Att arbeta hemifrån kan vara en annorlunda upplevelse om du är van vid kontorsmiljöer. Oavsett om det handlar om att försöka hålla sig organiserad, hantera tiden ordentligt eller bara stänga av i slutet av dagen, möter fler och fler människor de unika utmaningar som arbete hemifrån innebär.
Det finns dock en utmaning som lätt kan underskattas: att bevara uppgifternas integritet. Vare sig det handlar om känslig kommersiell information, personuppgifter eller dina kollegors kontaktuppgifter har vi alla ett ansvar för att se till att vi hanterar, överför och lagrar den information som vi använder varje dag på rätt sätt.
Vad innebär detta i praktiken?
Låt oss börja med det enklaste steget - håll din programvara uppdaterad! Det är en otroligt grundläggande, men absolut nödvändig uppgift. De flesta programvaruföretag ger ut regelbundna uppdateringar. Dessa innehåller vanligtvis nya funktioner, felrättningar och säkerhetsuppdateringar. I den här diskussionen handlar det om säkerhetsuppdateringarna! Även om det kan tyckas osannolikt att du skulle bli måltavla om du inte har installerat programvaruuppdateringar har det tidigare lett till stora problem. Det kanske mest ökända exemplet är WannaCry Ransomware-attacken, som utnyttjade kända sårbarheter i äldre operativsystem. Så avsätt lite tid och låt programvaruuppdateringarna köras när du blir uppmanad!
Nästa steg är att använda godkänd programvara för specifika uppgifter. Det kanske låter självklart, men när det gäller hemarbete finns det några viktiga detaljer. Låt oss till exempel säga att du använder ett chattverktyg som Slack, Teams, Skype eller Zoom för att hålla kontakten med dina kollegor. Dessa appar stöder fildelning, men vet du var dessa filer lagras? Är de krypterade när de är under överföring? Om du bara skickar en söt bild på ditt husdjur till dina kollegor spelar svaret på dessa frågor egentligen ingen roll. Men vad händer om du använder dem för att skicka konfidentiella eller personliga uppgifter? Du kan råka bryta mot integritetslagstiftningen eller utsätta känsliga uppgifter för ett potentiellt dataintrång.
Det finns ännu större utmaningar om du arbetar med personlig utrustning. En av de mest användbara (och potentiellt farliga) funktionerna hos mobiltelefoner är möjligheten att automatiskt säkerhetskopiera alla dina data till molnet. Du kan vara lugn i vetskapen om att om din telefon skadas, eller om du uppgraderar till den senaste modellen, är du bara några få klick bort från att återställa allt du behöver. Men vad händer när du använder arbetsverktyg på din telefon? För många program finns det en god chans att när du öppnar ett dokument kopieras det till telefonen när du öppnar det. Det innebär att det nu finns i molnet i din personliga säkerhetskopia. Om dokumentet innehåller personuppgifter och omfattas av sekretesslagar kan du bryta mot dem!
De flesta av oss har varken tid eller kunskap att kontrollera varje app vi använder, fastställa var uppgifterna lagras och bedöma hur riskfyllda de är. Tack och lov finns det en enkel lösning. Använd endast godkända programvaror för specifika uppgifter. Om ditt företag har en policy som innebär att du måste ansluta till företagets VPN för att skicka säker e-post med känsliga uppgifter, använd då VPN. Om din organisation säger att Microsoft Teams är den enda godkända kanalen för att skicka filer under en videochatt, använd då bara Teams.
I de flesta organisationer har någon tagit sig tid att utvärdera den tillgängliga programvaran, kontrollera hur säker den är att använda, väga detta mot användarvänligheten och komma fram till ett rimligt beslut. Detta ligger till grund för organisationens riktlinjer för hur programvara får användas och hur (eller om) personliga enheter får tillgång till arbetsresurser.
Genom att förstå dessa riktlinjer och följa dem kan alla upprätthålla integriteten när de arbetar hemifrån.
Bästa praxis för dataskydd
Hanteringen av dataskyddsprocesser, tillgångar och externa parter har blivit mycket viktigare i moderna organisationer. MetaPrivacy har utformats för att tillhandahålla bästa praxis för efterlevnad av dataskydd.
Lösningen har en funktionalitet som gör att kunderna snabbt kan få ett mervärde utan långa perioder av konsultation och konfiguration.
Kontakta oss för mer information om hur vi kan hjälpa din organisation att förbättra sin efterlevnadsstruktur.
