Então, queres saber o que é um sistema de gestão de políticas e porque é que precisas dele? Um sistema de gestão de políticas (PMS) é uma plataforma de software, normalmente alojada num ambiente de nuvem, para centralizar o acesso e a administração.

Ter políticas empresariais claras e consistentes em áreas como a cibersegurança e a conformidade é uma norma estabelecida no local de trabalho moderno.

As estatísticas reflectem esta situação, com 80% das empresas a terem políticas sobre armazenamento de dados e 76% sobre práticas de trabalho remoto ou móvel no Reino Unido. Nos EUA, quase todas as grandes empresas têm uma política de cibersegurança.

As políticas e os procedimentos são a autoridade da empresa sobre um determinado assunto, como a cibersegurança, e funcionam como um manual de trabalho. As políticas contêm informações vitais para permitir que a sua organização cumpra a conformidade regulamentar, responda a ciberameaças, dê orientações sobre como comunicar incidentes, dê formação aos funcionários e informe as partes interessadas sobre os processos.

No entanto, o estado de mudança dos regulamentos e da cibersegurança pode significar que as apólices podem ficar rapidamente desactualizadas.

Além disso, saber quem leu e quem não leu e concordou com as novas políticas pode ser uma tarefa onerosa. Esta situação pode facilmente agravar-se e colocar uma empresa em situação de não conformidade regulamentar. O software de gestão de políticas evita que esta situação ocorra.

Eis um resumo do que é um sistema de gestão de políticas e o que pode oferecer à sua empresa.

Os três pilares de um sistema de gestão de políticas

O PMS aloja, gere, distribui e acompanha o conteúdo das políticas de uma empresa. Funciona um pouco como uma plataforma de gestão de documentos, mas centra-se nas políticas. Normalmente, um PMS tem uma capacidade de assinatura digital incorporada para captar o atestado dos empregados. Um sistema de gestão de políticas impedirá que a tua empresa tenha uma abordagem dispersa e pouco optimizada das políticas.

Como tal, um bom sistema de gestão de políticas assenta em três pilares importantes:

Baseado na nuvem: fornece um pivô centralizado para armazenar, gerir e distribuir o conteúdo das políticas. Acaba com a dependência de e-mails para distribuir documentos e actualizações de políticas, adicionando uma camada de controlo sobre versões, armazenamento e distribuição: isto garante que apenas a versão mais recente de uma política está a ser utilizada.

Responsabilidade integrada: a aceitação e aprovação de políticas são aspectos importantes da gestão e conformidade de políticas. Um serviço centralizado, automatizado e distribuível que fornece políticas aos funcionários e às partes interessadas, utiliza assinaturas digitais e funções de auditoria para garantir a responsabilização e a obtenção de acordos.

Medir e melhorar: um sistema de gestão de políticas deve ser concebido para fornecer a medição e a auditoria necessárias para ajustar e melhorar as políticas à medida que os acontecimentos alteram o panorama da conformidade e da segurança.

Os sistemas de gestão de políticas também devem ser fáceis de utilizar. Esta facilidade de utilização deve ser aumentada através de níveis de acesso, desde a edição completa até às opções de acesso apenas para visualização.

O controlo de versões é um elemento fundamental de uma solução de gestão de políticas, utilizado para acompanhar as alterações: a criação de políticas é frequentemente um processo colaborativo; as equipas que trabalham nos documentos de políticas devem poder acompanhar as alterações à medida que o documento passa pelo seu ciclo de vida – o que deve incluir revisões contínuas.

Vantagens da utilização de um sistema de gestão de políticas

Para além das vantagens de gestão do risco que advêm da utilização de um sistema de gestão de políticas centralizado e automatizado, algumas vantagens gerais incluem

Protege a tua reputação

De acordo com um inquérito realizado em 2021 pela Invisibly, a privacidade é importante para os consumidores. Um Sistema de Gestão de Políticas ajuda a proteger a tua empresa contra litígios e multas, o que, por sua vez, ajuda a manter uma boa reputação da marca.

Ao facilitar uma política de privacidade e segurança de dados que reflicta as expectativas dos clientes e cumpra os regulamentos, podes demonstrar um compromisso com a privacidade e a segurança.

Reduzir o custo e o esforço de gestão das políticas

Os dias de impressão de dezenas de milhares de páginas de documentação de políticas já lá vão, graças ao Sistema de Gestão de Políticas baseado na nuvem. Isto não só ajuda na luta contra as alterações climáticas, como também poupa dinheiro à empresa a longo prazo.

O esforço também é reduzido, uma vez que os administradores de políticas podem gerir mais facilmente o ciclo de vida de uma política, actualizá-la remotamente, auditar o seu movimento e acesso, localizá-la facilmente e garantir que os funcionários concordaram com o seu conteúdo, tudo a partir de uma consola central.

Mantém a conformidade com os regulamentos de proteção de dados

Uma forma centralizada de gerir as políticas torna mais simples acompanhar as actualizações da regulamentação sobre proteção de dados. As políticas podem ser actualizadas rapidamente e reemitidas aos empregados e a outras pessoas que precisem de as ver.

Ao utilizar a tecnologia de assinatura digital, pode registar o acordo com quaisquer alterações. Além disso, a utilização de um sistema de gestão centralizado para gerir as políticas garante que pode fornecer rapidamente provas documentais e de auditoria da conformidade. Por outras palavras, um PMS fornece a documentação e a pista de auditoria necessárias para estabelecer e manter a conformidade com regulamentos como a PCI.

Capta a adesão dos funcionários e confirma a responsabilidade

Um sistema de gestão de políticas deve ser capaz de distribuir políticas importantes aos empregados e encorajar a sua adoção através de notificações automáticas. Por exemplo, as políticas de segurança têm frequentemente cláusulas que exigem que os empregados compreendam que determinadas acções podem conduzir a medidas disciplinares.

É importante do ponto de vista jurídico que os empregados compreendam este aspeto do seu trabalho e o aceitem, assinando digitalmente a política para demonstrar que a leram e aceitaram. Um sistema de gestão de políticas oferece um método automatizado de acompanhamento do movimento de uma política à medida que esta é criada, distribuída, actualizada, aberta, lida, etc. A capacidade adicional de assinatura digital permite que os empregados e outros funcionários confirmem uma política.

Este ciclo de vida e o evento de assinatura resultam numa pista de auditoria que está disponível como um relatório do PMS, quantificando a adesão dos empregados e fornecendo um método de responsabilização.

Demonstra melhorias contínuas na sensibilização para a segurança

A conformidade e a sensibilização para a segurança podem ser medidas utilizando métricas geradas pelo Policy Management System. Isto fornece provas para demonstrar aos reguladores que a sua empresa está a envolver totalmente o pessoal nos requisitos das políticas, incluindo as expectativas em relação à higiene da segurança e à privacidade dos dados.

Os sistemas são muito mais do que apenas um local para armazenar e utilizar documentos de políticas: um bom sistema de gestão de políticas permitirá que os seus defensores da segurança criem documentos de políticas optimizados ao longo de um ciclo de vida que, muitas vezes, sofre alterações contínuas; a gestão centralizada de políticas também é utilizada para automatizar a conformidade, gerando provas documentais da formação em sensibilização para a segurança; um sistema de gestão de políticas é uma ferramenta essencial utilizada para captar a adesão dos funcionários a uma política.

Fornece um quadro para captar e divulgar as expectativas inerentes à função de um funcionário em termos de cibersegurança, dados, regulamentos e privacidade.

Ao utilizar um sistema de gestão de políticas para tratar os documentos de políticas, uma empresa pode garantir a gestão da conformidade e envolver os funcionários no processo.

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Para mais informações, consulta o artigo O que é uma política de conformidade e porque é importante. Com o software automatizado do MetaCompliance, podes simplificar a gestão das tuas políticas. Cria, distribui e acompanha facilmente as políticas, garantindo a aprovação e a conformidade dos funcionários, tudo num sistema seguro e organizado que cumpre os requisitos regulamentares.