Policy för visselblåsning

Senast uppdaterad: 29 januari 2024

1. Översikt

1.1 Denna policy beskriver vad du ska göra om du misstänker att något på arbetet utsätter dig eller andra för fara eller är olagligt eller oetiskt.

1.2 Denna policy gäller för alla anställda, entreprenörer, konsulter, tjänstemän, praktikanter, tillfälligt anställda och inhyrd personal.

1.3 Om du är anställd utgör denna policy inte en del av ditt anställningsavtal och vi kan uppdatera den när som helst.

2. Vad är whistleblowing?

2.1 Vi strävar efter att upprätthålla en hög integritetsstandard i allt vi gör. Alla organisationer kan dock ibland påverkas av beteenden som är farliga, strider mot lagen eller som bryter mot etiska eller professionella koder. Om du har några sådana farhågor uppmuntrar vi dig att rapportera dem omedelbart - detta kallas "whistleblowing". Vi kommer att ta din oro på allvar, den kommer att utredas grundligt och du kan vara säker på att det inte blir några repressalier.

2.2 De typer av problem som du kanske vill ta upp med oss genom visselblåsning kan omfatta

• All verksamhet som du misstänker är brottslig (till exempel underlättande av skatteflykt);
• Alla aktiviteter som du misstänker äventyrar hälsa och säkerhet;
• Alla aktiviteter som du misstänker kan skada miljön;
• Alla aktiviteter som du misstänker bryter mot vår policy mot mutor;
• Eventuell underlåtenhet att uppfylla rättsliga eller regulatoriska skyldigheter;
• underlåtenhet att uppfylla yrkesmässiga krav; och/eller
• Alla försök att dölja en eller flera av dessa aktiviteter.

2.3 Tala med din chef eller HR om du är osäker på om något som du har blivit medveten om omfattas av denna policy. Om ditt klagomål handlar om hur människor beter sig mot dig bör du läsa vår policy för klagomål för att få vägledning om hur du ska gå tillväga.

      3. Hur man tar upp en visselblåsarfråga

3.1 I de flesta fall bör du börja med att ta upp dina problem med din chef, antingen ansikte mot ansikte eller skriftligen.

3.2 Om du föredrar att inte gå till din chef kan du skriva till HR eller till någon av bolagets direktörer. Du bör också göra detta om dina farhågor är av mycket allvarlig karaktär.

3.3 I ditt brev eller e-postmeddelande ska du ange att du tar upp dina farhågor enligt denna policy och sedan förklara vilka farhågorna är. Inkludera alla viktiga fakta, datum och namnen på de inblandade personerna.

3.4 Du kommer att bjudas in till ett möte för att diskutera dina farhågor, och du har rätt att åtföljas av en kollega eller facklig representant vid detta och eventuella efterföljande möten. Om du tar med dig en följeslagare ber vi er båda att komma överens om att hålla dina avslöjanden konfidentiella före och efter mötet och under den utredning som kan följa.

3.5 Efter det inledande mötet kommer vi att utreda dina frågor och vi kan komma att be dig att delta i ytterligare möten. För att göra en korrekt utredning kan vi involvera specialister med särskild kunskap om eller erfarenhet av de frågor som du har tagit upp.

3.6 Vi kommer att hålla dig informerad om hur vår utredning fortskrider och hur lång tid den sannolikt kommer att ta. Vi kanske inte kan ge dig några detaljer om utredningen (eller eventuella åtgärder som den leder till) eftersom vi måste skydda sekretessen och uppfylla rättsliga skyldigheter. Vi förstår att detta kan vara frustrerande, och vi kommer därför att göra vårt bästa för att försäkra dig om att allt är under kontroll och förklara varför vi agerar som vi gör.

3.7 Din oro kommer att behandlas rättvist, men vi kan inte garantera att resultatet av våra utredningar blir det du vill ha. Om du inte är nöjd med hur vi har genomfört utredningen kan du ta upp ärendet med en annan direktör för vidare behandling.

3.8 De flesta anmälningar görs med goda avsikter, men ibland gör någon en falsk anmälan av illvilja eller för att de tror att de har något att vinna. Den som ertappas med att göra detta kommer att bli föremål för åtgärder enligt vår disciplinära policy och riskerar att avskedas för grov tjänstefel.

4. Konfidentialitet och anonymitet

4.1 Det är en väsentlig skillnad mellan att vilja hålla sin oro konfidentiell och att göra ett avslöjande anonymt. Vi avråder aktivt från anonymt visselblåsande. Anklagelser som framförs anonymt är mycket svåra - och ibland omöjliga - att utreda. Vi kan inte avgöra om anklagelserna är trovärdiga utan att kunna be dig om fler detaljer eller förtydliganden, och det gör det svårt att fatta ett välgrundat beslut. Det är därför vi uppmanar dig att inte rapportera ärenden anonymt.

4.2 Om du inte känner dig bekväm med att rapportera din oro öppet, berätta det för oss så kommer vi att göra allt vi kan för att skydda din identitet. Vi kanske vill avslöja din identitet för personer som är inblandade i utredningen, men vi kommer alltid att diskutera detta med dig först.

4.3 Du är skyddad från repressalier enligt denna policy (se punkt 5), men om du fortfarande är orolig kan du prata med oss. Vi kommer att undersöka hur långt vi kan gå för att hålla din oro konfidentiell.

    5. Hur vi skyddar visselblåsare

5.1 Om du tar upp ett verkligt problem enligt denna policy kommer vi att stödja dig fullt ut även om vi genom våra undersökningar finner att du har gjort ett misstag eller att det inte har förekommit något brott mot policyn, någon rättslig skyldighet eller annan aktivitet som anges i punkt 2.2 ovan. Men om du anser att du har blivit illa behandlad på grund av att du har tagit upp ett problem måste du genast berätta det för oss. Informera först din chef och om ärendet inte har lösts måste du följa den formella processen i vår policy för klagomål.

5.2 Alla visselblåsare ges samma skydd, så du får inte hota eller på annat sätt behandla andra illa som har tagit upp problem enligt denna policy. Om du gör det kan du bli föremål för disciplinära åtgärder som kan omfatta uppsägning på grund av grovt tjänstefel. Visselblåsaren kan också ha möjlighet att vidta rättsliga åtgärder mot dig.

5.3 Du kan få ytterligare råd om visselblåsning, skydd av sekretess och skydd mot repressalier på: www.protect-advice.org.uk Protect är en oberoende välgörenhetsorganisation som också erbjuder en rådgivningstelefon (020 3117 2520).

6. Ta upp dina frågor utanför företaget

6.1 Denna policy beskriver processen för att ta upp, utreda och lösa missförhållanden på arbetsplatsen. Det är sällan nödvändigt - eller, ur vår synvinkel, önskvärt - att någon utanför företaget blir inblandad när en visselblåsare gör en anklagelse.

6.2 Denna policy omfattar åtgärder som vidtas av tredje part, t.ex. leverantörer, tjänsteleverantörer och kunder, samt av vår personal. Om du har frågor om en tredje part uppmuntrar vi dig att ta upp dem med oss innan du vänder dig till någon annan.

6.4 Att informera media om ett problem - särskilt före eller under en intern utredning - är nästan aldrig motiverat eller lämpligt i någon situation. Vi avråder dig starkt från att göra det och kommer att behandla varje kontakt med pressen som en allvarlig disciplinär fråga som motiverar uppsägning om inte exceptionella omständigheter föreligger. Vi förväntar oss normalt att du har vidtagit alla rimliga åtgärder för att hantera ärendet internt eller med en extern tillsynsmyndighet, och att du har tagit fullständig rådgivning från en advokat eller från Protect innan du är berättigad att kontakta pressen.