Pourquoi votre entreprise a besoin d'un système de gestion des politiques

Vous voulez savoir ce qu’est un système de gestion des politiques et pourquoi votre organisation en a besoin ? Un système de gestion des politiques (PMS) est une plateforme logicielle basée sur le cloud conçue pour centraliser, gérer, distribuer et suivre les politiques organisationnelles de manière efficace et sécurisée.

Dans le monde du travail moderne d’aujourd’hui, avoir des politiques d’entreprise claires, cohérentes et accessibles – en particulier en matière de cybersécurité, de protection des données et de conformité réglementaire – n’est plus facultatif. Il s’agit d’une exigence fondamentale pour l’entreprise.

Les statistiques reflètent cette réalité. Au Royaume-Uni, 80 % des entreprises disposent d’une politique de stockage des données et 76 % d’une politique formelle de travail à distance ou mobile. Aux États-Unis, la quasi-totalité des grandes organisations appliquent une politique de cybersécurité.

Les politiques et les procédures constituent un point de référence faisant autorité pour les employés, décrivant la manière d’agir dans des domaines tels que la cybersécurité, le signalement d’incidents, la conformité et la gestion des risques. Elles aident les organisations à respecter les obligations réglementaires, à répondre aux cybermenaces, à orienter les efforts de formation et à communiquer clairement leurs attentes aux employés et aux parties prenantes.

Toutefois, en raison de l’évolution constante des réglementations et du paysage des cybermenaces, les politiques peuvent rapidement devenir obsolètes. Le suivi des personnes qui ont lu, compris et accepté les politiques mises à jour peut également devenir une tâche fastidieuse et sujette aux erreurs. Sans une approche structurée, les organisations risquent de se retrouver en situation de non-conformité réglementaire.

C’est là que le logiciel de gestion des politiques devient essentiel.

Les trois piliers d’un système de gestion des politiques

Un système de gestion des politiques héberge, gère, distribue et suit le contenu des politiques dans l’ensemble de l’organisation. Bien que similaire aux plateformes de gestion de documents, un PMS est spécialement conçu pour la gouvernance et la conformité des politiques, offrant des fonctionnalités telles que les signatures numériques, les flux de travail automatisés et les rapports d’audit.

Un système de gestion des politiques robuste repose sur trois piliers fondamentaux :

Basé sur l’informatique en nuage : Une plateforme centralisée, hébergée dans le nuage, fournit une source unique de vérité pour toutes les politiques. Elle élimine la dépendance à l’égard de la distribution par courrier électronique et du stockage de fichiers non gérés, en assurant le contrôle des versions et en garantissant que seules les politiques les plus récentes sont en circulation.

Responsabilité intégrée : L’acceptation des politiques est un élément essentiel de la conformité. Un PMS automatise la distribution des politiques, capture les signatures numériques et enregistre les journaux d’audit, garantissant ainsi que les employés reconnaissent et acceptent formellement les politiques.

Mesurer et améliorer : Une gestion efficace des politiques nécessite une amélioration continue. Un PMS fournit des rapports, des mesures et des capacités d’audit qui permettent aux organisations de mesurer l’engagement, d’identifier les lacunes et d’affiner les politiques en fonction de l’évolution des réglementations et des risques.

La facilité d’utilisation est également essentielle. Un bon PMS offre des contrôles d’accès basés sur les rôles, depuis les droits d’édition complets jusqu’à l’accès en consultation seulement, ce qui garantit que les bonnes personnes ont le bon niveau de contrôle.

Le contrôle des versions est fondamental. Les politiques sont souvent élaborées en collaboration et évoluent au fil du temps. Un système de gestion des politiques permet de suivre les modifications tout au long du cycle de vie de la politique, garantissant ainsi la transparence et l’exactitude lors de la création, de la révision, de l’approbation et des mises à jour permanentes.

Avantages de l’utilisation d’un système de gestion des politiques et de la conformité

Protégez votre réputation

Selon une étude réalisée en 2021 par Invisibly, la protection de la vie privée est l’une des principales préoccupations des consommateurs. Un système de gestion des politiques contribue à protéger votre organisation contre les litiges, les sanctions réglementaires et les atteintes à la réputation.

En mettant en place des politiques de sécurité des données et de protection de la vie privée réactives et actualisées, conformes aux attentes des clients et aux exigences légales, les organisations peuvent clairement démontrer leur engagement en faveur de la confiance, de la transparence et de la sécurité.

Réduire les coûts et les efforts de gestion des politiques

Les systèmes de gestion des politiques basés sur le cloud éliminent le besoin d’imprimer et de distribuer de grands volumes de documents sur les politiques. Cela permet non seulement de réduire l’impact sur l’environnement, mais aussi de réaliser d’importantes économies à long terme.

Les tâches administratives sont également réduites. Les responsables des politiques peuvent gérer l’ensemble du cycle de vie des politiques à partir d’une console unique : mise à jour du contenu, audit des accès, suivi des accusés de réception et garantie de la conformité sans intervention manuelle.

Maintenir la conformité avec les réglementations en matière de protection des données

Une plateforme centralisée de politiques simplifie le respect de l’évolution des réglementations en matière de protection des données. Les politiques peuvent être mises à jour rapidement et redistribuées aux employés et aux parties prenantes qui ont besoin d’une visibilité immédiate.

Les signatures numériques confirment l’acceptation des modifications, tandis que les pistes d’audit intégrées fournissent des preuves documentaires de la conformité. Il est ainsi plus facile de démontrer le respect de réglementations telles que PCI et d’autres cadres de protection des données.

Susciter l’adhésion des employés et confirmer leur responsabilité

Un système de gestion des politiques garantit que les politiques importantes parviennent aux employés par le biais de notifications et de rappels automatisés. C’est particulièrement important pour les politiques de sécurité qui décrivent les comportements acceptables et les conséquences disciplinaires potentielles.

Les accusés de réception numériques confirment que les employés ont lu et accepté les politiques, créant ainsi une piste d’audit juridiquement défendable. Le système suit chaque étape du cycle de vie de la politique, de la création et de la distribution à la lecture et à la signature, fournissant ainsi une preuve mesurable de la responsabilité.

Démontrer une amélioration continue de la sensibilisation à la sécurité

Les mesures de l’engagement des politiques générées par un PMS aident à démontrer les améliorations continues de la sensibilisation à la sécurité. Ces informations montrent aux régulateurs et aux auditeurs que les employés sont activement engagés dans les exigences de sécurité et de conformité.

Plus qu’un simple référentiel de documents, un système moderne de gestion des politiques soutient la conformité continue en générant des preuves de la formation de sensibilisation à la sécurité, en saisissant les responsabilités des employés et en renforçant les attentes en matière de cybersécurité, de protection des données et de la vie privée.

En adoptant un système structuré de gestion des politiques, les organisations peuvent renforcer la gestion de la conformité, réduire les risques et impliquer activement les employés dans la création d’un lieu de travail sûr et conforme.

En savoir plus sur les solutions MetaCompliance

Une gestion efficace des politiques est la pierre angulaire d’une cybersécurité solide et d’une conformité réglementaire. MetaCompliance soutient les organisations à chaque étape du cycle de vie des politiques, en les aidant à rationaliser la gouvernance, à réduire les risques humains et à améliorer l’engagement des employés.

Découvrez notre gamme complète de solutions conçues pour protéger votre organisation, réduire les risques humains et renforcer la cyber-résilience. Notre plateforme de gestion des risques humains comprend

• Sensibilisation automatisée à la sécurité
• Simulations avancées d’hameçonnage
• Intelligence et analyse des risques
• Gestion de la conformité

Pour découvrir comment ces solutions peuvent renforcer la posture de sécurité de votre organisation et soutenir une gestion efficace des politiques, contactez-nous dès aujourd’hui pour réserver une démonstration.