¿Quiere saber qué es un sistema de gestión de políticas y por qué lo necesita? Un sistema de gestión de políticas (PMS) es una plataforma de software, normalmente alojada en un entorno en la nube, para centralizar el acceso y la administración.
Disponer de políticas empresariales claras y coherentes en ámbitos como la ciberseguridad y el cumplimiento de la normativa es una norma establecida en el lugar de trabajo moderno.
Las estadísticas reflejan esta situación: en el Reino Unido, el 80% de las empresas cuentan con políticas sobre almacenamiento de datos y el 76% sobre prácticas de trabajo remoto o móvil. En Estados Unidos, casi todas las grandes empresas tienen una política de ciberseguridad.
Las políticas y los procedimientos son la autoridad a la que recurre la empresa en un asunto determinado, como la ciberseguridad, y sirven de manual de trabajo. Las políticas contienen información vital que permite a su organización cumplir la normativa, responder a las ciberamenazas, orientar sobre cómo notificar incidentes, formar a los empleados e informar de los procesos a las partes interesadas.
Sin embargo, el estado cambiante de la normativa y la ciberseguridad puede hacer que las pólizas queden rápidamente desfasadas.
Además, saber quién ha leído y aceptado las nuevas políticas y quién no puede ser una tarea onerosa. Esta situación puede agravarse fácilmente y llevar a una empresa al incumplimiento de la normativa. El software de gestión de políticas evita que se produzca esta situación.
A continuación le explicamos qué es un sistema de gestión de políticas y qué puede ofrecer a su empresa.
Los tres pilares de un sistema de gestión de políticas
El PMS alojará, gestionará, distribuirá y controlará el contenido de las políticas de una empresa. Actúa un poco como una plataforma de gestión de documentos, pero se centra en las políticas. Un PMS suele tener una capacidad de firma digital incorporada para capturar la atestación de los empleados. Un sistema de gestión de políticas evitará que su empresa tenga un enfoque disperso y subóptimo de las políticas.
Por ello, un buen sistema de gestión de políticas está estructurado sobre tres importantes pilares:
Basado en la nube: proporciona un pivote centralizado para almacenar, gestionar y distribuir el contenido de las políticas. Esto pone fin a la dependencia de los correos electrónicos que distribuyen los documentos y las actualizaciones de las políticas, añadiendo una capa de control sobre las versiones, el almacenamiento y la distribución: esto garantiza que solo se utiliza la última versión de una política.
Rendición de cuentas integrada: la aceptación y aprobación de políticas son aspectos importantes de la gestión y el cumplimiento de las mismas. Un servicio centralizado, automatizado y distribuible que entrega las políticas a empleados y partes interesadas, utiliza firmas digitales y funciones de auditoría para garantizar la rendición de cuentas y capturar los acuerdos.
Medir y mejorar: un sistema de gestión de políticas debe estar diseñado para proporcionar la medición y la auditoría necesarias para ajustar y mejorar las políticas a medida que los acontecimientos cambian el panorama del cumplimiento y la seguridad.
Los sistemas de gestión de políticas también deben ser fáciles de usar. Esta facilidad de uso debe aumentarse mediante niveles de acceso, desde la edición completa hasta las opciones de acceso de sólo visualización.
El control de versiones es un elemento fundamental de una solución de gestión de políticas, que se utiliza para realizar un seguimiento de los cambios: la creación de políticas suele ser un proceso de colaboración; los equipos que trabajan en los documentos de políticas deben poder realizar un seguimiento de los cambios a medida que el documento atraviesa su ciclo de vida, lo que debe incluir las revisiones en curso.
Ventajas de utilizar un sistema de gestión de políticas
Aparte de las ventajas de gestión de riesgos que conlleva el uso de un sistema de gestión de políticas centralizado y automatizado, algunas de las ventajas generales son:
Proteja su reputación
Según una encuesta realizada en 2021 por Invisibly, la privacidad es importante para los consumidores. Un sistema de gestión de políticas ayuda a proteger a su empresa contra litigios y multas, lo que, a su vez, contribuye a mantener una buena reputación de marca.
Al facilitar una política de seguridad y privacidad de datos que refleje las expectativas de los clientes, así como el cumplimiento de la normativa, puede demostrar su compromiso con la privacidad y la seguridad.
Reducir el coste y el esfuerzo de la gestión de las políticas
Los días en que se imprimían decenas de miles de páginas de documentación sobre políticas han quedado atrás gracias al sistema de gestión de políticas basado en la nube. Esto no solo ayuda en la batalla contra el cambio climático, sino que ahorra dinero a la empresa a largo plazo.
También se reduce el esfuerzo, ya que los administradores de políticas pueden gestionar más fácilmente el ciclo de vida de una política, actualizarla a distancia, auditar su movimiento y acceso, localizarla fácilmente y asegurarse de que los empleados han aceptado su contenido, todo ello desde una consola central.
Mantener el cumplimiento de la normativa de protección de datos
Una forma centralizada de gestionar las políticas simplifica el seguimiento de las actualizaciones de la normativa de protección de datos. Las políticas pueden actualizarse rápidamente y volverse a publicar para los empleados y otras personas que necesiten tenerlas a la vista.
El uso de la tecnología de firma digital permite registrar el acuerdo con cualquier cambio. Además, el uso de un sistema de gestión centralizado para manejar las políticas garantiza que se puedan proporcionar rápidamente pruebas documentales y de auditoría del cumplimiento. En otras palabras, un PMS proporciona el papeleo y la pista de auditoría necesarios para establecer y mantener el cumplimiento de normativas como la PCI.
Captar la participación de los empleados y confirmar su responsabilidad
Un sistema de gestión de políticas debe ser capaz de distribuir políticas importantes a los empleados y fomentar su adopción mediante notificaciones automáticas. Por ejemplo, las políticas de seguridad suelen incluir cláusulas que obligan a los empleados a entender que determinadas acciones podrían dar lugar a medidas disciplinarias.
Es un punto legal importante que los empleados entiendan este aspecto de su trabajo y lo acepten firmando digitalmente la política para demostrar que la han leído y aceptado. Un sistema de gestión de políticas ofrece un método automatizado de seguimiento del movimiento de una política a medida que se crea, distribuye, actualiza, abre, lee, etc. La capacidad adicional de firma digital permite a los empleados y al resto del personal afirmar una política.
Este ciclo de vida y evento de firma da lugar a una pista de auditoría que está disponible como un informe del PMS, cuantificando la participación de los empleados y proporcionando un método de responsabilidad.
Demostrar la mejora continua de la concienciación en materia de seguridad
El cumplimiento y la concienciación en materia de seguridad pueden medirse mediante métricas generadas por el sistema de gestión de políticas. Esto proporciona pruebas para demostrar a los reguladores que su empresa está involucrando plenamente al personal en los requisitos de la política, incluyendo las expectativas en torno a la higiene de la seguridad y la privacidad de los datos.
Los sistemas son mucho más que un lugar donde almacenar y utilizar documentos de políticas: un buen sistema de gestión de políticas permitirá a sus responsables de seguridad crear documentos de políticas optimizados a lo largo de un ciclo de vida que a menudo experimenta cambios continuos; la gestión centralizada de políticas se utiliza también para automatizar el cumplimiento, generando pruebas documentales de la formación sobre concienciación en materia de seguridad; un sistema de gestión de políticas es una herramienta esencial utilizada para captar la adhesión de los empleados a una política.
Proporciona un marco para captar y difundir las expectativas que conlleva la función de un empleado en términos de ciberseguridad, datos, normativa y privacidad.
Al utilizar un sistema de gestión de políticas para gestionar los documentos normativos, una empresa puede garantizar la gestión del cumplimiento e implicar a los empleados en el proceso.
