Vuoi sapere cos’è un Policy Management System e perché ne hai bisogno? Un Policy Management System (PMS) è una piattaforma software, solitamente ospitata in un ambiente cloud, per centralizzare l’accesso e l’amministrazione.

Avere politiche aziendali chiare e coerenti in aree come la sicurezza informatica e la conformità è una norma consolidata nel mondo del lavoro moderno.

Le statistiche riflettono questa situazione: nel Regno Unito l ‘80% delle aziende dispone di politiche sull’archiviazione dei dati e il 76% sulle pratiche di lavoro in remoto o in mobilità. Negli Stati Uniti, quasi tutte le grandi aziende hanno una politica di sicurezza informatica.

Le policy e le procedure sono l’autorità aziendale su un determinato argomento, come la sicurezza informatica, e fungono da manuale per il lavoro. Le policy contengono informazioni fondamentali per consentire alla tua organizzazione di soddisfare la conformità normativa, rispondere alle minacce informatiche, fornire indicazioni su come segnalare gli incidenti, formare i dipendenti e informare gli stakeholder sui processi.

Tuttavia, l’evoluzione delle normative e della sicurezza informatica può far sì che le polizze diventino rapidamente obsolete.

Inoltre, sapere chi ha letto e chi non ha accettato le nuove politiche può essere un compito gravoso. Questa situazione può facilmente degenerare e mettere l’azienda in una situazione di non conformità normativa. Il software di gestione delle policy evita che questa situazione si verifichi.

Ecco una panoramica su cosa è un sistema di gestione delle polizze e cosa può offrire alla tua azienda.

I tre pilastri di un sistema di gestione delle politiche

Il PMS ospita, gestisce, distribuisce e tiene traccia dei contenuti delle politiche aziendali. Funziona un po’ come una piattaforma di gestione dei documenti, ma si concentra sulle policy. In genere un PMS è dotato di una funzionalità di firma digitale integrata per acquisire l’attestazione dei dipendenti. Un sistema di gestione delle policy impedirà alla tua azienda di avere un approccio dispersivo e non ottimale alle policy.

Per questo motivo, un buon sistema di gestione delle politiche è strutturato su tre importanti pilastri:

Basato sul cloud: fornisce un perno centralizzato per archiviare, gestire e distribuire i contenuti delle policy. In questo modo si elimina la dipendenza dalle e-mail per la distribuzione dei documenti e degli aggiornamenti delle policy, aggiungendo un livello di controllo sulle versioni, sull’archiviazione e sulla distribuzione: ciò garantisce che venga utilizzata solo la versione più recente di una policy.

Responsabilità integrata: l’ accettazione e l’approvazione delle policy sono aspetti importanti della gestione e della conformità delle policy. Un servizio centralizzato, automatizzato e distribuibile che distribuisce le policy ai dipendenti e agli stakeholder, utilizza le firme digitali e le funzioni di audit per garantire la responsabilità e catturare gli accordi.

Misurare e migliorare: un sistema di gestione delle policy deve essere progettato per fornire le misurazioni e gli audit necessari per regolare e migliorare le policy in base agli eventi che modificano il panorama della compliance e della sicurezza.

I sistemi di gestione delle policy devono anche essere facili da usare. Questa facilità d’uso dovrebbe essere aumentata dai livelli di accesso, dalla modifica completa alle opzioni di sola visualizzazione.

Il controllo delle versioni è un elemento fondamentale di una soluzione di gestione delle policy, utilizzato per tenere traccia delle modifiche: la creazione delle policy è spesso un processo collaborativo; i team che lavorano ai documenti delle policy devono essere in grado di tenere traccia delle modifiche durante il ciclo di vita del documento, che deve includere le revisioni in corso.

Vantaggi dell’utilizzo di un sistema di gestione delle politiche

Oltre ai vantaggi di gestione del rischio che derivano dall’utilizzo di un sistema di gestione delle polizze centralizzato e automatizzato, alcuni vantaggi generali includono:

Proteggi la tua reputazione

Secondo un’indagine condotta da Invisibly nel 2021, la privacy è importante per i consumatori. Un sistema di gestione delle policy aiuta a proteggere la tua azienda da controversie e multe e, a sua volta, contribuisce a mantenere una buona reputazione del marchio.

Agevolando una politica di sicurezza dei dati e della privacy che rispecchi le aspettative dei clienti e che sia conforme alle normative, puoi dimostrare il tuo impegno per la privacy e la sicurezza.

Ridurre i costi e gli sforzi della gestione delle politiche

I giorni in cui si stampavano decine di migliaia di pagine di documentazione sulle politiche sono ormai lontani grazie al sistema di gestione delle politiche basato sul cloud. Questo non solo aiuta nella battaglia contro il cambiamento climatico, ma fa anche risparmiare denaro all’azienda nel lungo periodo.

Anche l’impegno è ridotto, perché gli amministratori dei criteri possono gestire più facilmente il ciclo di vita di un criterio, aggiornarlo da remoto, verificarne gli spostamenti e gli accessi, localizzarlo facilmente e assicurarsi che i dipendenti abbiano accettato il suo contenuto, il tutto da una console centrale.

Mantenere la conformità con i regolamenti sulla protezione dei dati

Un modo centralizzato di gestire le policy rende più semplice tenere il passo con gli aggiornamenti della normativa sulla protezione dei dati. Le policy possono essere aggiornate rapidamente e ripubblicate ai dipendenti e a chi ha bisogno di vederle.

Utilizzando la tecnologia di firma digitale, è possibile acquisire il consenso a qualsiasi modifica. Inoltre, l’utilizzo di un sistema di gestione centralizzato per la gestione delle policy garantisce la possibilità di fornire rapidamente prove documentali e di audit della conformità. In altre parole, un PMS fornisce i documenti e la traccia di audit necessari per stabilire e mantenere la conformità a normative come la PCI.

Cattura il consenso dei dipendenti e conferma la loro responsabilità

Un sistema di gestione delle policy deve essere in grado di distribuire le policy importanti ai dipendenti e di incoraggiarne l’adozione attraverso notifiche automatiche. Ad esempio, le politiche di sicurezza spesso contengono clausole che richiedono ai dipendenti di comprendere che determinate azioni potrebbero portare a misure disciplinari.

È importante dal punto di vista legale che i dipendenti comprendano questo aspetto del loro lavoro e lo accettino firmando digitalmente la policy per dimostrare di averla letta e accettata. Un sistema di gestione delle policy offre un metodo automatizzato per tracciare il movimento di una policy mentre viene creata, distribuita, aggiornata, aperta, letta, ecc. La possibilità di apporre una firma digitale aggiuntiva consente ai dipendenti e al resto del personale di confermare una policy.

Questo ciclo di vita e di firma si traduce in un audit trail disponibile come report dal PMS, che quantifica l’adesione dei dipendenti e fornisce un metodo di responsabilità.

Dimostrare continui miglioramenti nella consapevolezza della sicurezza

La conformità e la consapevolezza della sicurezza possono essere misurate utilizzando le metriche generate dal Sistema di gestione delle politiche. In questo modo è possibile dimostrare alle autorità di regolamentazione che la tua azienda sta coinvolgendo pienamente il personale nei requisiti delle policy, comprese le aspettative relative all’igiene della sicurezza e alla privacy dei dati.

I sistemi sono molto di più di un semplice luogo in cui archiviare e utilizzare i documenti delle policy: un buon sistema di gestione delle policy consentirà ai tuoi campioni della sicurezza di creare documenti ottimizzati sulle policy in un ciclo di vita che spesso subisce continue modifiche; la gestione centralizzata delle policy viene utilizzata anche per automatizzare la conformità, generando prove documentali della formazione sulla consapevolezza della sicurezza; un sistema di gestione delle policy è uno strumento essenziale utilizzato per acquisire l’adesione dei dipendenti a una policy.

Fornisce un quadro di riferimento per catturare e diffondere le aspettative legate al ruolo di un dipendente in termini di sicurezza informatica, dati, normative e privacy.

Utilizzando un sistema di gestione delle politiche per gestire i documenti relativi alle politiche, un’azienda può garantire la gestione della conformità e coinvolgere i dipendenti nel processo.

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Per ulteriori approfondimenti, consulta l’articolo Cos’è una policy di conformità e perché è importante. Con il software automatizzato di MetaCompliance puoi semplificare la gestione delle policy. Crea, distribuisci e tieni traccia delle policy in modo semplice, garantendo la firma dei dipendenti e la conformità, il tutto in un sistema sicuro e organizzato che soddisfa i requisiti normativi.