Sie möchten also wissen, was ein Policy Management System ist und warum Sie es brauchen? Ein Policy Management System (PMS) ist eine Softwareplattform, die in der Regel in einer Cloud-Umgebung gehostet wird, um Zugriff und Verwaltung zu zentralisieren.

Klare und konsistente Unternehmensrichtlinien in Bereichen wie Cybersicherheit und Compliance sind eine etablierte Norm am modernen Arbeitsplatz.

Die Statistiken spiegeln diese Situation wider: In Großbritannien verfügen 80 % der Unternehmen über Richtlinien zur Datenspeicherung und 76 % über Richtlinien zu Remote- oder mobilen Arbeitsmethoden. In den USA haben fast alle größeren Unternehmen eine Cybersicherheitsrichtlinie.

Richtlinien und Verfahren sind die erste Anlaufstelle des Unternehmens für ein bestimmtes Thema wie Cybersicherheit und dienen als Handbuch für die Arbeit. Richtlinien enthalten wichtige Informationen, die es Ihrem Unternehmen ermöglichen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten, auf Cyber-Bedrohungen zu reagieren, Hinweise zur Meldung von Vorfällen zu geben, Mitarbeiter zu schulen und Stakeholder über Prozesse zu informieren.

Der sich ändernde Stand der Vorschriften und der Cybersicherheit kann jedoch dazu führen, dass die Policen schnell veraltet sind.

Außerdem kann es eine lästige Aufgabe sein, herauszufinden, wer die neuen Richtlinien gelesen und akzeptiert hat und wer nicht. Diese Situation kann leicht eskalieren und dazu führen, dass ein Unternehmen die Vorschriften nicht einhält. Policy Management Software verhindert diese Situation.

Im Folgenden erfahren Sie, was ein Richtlinienverwaltungssystem ist und was es Ihrem Unternehmen bieten kann.

Die drei Säulen eines Policy Management Systems

Das PMS hostet, verwaltet, verteilt und verfolgt die Richtlinieninhalte eines Unternehmens. Es funktioniert ein wenig wie eine Dokumentenverwaltungsplattform, konzentriert sich aber auf Richtlinien. Ein PMS verfügt in der Regel über eine eingebaute digitale Signaturfunktion, um die Bestätigung der Mitarbeiter zu erfassen. Ein System zur Verwaltung von Richtlinien verhindert, dass Ihr Unternehmen einen uneinheitlichen und suboptimalen Ansatz für Richtlinien verfolgt.

Ein gutes Policy Management System stützt sich daher auf drei wichtige Säulen:

Cloud-basiert: bietet einen zentralen Dreh- und Angelpunkt zum Speichern, Verwalten und Verteilen von Richtlinieninhalten. Dies macht Schluss mit der Abhängigkeit von der Verteilung von Richtliniendokumenten und -aktualisierungen per E-Mail, indem es eine Kontrollebene über Versionen, Speicherung und Verteilung hinzufügt: So wird sichergestellt, dass nur die neueste Version einer Richtlinie verwendet wird.

Integrierte Rechenschaftspflicht: Die Annahme und Genehmigung von Richtlinien sind wichtige Aspekte der Richtlinienverwaltung und -einhaltung. Ein zentralisierter, automatisierter und verteilbarer Dienst, der Richtlinien an Mitarbeiter und Interessengruppen weitergibt, nutzt digitale Signaturen und Audit-Funktionen, um die Rechenschaftspflicht zu gewährleisten und Vereinbarungen zu erfassen.

Messen und Verbessern: Ein Policy Management System sollte so konzipiert sein, dass es die Messung und Prüfung ermöglicht, die erforderlich ist, um die Richtlinien anzupassen und zu verbessern, wenn sich die Compliance- und Sicherheitslandschaft durch Ereignisse ändert.

Policy Management Systeme sollten auch einfach zu bedienen sein. Diese Benutzerfreundlichkeit sollte durch Zugriffsebenen ergänzt werden, die von der vollständigen Bearbeitung bis zur reinen Ansicht reichen.

Die Versionskontrolle ist ein grundlegender Bestandteil einer Lösung zur Verwaltung von Richtlinien, mit der Änderungen nachverfolgt werden können: Die Erstellung von Richtlinien ist häufig ein gemeinschaftlicher Prozess. Die Teams, die an den Richtlinien arbeiten, müssen in der Lage sein, Änderungen während des gesamten Lebenszyklus des Dokuments nachzuverfolgen – dazu gehören auch laufende Überarbeitungen.

Vorteile der Verwendung eines Policy Management Systems

Abgesehen von den Vorteilen, die ein zentralisiertes, automatisiertes Policy Management System für das Risikomanagement mit sich bringt, gibt es einige allgemeine Vorteile:

Schützen Sie Ihre Reputation

Laut einer Umfrage von Invisibly aus dem Jahr 2021 ist der Datenschutz für die Verbraucher wichtig. Ein Policy Management System hilft, Ihr Unternehmen vor Rechtsstreitigkeiten und Geldstrafen zu schützen, was wiederum dazu beiträgt, den guten Ruf Ihrer Marke zu erhalten.

Indem Sie eine reaktionsschnelle Datensicherheits- und Datenschutzpolitik ermöglichen, die die Erwartungen der Kunden widerspiegelt und den Vorschriften entspricht, können Sie Ihr Engagement für den Datenschutz und die Sicherheit demonstrieren.

Reduzieren Sie Kosten und Aufwand für die Verwaltung von Policen

Die Zeiten, in denen Zehntausende von Seiten an Richtlinienunterlagen ausgedruckt werden mussten, sind dank des Cloud-basierten Policy Management Systems längst vorbei. Das hilft nicht nur im Kampf gegen den Klimawandel, sondern spart einem Unternehmen langfristig Geld.

Der Aufwand wird ebenfalls reduziert, da die Richtlinienadministratoren den Lebenszyklus einer Richtlinie leichter verwalten, sie aus der Ferne aktualisieren, ihre Bewegung und ihren Zugriff überprüfen, sie leicht auffinden und sicherstellen können, dass die Mitarbeiter dem Inhalt zugestimmt haben – und das alles von einer zentralen Konsole aus.

Halten Sie die Datenschutzbestimmungen ein

Eine zentralisierte Verwaltung von Richtlinien macht es einfacher, mit den Aktualisierungen der Datenschutzbestimmungen Schritt zu halten. Die Richtlinien können schnell aktualisiert und an Mitarbeiter und andere Personen, die sie einsehen müssen, weitergegeben werden.

Durch den Einsatz digitaler Unterschriftstechnologie kann die Zustimmung zu allen Änderungen festgehalten werden. Die Verwendung eines zentralisierten Verwaltungssystems für Richtlinien stellt außerdem sicher, dass Sie die Einhaltung der Vorschriften schnell dokumentieren und nachweisen können. Mit anderen Worten: Ein PMS liefert den Papierkram und den Prüfpfad, der erforderlich ist, um die Einhaltung von Vorschriften wie PCI zu begründen und aufrechtzuerhalten.

Erfassen Sie die Zustimmung der Mitarbeiter und bestätigen Sie die Verantwortlichkeit

Ein Richtlinienverwaltungssystem sollte in der Lage sein, wichtige Richtlinien an die Mitarbeiter zu verteilen und durch automatisierte Benachrichtigungen die Akzeptanz zu fördern. Zum Beispiel enthalten Sicherheitsrichtlinien oft Klauseln, die von den Mitarbeitern verlangen, dass sie verstehen, dass bestimmte Handlungen zu disziplinarischen Maßnahmen führen können.

Es ist ein wichtiger rechtlicher Aspekt, dass die Mitarbeiter diesen Aspekt ihrer Arbeit verstehen und ihn akzeptieren, indem sie die Richtlinie digital unterschreiben, um zu zeigen, dass sie sie gelesen und akzeptiert haben. Ein Richtlinienverwaltungssystem bietet eine automatisierte Methode, um die Bewegung einer Richtlinie zu verfolgen, wenn sie erstellt, verteilt, aktualisiert, geöffnet, gelesen usw. wird. Die zusätzliche digitale Unterschrift ermöglicht es Mitarbeitern und anderen Mitarbeitern, eine Richtlinie zu bestätigen.

Dieses Lebenszyklus- und Unterzeichnungsereignis führt zu einem Prüfprotokoll, das als Bericht im PMS zur Verfügung steht, die Zustimmung der Mitarbeiter quantifiziert und eine Methode zur Rechenschaftslegung bietet.

Kontinuierliche Verbesserungen des Sicherheitsbewusstseins nachweisen

Die Einhaltung von Richtlinien und das Sicherheitsbewusstsein können anhand von Metriken gemessen werden, die vom Policy Management System generiert werden. Auf diese Weise können Sie den Aufsichtsbehörden nachweisen, dass Ihr Unternehmen die Mitarbeiter umfassend in die Richtlinienanforderungen einbezieht, einschließlich der Erwartungen in Bezug auf Sicherheitshygiene und Datenschutz.

Systeme sind so viel mehr als nur ein Ort zum Speichern und Verwenden von Richtliniendokumenten: Ein gutes Policy Management System wird Ihre Sicherheitsverantwortlichen in die Lage versetzen, optimierte Richtliniendokumente über einen Lebenszyklus hinweg zu erstellen, der oft ständigen Änderungen unterworfen ist; eine zentralisierte Richtlinienverwaltung wird auch dazu verwendet, die Einhaltung von Vorschriften zu automatisieren, indem sie einen dokumentarischen Nachweis für die Sicherheitsschulung erzeugt; ein Policy Management System ist ein wesentliches Instrument, um die Zustimmung der Mitarbeiter zu einer Richtlinie zu erfassen.

Es bietet einen Rahmen, um die Erwartungen zu erfassen und zu verbreiten, die mit der Rolle eines Mitarbeiters in Bezug auf Cybersicherheit, Daten, Vorschriften und Datenschutz verbunden sind.

Durch den Einsatz eines Policy Management Systems zur Verwaltung von Richtliniendokumenten kann ein Unternehmen die Einhaltung von Richtlinien sicherstellen und die Mitarbeiter in den Prozess einbinden.

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