Lavorare da casa può essere un'esperienza molto diversa se si è abituati a un ambiente d'ufficio. Che si tratti di cercare di rimanere organizzati, di gestire correttamente il tempo, o anche solo di spegnersi alla fine della giornata, sempre più persone incontrano le sfide uniche che il lavoro da casa presenta.
Tuttavia, c'è una sfida che può essere facilmente sottovalutata: mantenere la privacy dei dati. Che si tratti di informazioni commerciali sensibili, di dati personali o delle informazioni di contatto dei vostri colleghi, abbiamo tutti la responsabilità di garantire che stiamo gestendo, trasmettendo e conservando correttamente le informazioni che usiamo ogni giorno.
Cosa significa questo in pratica?
Bene, iniziamo con il passo più semplice: mantenere il vostro software aggiornato! È un compito incredibilmente semplice, ma assolutamente essenziale. La maggior parte delle società di software rilascia aggiornamenti regolari. Questi di solito includono nuove funzionalità, correzioni di bug e aggiornamenti di sicurezza. Per questa discussione, siamo interessati agli aggiornamenti di sicurezza! Anche se può sembrare improbabile che sarete presi di mira se non avete installato gli aggiornamenti del software, questo ha portato a problemi significativi in passato. Forse l'esempio più infame è l'attacco WannaCry Ransomware, che ha sfruttato vulnerabilità note nei vecchi sistemi operativi. Quindi mettete da parte un po' di tempo e lasciate che quegli aggiornamenti software vengano eseguiti quando vi vengono richiesti!
Il passo successivo è usare un software approvato per compiti specifici. Questo potrebbe sembrare ovvio, ma quando si tratta di lavorare da casa, ci sono alcune importanti sottigliezze. Per esempio, diciamo che usi uno strumento di chat come Slack, Teams, Skype o Zoom per tenerti in contatto con i tuoi colleghi. Queste app supportano la condivisione di file, ma sai dove vengono memorizzati questi file? Sono criptati quando sono in transito? Se stai solo inviando ai tuoi colleghi una foto carina del tuo animale domestico, la risposta a queste domande non ha molta importanza. Ma cosa succede se li stai usando per inviare dati riservati o personali? Potreste accidentalmente violare la legislazione sulla privacy o esporre i dati sensibili a una potenziale violazione dei dati.
Ci sono sfide ancora più grandi se si lavora su apparecchiature personali. Una delle caratteristiche più utili (e potenzialmente pericolose) dei telefoni cellulari è la capacità di avere tutti i tuoi dati salvati automaticamente nel cloud. Puoi stare tranquillo sapendo che se il tuo telefono è danneggiato, o se passi all'ultimo modello, sei a pochi click di distanza dal ripristinare tutto ciò di cui hai bisogno. Ma cosa succede quando usi strumenti di lavoro sul tuo telefono? Per molte applicazioni, c'è una buona probabilità che quando apri un documento questo venga copiato sul tuo telefono. Questo significa che ora si trova sul cloud nel tuo backup personale. Se quel documento contiene dati personali ed è soggetto alle leggi sulla privacy, allora potresti violarle!
La maggior parte di noi non avrebbe il tempo o l'esperienza per controllare ogni app che usiamo, determinare dove sono memorizzati i dati e valutare quanto sia rischioso. Fortunatamente, c'è una soluzione semplice. Usare solo software approvati per compiti specifici. Se la tua azienda ha una politica che ti obbliga a connetterti alla VPN aziendale per inviare email sicure che contengono dati sensibili, allora usa la VPN. Se la vostra organizzazione dice che Microsoft Teams è l'unico canale approvato per inviare file durante una video chat, allora usate solo Teams.
Nella maggior parte delle organizzazioni, qualcuno avrà preso il tempo per valutare il software disponibile, controllare quanto sia sicuro da usare, bilanciare questo con la facilità d'uso, e arrivare a una decisione ragionevole. Questo informa le vostre politiche organizzative su come il software può essere usato, e come (o anche se) i dispositivi personali possono accedere alle risorse di lavoro.
Comprendere queste politiche e rispettarle permette a tutti di mantenere la privacy mentre si lavora da casa.
Migliori pratiche sulla privacy dei dati
La gestione dei processi di protezione dei dati, delle risorse e delle parti esterne è diventata molto più importante nelle organizzazioni moderne. MetaPrivacy è stato progettato per fornire l'approccio migliore alla conformità alla privacy dei dati.
La soluzione fornisce funzionalità out of the box che permette ai clienti di ottenere rapidamente valore senza lunghi periodi di consulenza e configurazione.
Contattateci per ulteriori informazioni su come possiamo aiutare la vostra organizzazione a migliorare la sua struttura di conformità.
