¿Quiere saber qué es un sistema de gestión de políticas y por qué lo necesita? Un sistema de gestión de políticas (PMS) es una plataforma de software, normalmente alojada en un entorno de nube, para centralizar el acceso y la administración.

Disponer de políticas empresariales claras y coherentes en áreas como la ciberseguridad y el cumplimiento es una norma establecida en el lugar de trabajo moderno.

Las estadísticas reflejan esta situación, ya que en el Reino Unido el 80% de las empresas cuentan con políticas sobre almacenamiento de datos y el 76% sobre prácticas de trabajo remoto o móvil. En Estados Unidos, casi todas las grandes empresas cuentan con una política de ciberseguridad.

Las políticas y los procedimientos son la autoridad a la que recurre la empresa en un asunto determinado, como la ciberseguridad, y actúan como un manual por el que regirse. Las políticas contienen información vital que permite a su organización cumplir la normativa, responder a las ciberamenazas, orientar sobre cómo notificar incidentes, formar a los empleados e informar a las partes interesadas sobre los procesos.

Sin embargo, el estado cambiante de las normativas y de la ciberseguridad puede hacer que las pólizas queden rápidamente desfasadas.

Además, saber quién ha leído y quién no ha aceptado las nuevas políticas puede ser una tarea onerosa. Esta situación puede agravarse fácilmente y colocar a una empresa en una situación de incumplimiento normativo. El software de gestión de políticas evita que se produzca esta situación.

He aquí un vistazo a lo que es un sistema de gestión de pólizas y lo que puede ofrecer a su empresa.

Los tres pilares de un sistema de gestión de políticas

El PMS alojará, gestionará, distribuirá y hará un seguimiento del contenido de las políticas de una empresa. Actúa un poco como una plataforma de gestión de documentos, pero se centra en las políticas. Un PMS suele tener una capacidad de firma digital incorporada para capturar la atestación de los empleados. Un sistema de gestión de políticas evitará que su empresa tenga un enfoque disperso y subóptimo de las políticas.

Como tal, un buen sistema de gestión de políticas se estructura sobre tres pilares importantes:

Basado en la nube: proporciona un pivote centralizado para almacenar, gestionar y distribuir el contenido de las políticas. Esto pone fin a la dependencia de los correos electrónicos que distribuyen los documentos y actualizaciones de las políticas añadiendo una capa de control sobre las versiones, el almacenamiento y la distribución: así se garantiza que sólo se está utilizando la última versión de una política.

Responsabilidad integrada: la aceptación y aprobación de las políticas son aspectos importantes de la gestión y el cumplimiento de las mismas. Un servicio centralizado, automatizado y distribuible que entregue las políticas a los empleados y las partes interesadas, utiliza firmas digitales y funciones de auditoría para garantizar la rendición de cuentas y captar los acuerdos.

Medir y mejorar: un sistema de gestión de políticas debe estar diseñado para proporcionar la medición y la auditoría necesarias para ajustar y mejorar las políticas a medida que los acontecimientos cambian el panorama del cumplimiento y la seguridad.

Los sistemas de gestión de políticas también deben ser fáciles de usar. Esta facilidad de uso debe aumentarse mediante niveles de acceso, desde la edición completa hasta las opciones de acceso de sólo visualización.

El control de versiones es un elemento fundamental de una solución de gestión de políticas, que se utiliza para hacer un seguimiento de los cambios: la creación de políticas suele ser un proceso de colaboración; los equipos que trabajan en los documentos normativos deben poder hacer un seguimiento de los cambios a medida que el documento atraviesa su ciclo de vida, lo que debe incluir las revisiones en curso.

Ventajas de utilizar un sistema de gestión de políticas

Aparte de los beneficios de la gestión de riesgos que conlleva el uso de un sistema de gestión de políticas centralizado y automatizado, algunos beneficios generales incluyen:

Proteja su reputación

Según una encuesta realizada en 2021 por Invisibly, la privacidad es importante para los consumidores. Un sistema de gestión de políticas ayuda a proteger a su empresa frente a litigios y multas, lo que, a su vez, contribuye a mantener una buena reputación de marca.

Al facilitar una política de privacidad y seguridad de datos receptiva que refleje las expectativas de los clientes además de cumplir la normativa, puede demostrar su compromiso con la privacidad y la seguridad.

Reducir el coste y el esfuerzo de gestión de las políticas

Los días en los que había que imprimir decenas de miles de páginas de documentación sobre políticas han quedado atrás gracias al sistema de gestión de políticas basado en la nube. Esto no sólo ayuda en la batalla contra el cambio climático, sino que ahorra dinero a la empresa a largo plazo.

También se reduce el esfuerzo, ya que los administradores de políticas pueden gestionar más fácilmente el ciclo de vida de una política, actualizarla a distancia, auditar su movimiento y acceso, localizarla fácilmente y asegurarse de que los empleados han aceptado su contenido, todo ello desde una consola central.

Mantener el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos

Una forma centralizada de gestionar las políticas simplifica el seguimiento de las actualizaciones de la normativa sobre protección de datos. Las políticas pueden actualizarse rápidamente y volver a enviarse a los empleados y otras personas que necesiten tenerlas a la vista.

Mediante el uso de la tecnología de firma digital, se puede capturar el acuerdo con cualquier cambio. Además, el uso de un sistema de gestión centralizado para gestionar las políticas garantiza que pueda proporcionar rápidamente pruebas documentales y de auditoría del cumplimiento. En otras palabras, un PMS proporciona el papeleo y la pista de auditoría necesarios para establecer y mantener el cumplimiento de normativas como la PCI.

Captar la adhesión de los empleados y confirmar su responsabilidad

Un sistema de gestión de políticas debe ser capaz de distribuir las políticas importantes a los empleados y fomentar su adopción mediante notificaciones automatizadas. Por ejemplo, las políticas de seguridad suelen incluir cláusulas que obligan a los empleados a entender que determinadas acciones podrían dar lugar a medidas disciplinarias.

Es un punto legal importante que los empleados comprendan este aspecto de su trabajo y lo acepten firmando digitalmente la política para demostrar que la han leído y aceptado. Un sistema de gestión de políticas ofrece un método automatizado de seguimiento del movimiento de una política a medida que se crea, distribuye, actualiza, abre, lee, etc. La capacidad adicional de firma digital permite a los empleados y al resto del personal afirmar una política.

Este ciclo de vida y el evento de la firma dan como resultado una pista de auditoría que está disponible como informe desde el PMS, cuantificando la aceptación de los empleados y proporcionando un método de rendición de cuentas.

Demostrar mejoras continuas en la concienciación sobre la seguridad

El cumplimiento y la concienciación en materia de seguridad pueden medirse mediante métricas generadas por el sistema de gestión de políticas. Esto proporciona pruebas para demostrar a los reguladores que su empresa está implicando plenamente al personal en los requisitos de las políticas, incluidas las expectativas en torno a la higiene de la seguridad y la privacidad de los datos.

Los sistemas son mucho más que un lugar donde almacenar y utilizar documentos de políticas: un buen sistema de gestión de políticas permitirá a sus responsables de seguridad crear documentos de políticas optimizados a lo largo de un ciclo de vida que a menudo experimenta cambios continuos; la gestión centralizada de políticas se utiliza también para automatizar el cumplimiento, generando pruebas documentales de la formación sobre concienciación en materia de seguridad; un sistema de gestión de políticas es una herramienta esencial utilizada para captar la adhesión de los empleados a una política.

Proporciona un marco para captar y difundir las expectativas que conlleva el papel de un empleado en términos de ciberseguridad, datos, normativas y privacidad.

Mediante el uso de un sistema de gestión de políticas para manejar los documentos normativos, una empresa puede garantizar la gestión del cumplimiento e implicar a los empleados en el proceso.

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