera sig i Storbritannien överhuvudtaget.
GDPR - Var är vi nu?
Statssekreterare Karen Bradley MP bekräftade detta vid mötet i kultur-, medie- och sportkommitténs Select Committee den 24 oktober 2016: "Vi kommer att vara medlemmar i EU 2018 och därför är det förväntat och helt normalt att vi väljer att ansluta oss till GDPR och sedan senare tittar på hur vi bäst kan hjälpa brittiska företag med dataskydd samtidigt som vi upprätthåller höga skyddsnivåer för allmänheten."
Under flera år har ICO och den brittiska regeringen drivit på för att reformera EU-lagstiftningen i syfte att få till stånd en fortsatt utveckling av Storbritanniens digitala ekonomi. Informationskommissionär Elizabeth Denham kommenterade detta:
"Tillväxten i den digitala ekonomin kräver allmänhetens förtroende för skyddet av (personuppgifter) ... ICO har åtagit sig att hjälpa företag och offentliga organ att förbereda sig för att uppfylla kraven i GDPR före maj 2018 och därefter."
Denham erkänner också att frågor om hur GDPR skulle fungera när Storbritannien lämnar EU fortfarande kommer att ställas, men detta bör inte avleda fokus från uppgiften att uppfylla GDPR senast i maj 2018.
Om du vill se till att din personal är fullt medveten om GDPR och hur den kommer att tillämpas på din organisation kan du kontakta oss för mer information eller begära en demo av vår eLearning-kurs om GDPR.
