Perché la tua azienda ha bisogno di un sistema di gestione delle politiche

Vuoi sapere cos’è un Policy Management System e perché la tua organizzazione ne ha bisogno? Un Policy Management System (PMS) è una piattaforma software basata sul cloud e progettata per centralizzare, gestire, distribuire e tenere traccia delle politiche organizzative in modo efficiente e sicuro.

Nell’ambiente di lavoro moderno, avere politiche aziendali chiare, coerenti e accessibili, in particolare per quanto riguarda la sicurezza informatica, la protezione dei dati e la conformità alle normative, non è più un optional. È un requisito aziendale fondamentale.

Le statistiche riflettono questa realtà. Nel Regno Unito, l ‘80% delle aziende ha politiche sull’archiviazione dei dati, mentre il 76% ha politiche formali per il lavoro da remoto o in mobilità. Negli Stati Uniti, quasi tutte le grandi organizzazioni operano secondo una politica di sicurezza informatica.

Le policy e le procedure sono un punto di riferimento autorevole per i dipendenti e indicano come comportarsi in aree quali la sicurezza informatica, la segnalazione di incidenti, la conformità e la gestione del rischio. Aiutano le organizzazioni a rispettare gli obblighi normativi, a rispondere alle minacce informatiche, a guidare gli sforzi di formazione e a comunicare chiaramente le aspettative ai dipendenti e agli stakeholder.

Tuttavia, con normative in costante evoluzione e un panorama di minacce informatiche in continua evoluzione, le policy possono diventare rapidamente obsolete. Anche tenere traccia di chi ha letto, compreso e accettato le policy aggiornate può diventare un compito lungo e soggetto a errori. Senza un approccio strutturato, le organizzazioni rischiano di cadere nella non conformità normativa.

È qui che il software di gestione dei criteri diventa essenziale.

I tre pilastri di un sistema di gestione delle politiche

Un sistema di gestione delle policy ospita, gestisce, distribuisce e tiene traccia dei contenuti delle policy in tutta l’organizzazione. Sebbene sia simile alle piattaforme di gestione documentale, un PMS è costruito appositamente per la governance e la conformità delle policy, offrendo funzionalità quali firme digitali, flussi di lavoro automatizzati e reportistica di audit.

Un solido sistema di gestione delle politiche si basa su tre pilastri fondamentali:

Basato sul cloud: Una piattaforma centralizzata e ospitata nel cloud fornisce un’unica fonte di verità per tutte le policy. In questo modo si elimina la distribuzione via e-mail e l’archiviazione di file non gestiti, assicurando il controllo delle versioni e garantendo che siano in circolazione solo le policy più aggiornate.

Responsabilità integrata: L’accettazione delle policy è una componente fondamentale della conformità. Un PMS automatizza la distribuzione delle policy, acquisisce le firme digitali e registra i log di audit, assicurando che i dipendenti riconoscano e accettino formalmente le policy.

Misurare e migliorare: Una gestione efficace delle policy richiede un miglioramento continuo. Un PMS fornisce funzionalità di reporting, metriche e audit che consentono alle organizzazioni di misurare il coinvolgimento, identificare le lacune e perfezionare le policy in base all’evoluzione delle normative e dei rischi.

Anche la facilità d’uso è fondamentale. Un buon PMS offre controlli di accesso basati sui ruoli, dai diritti di modifica completi all’accesso di sola visualizzazione, assicurando che le persone giuste abbiano il giusto livello di controllo.

Il controllo delle versioni è fondamentale. Le policy sono spesso sviluppate in collaborazione e si evolvono nel tempo. Un sistema di gestione delle policy tiene traccia delle modifiche durante l’intero ciclo di vita della policy, garantendo trasparenza e accuratezza durante la creazione, la revisione, l’approvazione e gli aggiornamenti continui.

Vantaggi dell’utilizzo di un sistema di gestione delle politiche e della conformità

Proteggi la tua reputazione

Secondo un’indagine condotta da Invisibly nel 2021, la privacy è una delle principali preoccupazioni dei consumatori. Un sistema di gestione delle policy aiuta a proteggere la tua organizzazione da controversie, sanzioni normative e danni alla reputazione.

Mantenendo politiche di sicurezza dei dati e della privacy reattive e aggiornate, in linea con le aspettative dei clienti e con i requisiti di legge, le organizzazioni possono dimostrare chiaramente il loro impegno verso la fiducia, la trasparenza e la sicurezza.

Riduci i costi e gli sforzi della gestione delle politiche

I sistemi di gestione delle politiche basati sul cloud eliminano la necessità di stampare e distribuire grandi volumi di documentazione sulle politiche. In questo modo non solo si riduce l’impatto ambientale, ma si ottiene anche un significativo risparmio economico a lungo termine.

Anche l’impegno amministrativo è ridotto. I proprietari dei criteri possono gestire l’intero ciclo di vita dei criteri da un’unica console, aggiornando i contenuti, verificando gli accessi, monitorando le conferme e garantendo la conformità senza interventi manuali.

Mantenere la conformità con i regolamenti sulla protezione dei dati

Una piattaforma di policy centralizzata semplifica la conformità alle normative sulla protezione dei dati in continua evoluzione. Le policy possono essere aggiornate rapidamente e ridistribuite ai dipendenti e agli stakeholder che hanno bisogno di visibilità immediata.

Le firme digitali confermano l’accettazione delle modifiche, mentre gli audit trail integrati forniscono prove documentali della conformità. In questo modo è più facile dimostrare l’adesione a normative come la PCI e altre strutture di protezione dei dati.

Cattura l’adesione dei dipendenti e conferma la loro responsabilità

Un sistema di gestione delle policy garantisce che le policy importanti arrivino ai dipendenti attraverso notifiche e promemoria automatici. Questo è particolarmente importante per le politiche di sicurezza che definiscono i comportamenti accettabili e le potenziali conseguenze disciplinari.

I riconoscimenti digitali confermano che i dipendenti hanno letto e accettato le policy, creando un audit trail legalmente difendibile. Il sistema tiene traccia di ogni fase del ciclo di vita delle policy, dalla creazione e distribuzione alla lettura e alla firma, fornendo una prova misurabile della responsabilità.

Dimostrare continui miglioramenti nella consapevolezza della sicurezza

Le metriche di coinvolgimento delle policy generate da un PMS aiutano a dimostrare i continui miglioramenti nella consapevolezza della sicurezza. Questi dati mostrano a enti normativi e revisori che i dipendenti sono attivamente coinvolti nei requisiti di sicurezza e conformità.

Più che un semplice repository di documenti, un moderno sistema di gestione delle policy supporta la conformità continua generando prove della formazione sulla sicurezza, catturando le responsabilità dei dipendenti e rafforzando le aspettative sulla sicurezza informatica, la protezione dei dati e la privacy.

Adottando un sistema strutturato di gestione delle policy, le organizzazioni possono rafforzare la gestione della conformità, ridurre i rischi e coinvolgere attivamente i dipendenti nella creazione di un ambiente di lavoro sicuro e conforme.

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