I det nuværende økonomiske klima er det afgørende, at organisationer har et system til styring af virksomhedspolitikker, der kan hjælpe med at identificere og styre risici og samtidig beskytte mod skader på omdømme og truslen om store bøder.
Overholdelse kan vise sig at være en umulig opgave ved hjælp af eksisterende kommunikationsmetoder som e-mail og virksomhedens intranet, men ved hjælp af software til politikstyring kan organisationer strømline interne processer og demonstrere løbende ansvarlighed over for tilsynsmyndighederne.
Et politikstyringssystem giver organisationer en brugervenlig, centraliseret løsning til at oprette, opbevare og distribuere vigtige politikdokumenter. Et effektivt politikstyringssystem har en ensartet metode til at oprette politikker, giver struktur til virksomhedens procedurer og gør det lettere at følge overholdelsen af reglerne.
Der er mange grunde til, at din organisation bør implementere et Enterprise Policy Management System:
1. Automatisering af politikker
Politikstyring kan enten udføres manuelt eller gennem automatisering. Den manuelle metode kan være en arbejdskrævende proces, der ofte resulterer i unøjagtig rapportering og forvrængede resultater.
Ved at automatisere din virksomhedspolitikstyring kan du strømline processer og spare tid på en række vigtige opgaver. Politikker kan færdiggøres til tiden og på en måde, der kan kontrolleres og måles, hvilket reducerer virkningen af menneskelige fejl.
Automatiseringen af politikhåndtering sikrer, at overholdelse er opdateret, og at din organisation er beskyttet mod risici og retssager.
2. Effektiv rapportering om god forvaltningspraksis
Policy Management-software løser det centrale problem med at påvise overholdelse af lovkrav og give revisorerne og tilsynsmyndighederne den fornødne omhu. Det giver gennemsigtige realtidsoplysninger, der kan bruges til at forbedre processerne i organisationer og effektivt målrette de områder, der udgør den største risiko for datasikkerheden.
3. Håndtering af risici
Implementeringen af et system til forvaltning af virksomhedspolitikker begynder med identifikation af risici og forvaltning af passende kontroller for at mindske risikoen. Et af de problemer, der kan opstå i forbindelse med denne proces, er den effektive kommunikation af politikker og procedurer til medarbejderne.
Medarbejderne udgør den største trussel mod en organisations omdømme, så det er afgørende, at der indføres et system, der garanterer brugernes bevidsthed og sikrer, at medarbejderne præsenteres for målrettet indhold om overholdelse af reglerne, der er relevant og specifikt for deres rolle.
Software til politikstyring sikrer, at alle brugere i en målgruppe skal acceptere en politik eller gennemføre test inden en bestemt dato og et bestemt tidspunkt. Dette gør det muligt for organisationer at fastslå medarbejdernes forståelse af politikken og påvise overholdelse.
4. Målgruppe flere brugere
Et effektivt politikstyringssystem har mulighed for at målrette eller fritage bestemte grupper af brugere. Politikker kan være forskellige på tværs af en organisation, så der kan være behov for specifikke politikker for de enkelte afdelinger. Denne form for målretning sikrer, at den rigtige politik går til de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.
5. Fremme brugernes deltagelse og bevidsthed
Det er vigtigt, at organisationer opnår og demonstrerer 100 % overholdelse og brugernes bevidsthed om vigtige politikker. Styring af overholdelse er altid mere effektiv, når brugerne er involveret, da det giver dem en større forståelse af betydningen af deres handlinger i forbindelse med informationshåndtering.
Et effektivt system til forvaltning af politikker vil sætte organisationer i stand til at måle og påvise de løbende forbedringer i bevidstheden og fremhæve områder, der kræver opmærksomhed, før de udgør en risiko for sikkerheden og overholdelsen af reglerne.
MetaCompliance Enterprise Policy Management-softwaren indeholder alle de nøgleelementer, der er nødvendige for at automatisere, levere og administrere din organisations politikforvaltnings livscyklus. MetaEngage giver en nøjagtig redegørelse for niveauet af bevidsthed om overholdelse, og de detaljerede ledelsesrapporter gør det muligt for organisationer at udpege de områder, der udgør de største risici for datasikkerheden. Kontakt os for yderligere oplysninger om, hvordan vi kan hjælpe din organisation.
