Porque é que a tua empresa precisa de um sistema de gestão de políticas

Então, queres saber o que é um Sistema de Gestão de Políticas e porque é que a tua organização precisa de um? Um sistema de gestão de políticas (PMS) é uma plataforma de software baseada na nuvem concebida para centralizar, gerir, distribuir e acompanhar as políticas organizacionais de forma eficiente e segura.

No local de trabalho moderno de hoje, ter políticas empresariais claras, consistentes e acessíveis – especialmente em relação à cibersegurança, proteção de dados e conformidade regulamentar – já não é opcional. É um requisito comercial fundamental.

As estatísticas reflectem esta realidade. No Reino Unido, 80% das empresas têm políticas de armazenamento de dados, enquanto 76% têm políticas formais de trabalho remoto ou móvel. Nos Estados Unidos, quase todas as grandes organizações têm uma política de cibersegurança.

As políticas e os procedimentos servem como ponto de referência autorizado para os funcionários, descrevendo como atuar em áreas como a cibersegurança, a comunicação de incidentes, a conformidade e a gestão de riscos. Ajudam as organizações a cumprir as obrigações regulamentares, a responder às ciberameaças, a orientar os esforços de formação e a comunicar claramente as expectativas aos empregados e às partes interessadas.

No entanto, com regulamentos em constante evolução e um cenário de ameaças cibernéticas em constante mudança, as políticas podem ficar rapidamente desactualizadas. O acompanhamento de quem leu, compreendeu e concordou com as políticas actualizadas pode também tornar-se uma tarefa morosa e propensa a erros. Sem uma abordagem estruturada, as organizações correm o risco de não estar em conformidade com a regulamentação.

É aqui que o software de gestão de políticas se torna essencial.

Os três pilares de um sistema de gestão de políticas

Um sistema de gestão de políticas aloja, gere, distribui e acompanha o conteúdo das políticas em toda a organização. Embora semelhante às plataformas de gestão de documentos, um PMS foi concebido especificamente para a governação e conformidade de políticas, oferecendo funcionalidades como assinaturas digitais, fluxos de trabalho automatizados e relatórios de auditoria.

Um sistema de gestão de políticas sólido assenta em três pilares fundamentais:

Baseado na nuvem: Uma plataforma centralizada e alojada na nuvem fornece uma única fonte de verdade para todas as políticas. Isto elimina a dependência da distribuição de correio eletrónico e do armazenamento de ficheiros não gerido, assegurando o controlo de versões e garantindo que apenas as políticas mais actualizadas estão em circulação.

Responsabilidade integrada: A aceitação da política é uma componente crítica da conformidade. Um PMS automatiza a distribuição de políticas, captura assinaturas digitais e grava registos de auditoria, garantindo que os funcionários reconhecem e concordam formalmente com as políticas.

Mede e melhora: Uma gestão eficaz das políticas exige uma melhoria contínua. Um PMS fornece relatórios, métricas e capacidades de auditoria que permitem às organizações medir o envolvimento, identificar lacunas e aperfeiçoar as políticas à medida que os regulamentos e os riscos evoluem.

A facilidade de utilização também é vital. Um bom PMS oferece controlos de acesso baseados em funções, desde direitos de edição completos até ao acesso apenas para visualização, assegurando que as pessoas certas têm o nível certo de controlo.

O controlo de versões é fundamental. As políticas são frequentemente desenvolvidas de forma colaborativa e evoluem ao longo do tempo. Um sistema de gestão de políticas acompanha as alterações ao longo do ciclo de vida da política, garantindo transparência e precisão durante a criação, revisão, aprovação e actualizações contínuas.

Benefícios da utilização de um sistema de gestão de políticas e conformidade

Protege a tua reputação

De acordo com um inquérito realizado em 2021 pela Invisibly, a privacidade é uma das principais preocupações dos consumidores. Um sistema de gestão de políticas ajuda a proteger a sua organização de litígios, sanções regulamentares e danos à reputação.

Ao manterem políticas de segurança e privacidade de dados actualizadas e adequadas às expectativas dos clientes e aos requisitos legais, as organizações podem demonstrar claramente um compromisso com a confiança, a transparência e a segurança.

Reduzir o custo e o esforço da gestão de políticas

Os sistemas de gestão de políticas baseados na nuvem eliminam a necessidade de imprimir e distribuir grandes volumes de documentação de políticas. Isto não só reduz o impacto ambiental, como também permite poupanças de custos significativas a longo prazo.

O esforço administrativo também é reduzido. Os proprietários de políticas podem gerir todo o ciclo de vida da política a partir de uma única consola – actualizando conteúdos, auditando o acesso, acompanhando as confirmações e garantindo a conformidade sem intervenção manual.

Mantém a conformidade com os regulamentos de proteção de dados

Uma plataforma de políticas centralizada simplifica a conformidade com os regulamentos de proteção de dados em constante evolução. As políticas podem ser actualizadas rapidamente e redistribuídas pelos funcionários e partes interessadas que necessitam de visibilidade imediata.

As assinaturas digitais confirmam a aceitação das alterações, enquanto as pistas de auditoria incorporadas fornecem provas documentais de conformidade. Isto facilita a demonstração da adesão a regulamentos como a PCI e outras estruturas de proteção de dados.

Capta a adesão dos funcionários e confirma a responsabilidade

Um sistema de gestão de políticas garante que as políticas importantes chegam aos funcionários através de notificações e lembretes automáticos. Isto é especialmente importante para as políticas de segurança que definem o comportamento aceitável e as potenciais consequências disciplinares.

Os reconhecimentos digitais confirmam que os funcionários leram e aceitaram as políticas, criando uma pista de auditoria legalmente defensável. O sistema acompanha todas as fases do ciclo de vida da política – desde a criação e distribuição até à leitura e assinatura – fornecendo provas mensuráveis de responsabilidade.

Demonstra melhorias contínuas na sensibilização para a segurança

As métricas de envolvimento de políticas geradas por um PMS ajudam a demonstrar melhorias contínuas na sensibilização para a segurança. Estas informações mostram aos reguladores e auditores que os funcionários estão ativamente envolvidos nos requisitos de segurança e conformidade.

Mais do que um mero repositório de documentos, um Sistema de Gestão de Políticas moderno suporta a conformidade contínua, gerando provas da Formação de Sensibilização para a Segurança, captando as responsabilidades dos funcionários e reforçando as expectativas em relação à cibersegurança, proteção de dados e privacidade.

Ao adoptarem um Sistema de Gestão de Políticas estruturado, as organizações podem reforçar a gestão da conformidade, reduzir os riscos e envolver ativamente os funcionários na construção de um local de trabalho seguro e em conformidade.

Sabe mais sobre as soluções MetaCompliance

A gestão eficaz de políticas é a pedra angular de uma segurança cibernética sólida e da conformidade regulamentar. O MetaCompliance apoia as organizações em todas as fases do ciclo de vida das políticas, ajudando-as a simplificar a governação, a reduzir o risco humano e a melhorar o envolvimento dos colaboradores.

Explora o nosso conjunto abrangente de soluções concebidas para proteger a tua organização, reduzir o risco humano e melhorar a ciber-resiliência. A nossa Plataforma de Gestão de Riscos Humanos engloba:

• Sensibilização para a segurança automatizada
• Simulações avançadas de phishing
• Inteligência e análise de riscos
• Gestão da conformidade

Para ver como estas soluções podem reforçar a postura de segurança da sua organização e apoiar uma gestão eficaz das políticas, contacte-nos hoje mesmo para marcar uma demonstração.