Så du vil gerne vide, hvad et Policy Management System er, og hvorfor du har brug for det? Et Policy Management System (PMS) er en softwareplatform, der typisk er hostet i et cloud-miljø, til centralisering af adgang og administration.
Det er en etableret norm på den moderne arbejdsplads at have klare og konsekvente virksomhedspolitikker på områder som cybersikkerhed og overholdelse af reglerne.
Statistikkerne afspejler denne situation, idet 80 % af virksomhederne har politikker for datalagring og 76 % for fjernarbejde eller mobilt arbejde i Det Forenede Kongerige. I USA har næsten alle større virksomheder en politik for cybersikkerhed.
Politikker og procedurer er virksomhedens autoritet på et givet område, f.eks. cybersikkerhed, og fungerer som en håndbog at arbejde efter. Politikker indeholder vigtige oplysninger, der gør det muligt for din organisation at overholde lovgivningen, reagere på cybertrusler, give vejledning om, hvordan hændelser skal rapporteres, uddanne medarbejdere og informere interessenter om processer.
Men de skiftende regler og cybersikkerhed kan betyde, at politikker hurtigt kan blive forældede.
Det kan også være en besværlig opgave at vide, hvem der har læst og ikke har accepteret nye politikker, og hvem der ikke har gjort det. Denne situation kan let eskalere og bringe en virksomhed i en situation, hvor den ikke overholder lovgivningen. Policy Management Software forhindrer, at denne situation opstår.
Her er et kig på, hvad et policy management system er, og hvad det kan tilbyde din virksomhed.
De tre søjler i et system til forvaltning af politikker
PMS er vært for, administrerer, distribuerer og sporer en virksomheds politikindhold. Det fungerer lidt som en dokumenthåndteringsplatform, men er fokuseret på politikker. Et PMS har typisk en indbygget digital signaturfunktion til at registrere medarbejdernes attestering. Et system til forvaltning af politikker forhindrer din virksomhed i at have en spredt og suboptimal tilgang til politikker.
Som sådan er et godt politikforvaltningssystem struktureret på tre vigtige søjler:
Cloudbaseret: giver et centralt omdrejningspunkt til at lagre, administrere og distribuere politikindhold. Dette stopper afhængigheden af e-mails til distribution af politikdokumenter og opdateringer ved at tilføje et lag af kontrol over versioner, lagring og distribution: Dette sikrer, at kun den seneste version af en politik anvendes.
Integreret ansvarlighed: accept og godkendelse af politikker er vigtige aspekter af forvaltning og overholdelse af politikker. En centraliseret, automatiseret og distribuerbar tjeneste, der leverer politikker til medarbejdere og interessenter, bruger digitale signaturer og revisionsfunktioner til at sikre ansvarlighed og registrering af aftaler.
Måling og forbedring: Et system til forvaltning af politikker bør være designet til at give den måling og revision, der er nødvendig for at justere og forbedre politikker, efterhånden som begivenheder ændrer overensstemmelses- og sikkerhedslandskabet.
Politikstyringssystemer skal også være nemme at bruge. Denne brugervenlighed bør suppleres med adgangsniveauer, fra fuld redigering til adgangsmuligheder, der kun giver adgang til visning.
Versionsstyring er en grundlæggende del af en løsning til politikstyring, der bruges til at holde styr på ændringer: Politikudarbejdelse er ofte en samarbejdsproces; de teams, der arbejder på politikdokumenterne, skal kunne spore ændringer, mens dokumentet gennemgår sin livscyklus - dette skal omfatte løbende revisioner.
Fordele ved at bruge et politikstyringssystem
Ud over de fordele ved risikostyring, der følger med brugen af et centraliseret, automatiseret politikstyringssystem, er der nogle generelle fordele:
Beskyt dit omdømme
Ifølge en undersøgelse foretaget af Invisibly i 2021 er privatlivets fred vigtigt for forbrugerne. Et politikstyringssystem hjælper med at beskytte din virksomhed mod retssager og bøder, hvilket igen hjælper med at opretholde et godt omdømme for dit brand.
Ved at fremme en fleksibel politik for datasikkerhed og beskyttelse af personlige oplysninger, der afspejler kundernes forventninger og opfylder lovgivningen, kan du vise, at du er engageret i beskyttelse af personlige oplysninger og sikkerhed.
Reducer omkostningerne og indsatsen ved at administrere politikker
Dagene med udskrivning af titusindvis af sider med dokumentation om politikker er for længst forbi takket være det cloud-baserede Policy Management System. Det hjælper ikke kun i kampen mod klimaforandringer, men sparer også penge for virksomheden på lang sigt.
Indsatsen er også reduceret, da politikadministratorer lettere kan administrere en politiks livscyklus, opdatere den eksternt, kontrollere dens bevægelse og adgang, nemt finde den og sikre, at medarbejderne har accepteret dens indhold, alt sammen fra en central konsol.
Oprethold overholdelse af databeskyttelsesreglerne
En centraliseret måde at administrere politikker på gør det nemmere at holde sig ajour med opdateringer af databeskyttelsesreglerne. Politikker kan hurtigt opdateres og udsendes igen til medarbejdere og andre, der skal have dem at se.
Ved at bruge digital signeringsteknologi kan det sikres, at du accepterer eventuelle ændringer. Hvis du bruger et centralt styringssystem til at håndtere politikker, sikrer du også, at du hurtigt kan fremlægge dokumentation og revisionsbeviser for overholdelse af reglerne. Med andre ord leverer et PMS det papirarbejde og revisionsspor, der er nødvendigt for at etablere og opretholde overholdelse af regler som f.eks. PCI.
Opnå medarbejdernes opbakning og bekræft ansvarlighed
Et politikstyringssystem skal kunne distribuere vigtige politikker til medarbejderne og tilskynde til at tage dem til sig via automatiske meddelelser. Sikkerhedspolitikker har f.eks. ofte klausuler, der kræver, at medarbejderne skal forstå, at visse handlinger kan føre til disciplinære foranstaltninger.
Det er et vigtigt juridisk punkt, at medarbejderne forstår dette aspekt af deres job og accepterer det ved at underskrive politikken digitalt for at vise, at de har læst og accepteret den. Et politikstyringssystem tilbyder en automatiseret metode til at spore bevægelsen af en politik, når den oprettes, distribueres, opdateres, åbnes, læses osv. Den ekstra digitale signaturfunktion giver medarbejdere og andre ansatte mulighed for at bekræfte en politik.
Denne livscyklus og underskriftsbegivenhed resulterer i et revisionsspor, der er tilgængeligt som en rapport fra PMS'et, hvilket kvantificerer medarbejdernes accept og giver en metode til ansvarlighed.
Demonstrere fortsatte forbedringer af sikkerhedsbevidstheden
Overholdelse og sikkerhedsbevidsthed kan måles ved hjælp af målinger, der genereres af Policy Management System. Dette giver beviser til at demonstrere over for tilsynsmyndighederne, at din virksomhed fuldt ud inddrager medarbejderne i politikkravene, herunder forventninger vedrørende sikkerhedshygiejne og databeskyttelse.
Systemer er meget mere end blot et sted at opbevare og bruge politikdokumenter: Et godt politikstyringssystem vil give dine sikkerhedsansvarlige mulighed for at skabe optimerede politikdokumenter i en livscyklus, der ofte ændres løbende; centraliseret politikstyring bruges også til at automatisere overholdelse ved at generere dokumentation for uddannelse i sikkerhedsbevidsthed; et politikstyringssystem er et vigtigt værktøj til at få medarbejderne til at acceptere en politik.
Det giver en ramme til at indfange og formidle de forventninger, som en medarbejders rolle medfører med hensyn til cybersikkerhed, data, regler og privatlivets fred.
Ved at bruge et Policy Management System til håndtering af politikdokumenter kan en virksomhed sikre, at den administrerer overholdelse af reglerne og inddrage medarbejderne i processen.
