Nell'attuale clima economico, è vitale che le organizzazioni abbiano un sistema di gestione delle politiche aziendali che possa aiutare a identificare e gestire il rischio, proteggendo al contempo dai danni alla reputazione e dalla minaccia di multe salate.
La conformità può rivelarsi un compito impossibile utilizzando i metodi di comunicazione esistenti come la posta elettronica e l'intranet aziendale, tuttavia attraverso l'uso del software di gestione delle politiche, le organizzazioni possono snellire i processi interni e dimostrare la responsabilità continua ai regolatori.
Un sistema di gestione delle politiche fornisce alle organizzazioni una soluzione centralizzata e facile da usare per creare, archiviare e distribuire importanti documenti di politica. Un efficace sistema di gestione delle politiche avrà un metodo coerente per creare le politiche, aggiunge struttura alle procedure aziendali e rende più facile tracciare la conformità.
Ci sono molte ragioni per cui la vostra organizzazione dovrebbe implementare un sistema di gestione delle politiche aziendali:
1. Automazione delle politiche
La gestione delle politiche può essere condotta manualmente o attraverso l'automazione. Il percorso manuale può essere un processo ad alta intensità di lavoro che spesso si traduce in rapporti imprecisi e risultati distorti.
Automatizzando la vostra gestione delle politiche aziendali, snellirete i processi e risparmierete tempo su una serie di compiti chiave. Le politiche possono essere completate in tempo, e in un modo che può essere controllato e misurato, riducendo l'impatto dell'errore umano.
L'automazione della gestione delle politiche assicurerà che la conformità sia aggiornata e che la vostra organizzazione sia protetta da rischi e controversie.
2. Rendicontazione di governance efficace
Il software di gestione delle politiche affronta il problema chiave di dimostrare la conformità ai requisiti legislativi e di fornire la dovuta attenzione a revisori e regolatori. Fornisce informazioni trasparenti in tempo reale che possono essere utilizzate per migliorare i processi all'interno delle organizzazioni, e indirizzare efficacemente le aree che presentano il maggior rischio per la sicurezza dei dati.
3. Gestire il rischio
L'implementazione di un sistema di gestione delle politiche aziendali inizia con l'identificazione dei rischi e la gestione di controlli adeguati per fornire la mitigazione del rischio. Uno dei problemi che possono sorgere con questo processo è la comunicazione efficace delle politiche e delle procedure ai dipendenti.
I dipendenti rappresentano la minaccia più significativa per la reputazione di un'organizzazione, quindi è vitale che venga messo in atto un sistema che garantisca la consapevolezza degli utenti e assicuri che al personale vengano presentati contenuti di conformità mirati che siano rilevanti e specifici per il loro ruolo.
Il software di gestione delle politiche assicura che tutti gli utenti di un gruppo di destinazione debbano accettare una politica o completare dei test entro una data e un'ora specifica. Questo permette alle organizzazioni di determinare correttamente la comprensione della politica da parte dei dipendenti e dimostrare la conformità.
4. Destinazione di più utenti
Un efficace sistema di gestione delle politiche avrà la capacità di indirizzare o esentare specifici gruppi di utenti. Le politiche possono essere diverse in un'organizzazione, quindi possono essere necessarie politiche specifiche per i singoli dipartimenti. Questo tipo di targeting assicura che la politica giusta vada alle persone giuste, al momento giusto.
5. Guidare la partecipazione e la consapevolezza degli utenti
È importante che le organizzazioni raggiungano e dimostrino il 100% di conformità e consapevolezza degli utenti con le politiche chiave. La gestione della conformità è sempre più efficace quando gli utenti sono coinvolti perché dà loro una maggiore comprensione del significato delle loro azioni per quanto riguarda il trattamento delle informazioni.
Un efficace sistema di gestione delle politiche permetterà alle organizzazioni di misurare e dimostrare i continui miglioramenti nella consapevolezza, ed evidenziare le aree che richiedono attenzione prima che rappresentino un rischio per la sicurezza e la conformità.
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