Vous voulez donc savoir ce qu’est un système de gestion des politiques et pourquoi vous en avez besoin ? Un système de gestion des politiques (PMS) est une plateforme logicielle, généralement hébergée dans un environnement en nuage, qui permet de centraliser l’accès et l’administration.

Disposer de politiques d’entreprise claires et cohérentes dans des domaines tels que la cybersécurité et la conformité est une norme établie sur le lieu de travail moderne.

Les statistiques reflètent cette situation : au Royaume-Uni, 80 % des entreprises disposent d’une politique en matière de stockage des données et 76 % d’une politique en matière de travail à distance ou mobile. Aux États-Unis, presque toutes les grandes entreprises disposent d’une politique de cybersécurité.

Les politiques et les procédures constituent l’autorité de référence de l’entreprise sur un sujet donné, tel que la cybersécurité, et font office de manuel de travail. Elles contiennent des informations essentielles pour permettre à votre organisation de respecter la réglementation, de répondre aux cybermenaces, de donner des conseils sur la manière de signaler les incidents, de former les employés et d’informer les parties prenantes sur les processus.

Cependant, l’évolution des réglementations et de la cybersécurité peut faire en sorte que les politiques deviennent rapidement obsolètes.

En outre, savoir qui a lu et accepté les nouvelles politiques, et qui ne l’a pas fait, peut s’avérer une tâche ardue. Cette situation peut facilement s’aggraver et placer une entreprise en situation de non-conformité réglementaire. Le logiciel de gestion des politiques permet d’éviter cette situation.

Voici un aperçu de ce qu’est un système de gestion des politiques et de ce qu’il peut apporter à votre entreprise.

Les trois piliers d’un système de gestion des politiques

Le PMS héberge, gère, distribue et suit le contenu des politiques de l’entreprise. Il fonctionne un peu comme une plateforme de gestion de documents, mais se concentre sur les politiques. Un PMS est généralement doté d’une fonction de signature numérique intégrée qui permet d’obtenir l’attestation des employés. Un système de gestion des politiques empêchera votre entreprise d’avoir une approche dispersée et sous-optimale des politiques.

Ainsi, un bon système de gestion des politiques repose sur trois piliers importants :

Basé sur l’informatique en nuage: il fournit un pivot centralisé pour stocker, gérer et distribuer le contenu des politiques. Cela permet de ne plus dépendre des courriels pour distribuer les documents et les mises à jour des politiques en ajoutant une couche de contrôle sur les versions, le stockage et la distribution : cela garantit que seule la dernière version d’une politique est utilisée.

Responsabilité intégrée : l’ acceptation et l’approbation des politiques sont des aspects importants de la gestion et de la conformité des politiques. Un service centralisé, automatisé et distribuable qui fournit des politiques aux employés et aux parties prenantes, utilise des signatures numériques et des fonctions d’audit pour garantir la responsabilité et la capture des accords.

Mesurer et améliorer : un système de gestion des politiques doit être conçu pour fournir les mesures et les audits nécessaires à l’ajustement et à l’amélioration des politiques lorsque des événements modifient le paysage de la conformité et de la sécurité.

Les systèmes de gestion des politiques doivent également être faciles à utiliser. Cette facilité d’utilisation doit être renforcée par des niveaux d’accès, allant de l’édition complète aux options d’accès en consultation seule.

Le contrôle des versions est un élément fondamental d’une solution de gestion des politiques, utilisé pour suivre les modifications : la création de politiques est souvent un processus collaboratif ; les équipes travaillant sur les documents de politique doivent être en mesure de suivre les modifications tout au long du cycle de vie du document – ce qui doit inclure les révisions en cours.

Avantages de l’utilisation d’un système de gestion des politiques

Outre les avantages liés à la gestion des risques qui découlent de l’utilisation d’un système centralisé et automatisé de gestion des politiques, il existe d’autres avantages d’ordre général :

Protégez votre réputation

Selon une étude réalisée en 2021 par Invisibly, la protection de la vie privée est importante pour les consommateurs. Un système de gestion des politiques contribue à protéger votre entreprise contre les litiges et les amendes, ce qui, à son tour, contribue à maintenir une bonne réputation de la marque.

En facilitant la mise en place d’une politique de sécurité des données et de protection de la vie privée qui reflète les attentes des clients et répond aux réglementations, vous pouvez démontrer votre engagement en matière de protection de la vie privée et de sécurité.

Réduire les coûts et les efforts de gestion des politiques

L’époque où l’on imprimait des dizaines de milliers de pages de documentation sur les politiques est révolue depuis longtemps grâce au système de gestion des politiques basé sur l’informatique en nuage. Non seulement ce système contribue à la lutte contre le changement climatique, mais il permet aussi à l’entreprise de réaliser des économies à long terme.

L’effort est également réduit, car les administrateurs de politiques peuvent plus facilement gérer le cycle de vie d’une politique, la mettre à jour à distance, vérifier ses mouvements et ses accès, la localiser facilement et s’assurer que les employés ont accepté son contenu, le tout à partir d’une console centrale.

Maintenir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données

Un moyen centralisé de gérer les politiques simplifie le suivi des mises à jour de la réglementation en matière de protection des données. Les politiques peuvent être mises à jour rapidement et redistribuées aux employés et aux autres personnes qui doivent en prendre connaissance.

L’utilisation d’une technologie de signature numérique permet d’obtenir l’accord sur tout changement. En outre, l’utilisation d’un système de gestion centralisé pour gérer les politiques vous permet de fournir rapidement des preuves documentaires et d’audit de la conformité. En d’autres termes, un PMS fournit les documents et la piste d’audit nécessaires pour établir et maintenir la conformité avec des réglementations telles que PCI.

Susciter l’adhésion des employés et confirmer leur responsabilité

Un système de gestion des politiques devrait être en mesure de distribuer les politiques importantes aux employés et d’encourager leur adoption par le biais de notifications automatisées. Par exemple, les politiques de sécurité comportent souvent des clauses qui obligent les employés à comprendre que certaines actions peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires.

Il est important, d’un point de vue juridique, que les employés comprennent cet aspect de leur travail et l’acceptent en signant numériquement la politique pour prouver qu’ils l’ont lue et acceptée. Un système de gestion des politiques offre une méthode automatisée de suivi des mouvements d’une politique au fur et à mesure qu’elle est créée, distribuée, mise à jour, ouverte, lue, etc. La capacité supplémentaire de signature numérique permet aux employés et à d’autres membres du personnel de confirmer une politique.

Ce cycle de vie et cette signature donnent lieu à une piste d’audit disponible sous la forme d’un rapport du PMS, qui quantifie l’adhésion des employés et fournit une méthode de responsabilisation.

Démontrer une amélioration continue de la sensibilisation à la sécurité

La conformité et la sensibilisation à la sécurité peuvent être mesurées à l’aide d’indicateurs générés par le système de gestion des politiques. Cela permet de démontrer aux autorités de régulation que votre entreprise implique pleinement le personnel dans les exigences de la politique, y compris les attentes en matière d’hygiène de sécurité et de confidentialité des données.

Les systèmes sont bien plus qu’un simple endroit où stocker et utiliser les documents de politique : un bon système de gestion des politiques permettra à vos champions de la sécurité de créer des documents de politique optimisés tout au long d’un cycle de vie qui connaît souvent des changements continus ; la gestion centralisée des politiques est également utilisée pour automatiser la conformité, en générant des preuves documentaires de la formation à la sensibilisation à la sécurité ; un système de gestion des politiques est un outil essentiel utilisé pour obtenir l’adhésion des employés à une politique.

Il fournit un cadre permettant de saisir et de diffuser les attentes liées au rôle d’un employé en termes de cybersécurité, de données, de réglementation et de protection de la vie privée.

En utilisant un système de gestion des politiques pour gérer les documents relatifs aux politiques, une entreprise peut assurer la gestion de la conformité et impliquer les employés dans le processus.

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Pour en savoir plus, consultez l’article Qu’est-ce qu’une politique de conformité et pourquoi est-elle importante ? Avec le logiciel automatisé de MetaCompliance, vous pouvez simplifier la gestion de vos politiques. Créez, distribuez et suivez facilement les politiques tout en garantissant la signature des employés et la conformité, le tout dans un système sécurisé et organisé qui répond aux exigences réglementaires.