Volete sapere che cos'è un Policy Management System e perché ne avete bisogno? Un Policy Management System (PMS) è una piattaforma software, in genere ospitata in un ambiente cloud, per centralizzare l'accesso e l'amministrazione.
Avere politiche aziendali chiare e coerenti in aree come la sicurezza informatica e la conformità è una norma consolidata nel posto di lavoro moderno.
Le statistiche riflettono questa situazione: nel Regno Unito, l '80% delle aziende dispone di politiche sull'archiviazione dei dati e il 76% sulle pratiche di lavoro in remoto o in mobilità. Negli Stati Uniti, quasi tutte le grandi aziende hanno una politica di sicurezza informatica.
Le policy e le procedure sono l'autorità aziendale su un determinato argomento, come la sicurezza informatica, e fungono da manuale per il lavoro. Le policy contengono informazioni fondamentali per consentire all'organizzazione di soddisfare la conformità normativa, rispondere alle minacce informatiche, fornire indicazioni su come segnalare gli incidenti, formare i dipendenti e informare gli stakeholder sui processi.
Tuttavia, lo stato mutevole dei regolamenti e della sicurezza informatica può significare che le politiche possono andare rapidamente fuori moda.
Inoltre, sapere chi ha letto e chi non ha accettato le nuove politiche può essere un compito gravoso. Questa situazione può facilmente degenerare e mettere l'azienda in una situazione di non conformità normativa. Il software di gestione delle politiche evita che si verifichi questa situazione.
Ecco una panoramica su cosa è un sistema di gestione delle politiche e cosa può offrire alla vostra azienda.
I tre pilastri di un sistema di gestione delle politiche
Il PMS ospita, gestisce, distribuisce e tiene traccia dei contenuti delle polizze aziendali. Funziona un po' come una piattaforma di gestione dei documenti, ma si concentra sulle policy. In genere, un PMS dispone di una funzionalità di firma digitale incorporata per acquisire l'attestazione dei dipendenti. Un sistema di gestione delle policy impedirà alla vostra azienda di avere un approccio dispersivo e subottimale alle policy.
Come tale, un buon sistema di gestione delle politiche è strutturato su tre importanti pilastri:
Basato sul cloud: fornendo un perno centralizzato per archiviare, gestire e distribuire il contenuto della policy. Questo pone fine alla dipendenza dalle e-mail che distribuiscono i documenti e gli aggiornamenti delle politiche, aggiungendo un livello di controllo sulle versioni, lo stoccaggio e la distribuzione: questo assicura che solo l'ultima versione di una politica venga utilizzata.
Responsabilità integrata: l' accettazione e l'approvazione delle politiche sono aspetti importanti della gestione delle politiche e della conformità. Un servizio centralizzato, automatizzato e distribuibile che fornisca le policy ai dipendenti e agli stakeholder, utilizza le firme digitali e le funzioni di audit per garantire la responsabilità e catturare gli accordi.
Misurare e migliorare: un sistema di gestione delle politiche dovrebbe essere progettato per fornire la misurazione e l'audit necessari per regolare e migliorare le politiche man mano che gli eventi cambiano il panorama della conformità e della sicurezza.
I sistemi di gestione delle politiche dovrebbero anche essere facili da usare. Questa facilità d'uso dovrebbe essere aumentata utilizzando livelli di accesso, dalla modifica completa alle opzioni di accesso di sola visualizzazione.
Il controllo delle versioni è un elemento fondamentale di una soluzione di gestione delle policy, utilizzato per tenere traccia delle modifiche: la creazione delle policy è spesso un processo collaborativo; i team che lavorano sui documenti delle policy devono essere in grado di tenere traccia delle modifiche durante il ciclo di vita del documento, che deve includere le revisioni in corso.
Vantaggi dell'uso di un sistema di gestione delle politiche
Oltre ai vantaggi in termini di gestione del rischio che derivano dall'utilizzo di un sistema di gestione delle politiche centralizzato e automatizzato, alcuni vantaggi di carattere generale includono
Proteggi la tua reputazione
Secondo un sondaggio del 2021 di Invisibly, la privacy è importante per i consumatori. Un Policy Management System aiuta a proteggere la vostra azienda da controversie e multe, il che, a sua volta, aiuta a mantenere una buona reputazione del marchio.
Facilitando una politica di sicurezza dei dati e della privacy reattiva che riflette le aspettative dei clienti e soddisfa i regolamenti, si può dimostrare un impegno per la privacy e la sicurezza.
Ridurre il costo e lo sforzo della gestione delle politiche
I giorni in cui si stampavano decine di migliaia di pagine di documentazione sulle politiche sono finiti da un pezzo grazie al Policy Management System basato sul cloud. Questo non solo aiuta nella battaglia contro il cambiamento climatico, ma fa risparmiare soldi all'azienda a lungo termine.
Anche lo sforzo è ridotto, dato che gli amministratori di policy possono gestire più facilmente il ciclo di vita di una policy, aggiornarla in remoto, controllarne il movimento e l'accesso, localizzarla facilmente e garantire che i dipendenti abbiano accettato il suo contenuto, tutto da una console centrale.
Mantenere la conformità ai regolamenti sulla protezione dei dati
Un modo centralizzato di gestire le politiche rende più semplice stare al passo con gli aggiornamenti delle normative sulla protezione dei dati. Le politiche possono essere aggiornate rapidamente e riemesse ai dipendenti e ad altri che hanno bisogno di vederle.
Utilizzando la tecnologia della firma digitale, l'accordo con qualsiasi modifica può essere catturato. Inoltre, l'utilizzo di un sistema di gestione centralizzato per gestire le politiche assicura la possibilità di fornire rapidamente prove documentali e di audit di conformità. In altre parole, un PMS fornisce la documentazione e l'audit trail necessari per stabilire e mantenere la conformità con i regolamenti come il PCI.
Catturare il consenso dei dipendenti e confermare la responsabilità
Un sistema di gestione delle politiche deve essere in grado di distribuire le politiche importanti ai dipendenti e di incoraggiarne l'adozione attraverso notifiche automatiche. Ad esempio, le politiche di sicurezza spesso contengono clausole che richiedono ai dipendenti di comprendere che determinate azioni potrebbero portare a misure disciplinari.
È un punto legale importante che gli impiegati capiscano questo aspetto del loro lavoro e lo accettino firmando digitalmente la politica per dimostrare che l'hanno letta e accettata. Un sistema di gestione delle politiche offre un metodo automatizzato per tracciare il movimento di una politica mentre viene creata, distribuita, aggiornata, aperta, letta, ecc. La capacità aggiuntiva di firma digitale permette agli impiegati e ad altro personale di affermare una politica.
Questo ciclo di vita e l'evento della firma si traducono in una traccia di controllo che è disponibile come rapporto dal PMS, quantificando il buy-in dei dipendenti e fornendo un metodo di responsabilità.
Dimostrare continui miglioramenti nella consapevolezza della sicurezza
La conformità e la consapevolezza della sicurezza possono essere misurate utilizzando le metriche generate dal Policy Management System. Ciò fornisce le prove per dimostrare alle autorità di regolamentazione che la vostra azienda sta coinvolgendo pienamente il personale nei requisiti della politica, comprese le aspettative sull'igiene della sicurezza e la privacy dei dati.
I sistemi sono molto più di un semplice luogo in cui archiviare e utilizzare i documenti delle policy: un buon sistema di gestione delle policy consentirà ai vostri campioni della sicurezza di creare documenti ottimizzati sulle policy in un ciclo di vita che spesso subisce continue modifiche; la gestione centralizzata delle policy viene utilizzata anche per automatizzare la conformità, generando prove documentali della formazione sulla consapevolezza della sicurezza; un sistema di gestione delle policy è uno strumento essenziale utilizzato per acquisire l'adesione dei dipendenti a una policy.
Fornisce un quadro per catturare e diffondere le aspettative portate dal ruolo di un dipendente in termini di sicurezza informatica, dati, regolamenti e privacy.
Utilizzando un sistema di gestione delle politiche per gestire i documenti delle politiche, un'azienda può garantire la gestione della conformità e coinvolgere i dipendenti nel processo.
