Politik for bekæmpelse af bestikkelse og korruption

Sidst opdateret: Maj 2024

1. INDLEDNING

MetaCompliance Ltd er forpligtet til at drive forretning på en etisk og ærlig måde og er forpligtet til at implementere og håndhæve systemer, der sikrer, at bestikkelse forhindres. Vi har en nul[1]tolerance over for bestikkelse og korrupte aktiviteter. Vi forpligter os til at handle professionelt, retfærdigt og med integritet i alle forretningsforbindelser og relationer, uanset hvor vi opererer.

Vi vil til stadighed overholde alle love om bekæmpelse af bestikkelse og korruption i alle de jurisdiktioner, hvor vi opererer. Vi er bundet af Storbritanniens love, herunder Bribery Act 2010, hvad angår vores adfærd både hjemme og i udlandet.

MetaCompliance Ltd anerkender, at bestikkelse og korruption kan straffes med op til ti års fængsel og en bøde. Hvis det opdages, at vores virksomhed har deltaget i korrupte aktiviteter, kan vi blive pålagt en ubegrænset bøde, blive udelukket fra at byde på offentlige kontrakter og få alvorlig skade på vores omdømme. Det er med dette i tankerne, at vi forpligter os til at forebygge bestikkelse og korruption i vores forretning og tager vores juridiske ansvar alvorligt.

Denne antibestikkelsespolitik har til formål at fastlægge MetaCompliance Ltd's og de ansattes ansvar med hensyn til at overholde og opretholde vores nultolerance over for bestikkelse og korruption. Den skal også fungere som en kilde til information og vejledning for dem, der arbejder for MetaCompliance Ltd. Den hjælper dem med at genkende og håndtere problemer med bestikkelse og korruption samt med at forstå deres ansvar.

2. TILLADELSE

Denne antibestikkelsespolitik gælder for alle medarbejdere (uanset om de er midlertidige, tidsbegrænsede eller permanente), konsulenter, entreprenører, praktikanter, udstationerede medarbejdere, hjemmearbejdere, løsarbejdere, vikarer, frivillige, praktikanter, agenter, sponsorer eller enhver anden person eller personer, der er forbundet med os (herunder tredjeparter), eller ethvert af vores datterselskaber eller deres medarbejdere, uanset hvor de befinder sig (i eller uden for Storbritannien). Politikken gælder også for ledere, trustees, bestyrelses- og/eller udvalgsmedlemmer på alle niveauer.

I forbindelse med denne politik henviser tredjepart til enhver person eller organisation, som vores virksomhed møder og arbejder sammen med. Det henviser til faktiske og potentielle klienter, kunder, leverandører, distributører, forretningskontakter, agenter, rådgivere og statslige og offentlige organer - dette omfatter deres rådgivere, repræsentanter og embedsmænd, politikere og offentlige parter.

Alle aftaler, som vores virksomhed indgår med en tredjepart, er underlagt klare kontraktvilkår, herunder specifikke bestemmelser, der kræver, at tredjeparten overholder minimumsstandarder og -procedurer i forbindelse med bekæmpelse af bestikkelse og korruption.

3. DEFINITION AF BESTIKKELSE

Bestikkelse er at tilbyde, give, love, bede om, aftale, modtage, acceptere eller anmode om noget af værdi eller en fordel for at fremkalde eller påvirke en handling eller beslutning.

Bestikkelse er enhver tilskyndelse, belønning eller genstand af værdi, der tilbydes en anden person for at opnå en kommerciel, kontraktmæssig, lovgivningsmæssig eller personlig fordel.

Bestikkelse er ikke begrænset til det at tilbyde bestikkelse. Hvis en person modtager bestikkelse og tager imod den, bryder vedkommende også loven.

Bestikkelse er ulovligt. Medarbejdere må ikke deltage i nogen form for bestikkelse, uanset om det er direkte, passivt (som beskrevet ovenfor) eller gennem en tredjepart (f.eks. en agent eller distributør). De må ikke bestikke en udenlandsk embedsmand noget sted i verden. De må ikke tage imod bestikkelse i nogen grad, og hvis de er usikre på, om noget er bestikkelse eller en gave eller gæstfrihed, skal de søge yderligere rådgivning hos virksomhedens økonomichef eller HR-chef.

4. HVAD DER ER ACCEPTABELT, OG HVAD DER IKKE ER

Denne del af politikken henviser til 4 områder:

• Gaver og gæstfrihed.
• Faciliterende betalinger.
• Politiske bidrag.
• Velgørende bidrag

4.1 Gaver og gæstfrihed

MetaCompliance Ltd accepterer normale og passende gestus af gæstfrihed og goodwill (uanset om de gives til/modtages fra tredjeparter), så længe det at give eller modtage gaver opfylder følgende krav:

• Det sker ikke med den hensigt at påvirke den part, som det gives til, for at opnå eller belønne fastholdelsen af en forretning eller en forretningsfordel, eller som en eksplicit eller implicit udveksling af tjenester eller fordele.
• Det sker ikke med en antydning af, at der forventes en gentjeneste.
• Det er i overensstemmelse med lokal lovgivning. d. Det er givet i virksomhedens navn, ikke i en persons navn.
• Det omfatter ikke kontanter eller tilsvarende (f.eks. en værdikupon eller et gavekort).
• Det passer til omstændighederne (f.eks. at give små gaver omkring jul eller som en lille tak til en virksomhed for at hjælpe med et stort projekt, når det er afsluttet).
• Den er af en passende type og værdi og gives på et passende tidspunkt under hensyntagen til årsagen til gaven.
• Den gives/modtages åbent, ikke i hemmelighed.
• Den gives ikke selektivt til en indflydelsesrig nøgleperson, tydeligvis med det formål at påvirke vedkommende direkte.
• Det er ikke over en vis overdreven værdi, som er forudbestemt af virksomhedens compliance manager (normalt over £100)
• Det må ikke tilbydes til eller accepteres fra en regeringsembedsmand eller -repræsentant eller en politiker eller et politisk parti uden forudgående godkendelse fra virksomhedens compliance manager.

Hvis det er upassende at afvise tilbuddet om en gave (f.eks. når man mødes med en person med en bestemt religion/kultur, som kan blive fornærmet), kan gaven modtages, så længe den er anmeldt til HR-chefen, som vil vurdere omstændighederne.

MetaCompliance Ltd anerkender, at praksis med at give og modtage forretningsgaver varierer mellem lande, regioner, kulturer og religioner, så definitioner af, hvad der er acceptabelt og ikke acceptabelt, vil uundgåeligt variere for hver enkelt.

Intentionen bag en gave, der gives/modtages, skal altid overvejes. Hvis der er usikkerhed, skal man søge råd hos økonomidirektøren/ HR-chefen. Som god praksis skal gaver, der gives og modtages, altid oplyses til økonomichefen. Gaver fra leverandører skal altid oplyses.

4.2 Smørepenge og returkommission

Smørepenge er en form for bestikkelse, der involverer fremskyndelse eller lettelse af en offentlig embedsmands udførelse af en rutinemæssig regeringshandling. Vi anerkender, at de har tendens til at blive foretaget af embedsmænd på lavt niveau med det formål at sikre eller fremskynde udførelsen af en bestemt pligt eller handling. MetaCompliance Ltd accepterer ikke og vil ikke foretage nogen form for faciliteringsbetalinger af nogen art.

Kickback-betalinger er en form for forhandlet bestikkelse, hvor der betales provision til en bestikker til gengæld for leverede tjenester. MetaCompliance Ltd tillader ikke, at der foretages eller accepteres returkommission.

MetaCompliance Ltd anerkender, at på trods af vores strenge politik om smørepenge og returkommission kan medarbejdere stå i en situation, hvor det at undgå smørepenge eller returkommission kan bringe deres families personlige sikkerhed i fare. Under disse omstændigheder skal følgende skridt tages:

• Hold ethvert beløb på et minimum.
• Bed om en kvittering med angivelse af beløb og årsag til betalingen.
• Opret en post vedrørende betalingen.
• Rapporter denne hændelse til din nærmeste leder.

4.3 Politiske bidrag

Metacompliance Ltd vil ikke give donationer, hverken i kontanter, naturalier eller på nogen anden måde, til

støtte politiske partier eller kandidater. Vi anerkender, at dette kan opfattes som et forsøg på at opnå en uretmæssig forretningsfordel.

Alle økonomiske donationer eller donationer i naturalier til lobbygrupper, velgørende organisationer eller interessegrupper offentliggøres.

4.4 Velgørende bidrag

Metacompliance Ltd accepterer og opmuntrer til at donere til velgørende organisationer gennem tjenester, viden, tid eller økonomiske bidrag. Virksomheden vil altid offentliggøre alle bidrag til velgørenhed.

Vi beder alle medarbejdere om at være forsigtige, når de giver velgørende bidrag, for at sikre, at de ikke bruges til at lette og skjule bestikkelse.

Når der foretages donationer til velgørenhed på vegne af virksomheden, sker det under hensyntagen til både lovlighed og etik i overensstemmelse med lokal lovgivning og praksis. Alle donationer til velgørenhed vil blive videregivet til økonomidirektøren.

5. MEDARBEJDERNES ANSVAR

Alle medarbejdere skal læse, forstå og overholde de oplysninger, der er indeholdt i denne politik.

Alle medarbejdere er lige ansvarlige for at forebygge, opdage og rapportere bestikkelse og andre former for korruption. De skal undgå enhver aktivitet, der kan føre til eller indebære en overtrædelse af denne antibestikkelsespolitik.

Hvis du har grund til at tro, at et tilfælde af bestikkelse eller korruption har fundet sted eller vil finde sted i fremtiden, skal du underrette finansdirektøren (eller den administrerende direktør, hvis der er tale om finansdirektøren). Enhver medarbejder, der overtræder anti-bestikkelsespolitikken, vil blive mødt med disciplinære foranstaltninger, og det kan i sidste ende resultere i afskedigelse fra virksomheden.

6. AT REJSE EN BEKYMRING

Hvis du har mistanke om, at der forekommer bestikkelse eller korrupte aktiviteter i forbindelse med MetaCompliance Ltd, opfordres du til at give udtryk for din bekymring på et så tidligt tidspunkt som muligt. Dette ville være hvis:

• Du har mistanke om, at et tilfælde af bestikkelse eller korruption har fundet sted
• Du er blevet tilbudt bestikkelse eller er offer for bestikkelse eller korruption

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en bestemt handling eller adfærd kan betragtes som bestikkelse eller korruption, skal du tale med din nærmeste leder eller HR-direktøren.

Hvis du ikke er i stand til at tale med ovenstående for at rapportere dine bekymringer, kan du sende en e-mail til [email protected].

7. TRÆNING OG KOMMUNIKATION

Alle MetaCompliance-medarbejdere skal læse og acceptere denne politik som en del af introduktionsprocessen. Vi vil tilbyde årlige genopfriskningssessioner om denne politik for at holde vores medarbejdere årvågne.

Vores nultolerance over for bestikkelse og korruption vil blive kommunikeret tydeligt til alle vores leverandører, entreprenører, forretningspartnere og andre tredjeparter ved starten af enhver forretningsforbindelse, hvor det er relevant.