Sidst opdateret: 29. januar 2024
- Oversigt
1.1 Denne politik beskriver, hvad du skal gøre, hvis du har mistanke om, at noget på arbejdspladsen bringer dig eller andre i fare eller er ulovligt eller uetisk.
1.2 Denne politik gælder for alle medarbejdere, entreprenører, konsulenter, ledere, praktikanter, løsarbejdere og vikarer.
1.3 Hvis du er ansat, er denne politik ikke en del af din ansættelseskontrakt, og vi kan til enhver tid opdatere den.
- Hvad er whistleblowing?
2.1 Vi tilstræber at opretholde høje standarder for integritet i alt, hvad vi gør. Men alle organisationer kan af og til blive påvirket af adfærd, der er farlig, i strid med loven, eller som overtræder etiske eller professionelle regler. Hvis du har sådanne bekymringer, opfordrer vi dig til at rapportere dem med det samme - det kaldes "whistleblowing". Vi vil tage dine bekymringer alvorligt, de vil blive grundigt undersøgt, og du kan være sikker på, at der ikke vil være nogen repressalier.
2.2 De typer af bekymringer, du måske vil tage op med os via whistleblowing, kan omfatte:
- Enhver aktivitet, du mistænker for at være kriminel (f.eks. hjælp til skatteunddragelse);
- Enhver aktivitet, som du mistænker for at udgøre en risiko for sundhed og sikkerhed;
- Enhver aktivitet, som du har mistanke om kan skade miljøet;
- Enhver aktivitet, som du mistænker for at være i strid med vores antibestikkelsespolitik;
- Enhver manglende overholdelse af juridiske eller lovgivningsmæssige forpligtelser;
- Enhver manglende opfyldelse af professionelle krav; og/eller
- Ethvert forsøg på at skjule en eller flere af disse aktiviteter.
2.3 Tal med din leder eller HR, hvis du er usikker på, om noget, du er blevet opmærksom på, er dækket af denne politik. Hvis din klage handler om den måde, folk opfører sig på over for dig, skal du læse vores klagepolitik for at få vejledning i, hvordan du skal gå frem.
3. Sådan indberetter du en whistleblower-bekymring
3.1 I de fleste tilfælde bør du starte med at tage dine bekymringer op med din leder, enten ansigt til ansigt eller skriftligt.
3.2 Hvis du foretrækker ikke at gå til din leder, kan du skrive til HR eller en af virksomhedens direktører. Det bør du også gøre, hvis din bekymring er af meget alvorlig karakter.
3.3 I dit brev eller din e-mail skal der stå, at du gør opmærksom på dine bekymringer i henhold til denne politik, og derefter skal du forklare, hvad bekymringerne går ud på. Medtag alle de vigtigste fakta, datoer og navne på de involverede personer.
3.4 Du vil blive inviteret til et møde for at drøfte dine bekymringer, og du har ret til at blive ledsaget af en kollega eller fagforeningsrepræsentant til dette og eventuelle efterfølgende møder. Hvis du tager en ledsager med, beder vi om, at I begge accepterer at holde dine oplysninger fortrolige før og efter mødet og under en eventuel efterfølgende undersøgelse.
3.5 Efter det første møde vil vi undersøge dine bekymringer, og vi kan bede dig om at deltage i yderligere møder. For at undersøge sagen ordentligt kan vi inddrage specialister med særlig viden om eller erfaring med de spørgsmål, du har rejst.
3.6 Vi vil holde dig informeret om, hvordan vores undersøgelse skrider frem, og hvor lang tid den sandsynligvis vil tage. Det er ikke sikkert, at vi kan give dig detaljer om undersøgelsen (eller eventuelle handlinger, den fører til), da vi er nødt til at beskytte fortroligheden og overholde juridiske forpligtelser. Vi forstår, at det kan være frustrerende, og derfor vil vi gøre vores bedste for at forsikre dig om, at der er styr på tingene, og forklare, hvorfor vi handler, som vi gør.
3.7 Dine bekymringer vil blive behandlet retfærdigt, men vi kan ikke garantere, at resultatet af vores undersøgelser bliver det, du ønsker. Hvis du ikke er tilfreds med, hvordan vi har gennemført undersøgelserne, kan du tage sagen op med en anden direktør til yderligere overvejelse.
3.8 De fleste bekymringer fremsættes med gode intentioner, men det sker, at nogen fremsætter en falsk anklage af ond vilje, eller fordi de tror, de har noget at vinde. Enhver, der gør dette, vil blive straffet i henhold til vores disciplinærpolitik og risikerer at blive afskediget for grov forseelse.
- Fortrolighed og anonymitet
4.1 Der er stor forskel på at ville holde sine bekymringer fortrolige og på at afsløre dem anonymt. Vi fraråder aktivt anonym whistleblowing. Bekymringer, der fremsættes anonymt, er meget vanskelige - og nogle gange umulige - at undersøge. Vi kan ikke afgøre, om beskyldningerne er troværdige, uden at kunne bede dig om flere detaljer eller en afklaring, og det gør det svært at træffe en informeret beslutning. Derfor opfordrer vi dig til ikke at indberette sager anonymt.
4.2 Hvis du ikke føler dig tryg ved at rapportere din bekymring åbent, så fortæl os det, og vi vil gøre alt, hvad vi kan for at beskytte din identitet. Vi vil måske afsløre din identitet for folk, der er involveret i undersøgelsen, men vi vil altid diskutere dette med dig først.
4.3 Du er beskyttet mod repressalier i henhold til denne politik (se afsnit 5), men hvis du stadig er bekymret, så tal med os. Vi vil undersøge, hvor langt vi kan gå for at holde dine bekymringer fortrolige.
5. Hvordan vi beskytter whistleblowere
5.1 Hvis du rejser en reel bekymring i henhold til denne politik, vil vi støtte dig fuldt ud, selv hvis vi gennem vores undersøgelser finder ud af, at du har begået en fejl, eller at der ikke er sket et brud på politikken, en juridisk forpligtelse eller en anden aktivitet, der er beskrevet i afsnit 2.2 ovenfor. Men hvis du føler, at du er blevet behandlet dårligt som følge af, at du har rejst en bekymring, skal du straks fortælle os det. Informer først din leder, og hvis sagen ikke er løst, skal du følge den formelle proces i vores klagepolitik.
5.2 Alle whistleblowere får samme beskyttelse, så du må ikke true eller på anden måde behandle andre dårligt, der har givet udtryk for bekymring i henhold til denne politik. Hvis du gør det, kan du blive udsat for en disciplinærsag, som kan omfatte afskedigelse på grund af grov forseelse. Whistlebloweren kan også lægge sag an mod dig.
5.3 Du kan få yderligere råd om whistleblowing, beskyttelse af fortrolighed og beskyttelse mod repressalier på: www.protect-advice.org.uk Protect er en uafhængig velgørenhedsorganisation, som også tilbyder en rådgivningslinje (020 3117 2520).
- Bring dine bekymringer uden for virksomheden
6.1 Denne politik skitserer processen for at rejse, undersøge og løse forseelser på arbejdspladsen. Det er sjældent nødvendigt - eller fra vores synspunkt ønskeligt - at nogen uden for virksomheden bliver involveret, når der fremsættes en påstand om whistleblowing.
6.2 Denne politik dækker handlinger foretaget af tredjeparter som f.eks. leverandører, serviceudbydere og kunder samt vores medarbejdere. Hvis du har bekymringer om en tredjepart, opfordres du til at tage dem op med os, før du henvender dig til andre.
6.4 At gøre medierne opmærksomme på en bekymring - især før eller under en intern undersøgelse - er næsten aldrig berettiget eller passende i nogen situation. Vi fraråder dig på det kraftigste at gøre det, og vi vil behandle enhver kontakt med pressen som et alvorligt disciplinært problem, der berettiger til afskedigelse, medmindre der foreligger ekstraordinære omstændigheder. Vi forventer normalt, at du har taget alle rimelige skridt til at håndtere sagen internt eller med en ekstern tilsynsmyndighed, og at du har fået fuld rådgivning fra en advokat eller fra Protect, før du er berettiget til at henvende dig til pressen.