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O que é um Sistema de Gestão de Políticas, e porque é que precisa dele

o que é um sistema de gestão de políticas

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Então, quer saber o que é um Sistema de Gestão de Políticas e porque precisa dele? Um Sistema de Gestão de Políticas (PMS) é uma plataforma de software, normalmente alojada num ambiente de nuvem, para centralizar o acesso e a administração.

Ter políticas empresariais claras e consistentes em áreas como a segurança e conformidade cibernética é uma norma estabelecida no local de trabalho moderno.

As estatísticas reflectem esta situação, com 80% das empresas a terem políticas sobre armazenamento de dados e 76% sobre práticas de trabalho à distância ou móveis no Reino Unido. Nos EUA, quase todas as grandes empresas têm uma política de segurança cibernética.

As políticas e procedimentos são a autoridade da empresa sobre um determinado assunto como a segurança cibernética e funcionam como um manual de trabalho. As políticas contêm informações vitais para permitir à sua organização cumprir a regulamentação, responder a ameaças cibernéticas, dar orientações sobre como comunicar incidentes, formar funcionários e informar as partes interessadas sobre os processos.

No entanto, a alteração do estado dos regulamentos e da segurança cibernética pode significar que as políticas podem ficar rapidamente desactualizadas.

Além disso, saber quem leu e quem não leu e concordou com novas políticas pode ser uma tarefa onerosa. Esta situação pode facilmente agravar-se e colocar uma empresa em situação de incumprimento regulamentar. O Software de Gestão de Políticas impede que esta situação surja.

Aqui está um olhar sobre o que é um sistema de gestão de políticas e o que pode oferecer à sua empresa.

Os Três Pilares de um Sistema de Gestão de Políticas

O PMS irá alojar, gerir, distribuir, e seguir o conteúdo da política de uma empresa. Actua um pouco como uma plataforma de gestão de documentos, mas está centrada nas políticas. Um PMS tem tipicamente uma capacidade de assinatura digital embutida para capturar atestados de funcionários. Um sistema de gestão de políticas impedirá a sua empresa de ter uma abordagem dispersa e sub-óptima das políticas.

Como tal, um bom Sistema de Gestão de Políticas está estruturado sobre três pilares importantes:

Baseado na nuvem: fornecendo um pivô centralizado para armazenar, gerir e distribuir conteúdos políticos. Isto impede a dependência dos e-mails que distribuem documentos e actualizações de políticas, acrescentando uma camada de controlo sobre versões, armazenamento e distribuição: isto assegura que apenas a última versão de uma política está a ser utilizada.

Responsabilidade integrada: a aceitação e aprovação de políticas são aspectos importantes da gestão e conformidade de políticas. Um serviço centralizado, automatizado e distribuível que fornece políticas aos funcionários e partes interessadas, utiliza assinaturas digitais e funções de auditoria para assegurar a responsabilização e acordos de captura.

Medir e melhorar: um Sistema de Gestão de Políticas deve ser concebido para fornecer as medições e auditorias necessárias para ajustar e melhorar as políticas à medida que os acontecimentos mudam o panorama de conformidade e segurança.

Os Sistemas de Gestão de Políticas também devem ser fáceis de utilizar. Esta facilidade de utilização deve ser aumentada utilizando níveis de acesso, desde a edição completa até às opções de acesso apenas para visualização.

O controlo das versões é fundamental numa solução de gestão de políticas, utilizada para acompanhar as mudanças: a criação de políticas é frequentemente um processo colaborativo; as equipas que trabalham nos documentos de políticas devem ser capazes de acompanhar as mudanças à medida que o documento atravessa o seu ciclo de vida - isto deve incluir as revisões em curso.

Vantagens da utilização de um Sistema de Gestão de Políticas

Para além dos benefícios de gestão de risco que advêm da utilização de um Sistema de Gestão de Políticas centralizado e automatizado, alguns benefícios gerais incluem:

Proteja a sua Reputação

De acordo com um inquérito de 2021 da Invisibly, a privacidade é importante para os consumidores. Um Sistema de Gestão de Políticas ajuda a proteger a sua empresa contra litígios e multas, o que, por sua vez, ajuda a manter uma boa reputação de marca.

Ao facilitar uma política de segurança e privacidade de dados responsiva que reflicta as expectativas dos clientes, bem como o cumprimento dos regulamentos, pode demonstrar um compromisso com a privacidade e segurança.

Reduzir o custo e o esforço das políticas de gestão

Os dias de impressão de dezenas de milhares de páginas de documentação política já lá vão há muito tempo, graças ao Sistema de Gestão de Políticas baseado na nuvem. Isto não só ajuda na batalha das alterações climáticas, como também poupa o dinheiro de uma empresa a longo prazo.

O esforço é também reduzido, uma vez que os administradores de políticas podem gerir mais facilmente o ciclo de vida de uma política, actualizá-la remotamente, auditar o seu movimento e acesso, localizá-la facilmente, e assegurar que os empregados concordaram com o seu conteúdo, tudo a partir de uma consola central.

Manter o Cumprimento dos Regulamentos de Protecção de Dados

Uma forma centralizada de gerir as políticas simplifica o acompanhamento das actualizações do regulamento de protecção de dados. As políticas podem ser actualizadas rapidamente e reemitidas aos funcionários e a outras pessoas que necessitem de as ver.

Através da utilização da tecnologia de assinatura digital, é possível obter um acordo com quaisquer alterações. Além disso, a utilização de um sistema de gestão centralizado para tratar das políticas assegura que se pode fornecer rapidamente provas documentais e de auditoria de conformidade. Por outras palavras, um SGP fornece a papelada e a pista de auditoria necessárias para estabelecer e manter a conformidade com regulamentos como o PCI.

Capturar o Buy-in dos empregados e confirmar a prestação de contas

Um Sistema de Gestão de Políticas deverá ser capaz de distribuir políticas importantes aos empregados e encorajar a sua adopção através de notificações automáticas. Por exemplo, as políticas de segurança têm frequentemente cláusulas que exigem que os empregados compreendam que certas acções podem levar a medidas disciplinares.

É um ponto jurídico importante que os empregados compreendam este aspecto do seu trabalho e o aceitem assinando digitalmente a política para demonstrar que a leram e aceitaram. Um Sistema de Gestão de Políticas oferece um método automatizado de acompanhamento do movimento de uma política à medida que é criada, distribuída, actualizada, aberta, lida, etc. A capacidade adicional de assinatura digital permite aos funcionários e outro pessoal afirmar uma apólice.

Este ciclo de vida e este evento de assinatura resulta numa pista de auditoria que está disponível como um relatório do PMS, quantificando a adesão dos empregados e fornecendo um método de responsabilização.

Demonstrar melhorias contínuas na sensibilização para a segurança

O cumprimento e a consciência de segurança podem ser medidos utilizando métricas geradas pelo Sistema de Gestão de Políticas. Isto fornece provas para demonstrar aos reguladores que a sua empresa está a envolver plenamente o pessoal nos requisitos da política, incluindo expectativas em torno da higiene de segurança e privacidade dos dados.

Os sistemas são muito mais do que apenas um local para armazenar e utilizar documentos de política: um bom Sistema de Gestão de Políticas habilitará os seus campeões de segurança a criar documentos de política optimizados ao longo de um ciclo de vida que muitas vezes experimenta mudanças contínuas; a gestão centralizada de políticas é também utilizada para automatizar a conformidade, gerando provas documentais de Formação de Sensibilização para a Segurança; um Sistema de Gestão de Políticas é uma ferramenta essencial utilizada para captar a adesão dos funcionários a uma política.

Fornece um quadro para captar e disseminar as expectativas levadas a cabo pelo papel de um empregado em termos de segurança cibernética, dados, regulamentos, e privacidade.

Ao utilizar um Sistema de Gestão de Políticas para tratar documentos de políticas, uma empresa pode assegurar a gestão da conformidade, e envolver os funcionários no processo.

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