En la actual coyuntura económica, es vital que las organizaciones cuenten con un sistema de gestión de políticas empresariales que ayude a identificar y gestionar los riesgos, protegiendo al mismo tiempo el daño a la reputación y la amenaza de cuantiosas multas.
El cumplimiento puede resultar una tarea imposible utilizando los métodos de comunicación existentes, como el correo electrónico y la intranet corporativa; sin embargo, mediante el uso de un software de gestión de políticas, las organizaciones pueden agilizar los procesos internos y demostrar una responsabilidad continua ante los reguladores.
Un sistema de gestión de políticas proporciona a las organizaciones una solución centralizada y fácil de usar para crear, almacenar y distribuir documentos políticos importantes. Un sistema eficaz de gestión de políticas tendrá un método coherente de creación de políticas, añade estructura a los procedimientos de la empresa y facilita el seguimiento del cumplimiento.
Hay muchas razones por las que su organización debería implantar un sistema de gestión de políticas empresariales:
1. Automatización de la política
La gestión de las políticas puede realizarse manualmente o mediante la automatización. La vía manual puede ser un proceso muy laborioso que a menudo da lugar a informes inexactos y resultados distorsionados.
Al automatizar la gestión de las políticas de su empresa, agilizará los procesos y ahorrará tiempo en una serie de tareas clave. Las políticas pueden completarse a tiempo, y de una manera que puede ser controlada y medida, reduciendo el impacto del error humano.
La automatización de la gestión de políticas garantizará que el cumplimiento esté al día y que su organización esté protegida de los riesgos y los litigios.
2. Informes de gobernanza eficaces
El software de gestión de políticas aborda el problema clave de demostrar el cumplimiento de los requisitos legislativos y proporcionar la debida atención a los auditores y reguladores. Proporciona información transparente en tiempo real que puede utilizarse para mejorar los procesos dentro de las organizaciones y centrarse eficazmente en las áreas que presentan el mayor riesgo para la seguridad de los datos.
3. Gestionar el riesgo
La implantación de un sistema de gestión de políticas empresariales comienza con la identificación de los riesgos y la gestión de los controles adecuados para conseguir mitigarlos. Uno de los problemas que pueden surgir con este proceso es la comunicación efectiva de las políticas y procedimientos a los empleados.
Los empleados representan la amenaza más importante para la reputación de una organización, por lo que es vital que se establezca un sistema que garantice la concienciación de los usuarios y asegure que el personal reciba contenidos de cumplimiento específicos y relevantes para su función.
El software de gestión de políticas garantiza que todos los usuarios de un grupo objetivo deben aceptar una política o realizar pruebas antes de una fecha y hora determinadas. Esto permite a las organizaciones determinar adecuadamente la comprensión de la política por parte de los empleados y demostrar su cumplimiento.
4. Dirigirse a múltiples usuarios
Un sistema eficaz de gestión de políticas tendrá la capacidad de dirigir o eximir a grupos específicos de usuarios. Las políticas pueden variar en toda la organización, por lo que pueden ser necesarias políticas específicas para los distintos departamentos. Este tipo de orientación garantiza que la política correcta se aplique a las personas adecuadas, en el momento adecuado.
5. Impulsar la participación y la concienciación de los usuarios
Es importante que las organizaciones logren y demuestren el 100% de cumplimiento y concienciación de los usuarios con las políticas clave. La gestión del cumplimiento es siempre más eficaz cuando los usuarios participan, ya que les permite comprender mejor la importancia de sus acciones en relación con el manejo de la información.
Un sistema eficaz de gestión de políticas permitirá a las organizaciones medir y demostrar las continuas mejoras en la concienciación, y poner de relieve las áreas que requieren atención antes de que supongan un riesgo para la seguridad y el cumplimiento.
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