Policy mot mutor och korruption

Senast uppdaterad: Maj 2024

1. INLEDNING

MetaCompliance Ltd har åtagit sig att bedriva verksamhet på ett etiskt och ärligt sätt och har åtagit sig att implementera och upprätthålla system som säkerställer att mutor förhindras. Vi har en noll[1]tolerans för mutor och korrupta aktiviteter. Vi åtar oss att agera professionellt, rättvist och med integritet i alla affärsförbindelser och relationer, oavsett var vi är verksamma.

Vi kommer ständigt att upprätthålla alla lagar som rör mutor och korruption i alla de jurisdiktioner där vi är verksamma. Vi är bundna av Storbritanniens lagar, inklusive Bribery Act 2010, när det gäller vårt uppträdande både hemma och utomlands.

MetaCompliance Ltd är medveten om att mutor och korruption kan bestraffas med upp till tio års fängelse och böter. Om vårt företag upptäcks ha deltagit i korrupta aktiviteter kan vi bli föremål för ett obegränsat bötesbelopp, uteslutas från att lämna anbud på offentliga kontrakt och drabbas av allvarlig skada på vårt rykte. Det är med detta i åtanke som vi åtar oss att förhindra mutor och korruption i vår verksamhet, och tar vårt juridiska ansvar på allvar.

Denna policy mot mutor finns för att fastställa ansvaret för MetaCompliance Ltd och de som arbetar för oss när det gäller att observera och upprätthålla vår nolltoleransposition mot mutor och korruption. Den finns också för att fungera som en källa till information och vägledning för dem som arbetar för MetaCompliance Ltd. Det hjälper dem att känna igen och hantera frågor om mutor och korruption samt förstå deras ansvar.

2. TILLÄMPLIGHET

Denna policy mot mutor gäller alla anställda (oavsett om de är tillfälligt anställda, visstidsanställda eller tillsvidareanställda), konsulter, entreprenörer, praktikanter, utstationerad personal, hemarbetare, tillfälligt anställda, inhyrd personal, volontärer, praktikanter, agenter, sponsorer eller någon annan person eller personer som har anknytning till oss (inklusive tredje part), eller något av våra dotterbolag eller deras anställda, oavsett var de befinner sig (inom eller utanför Storbritannien). Policyn gäller också för tjänstemän, förvaltare, styrelse- och/eller kommittémedlemmar på alla nivåer.

I samband med denna policy avser tredje part alla individer eller organisationer som vårt företag möter och arbetar med. Det avser faktiska och potentiella klienter, kunder, leverantörer, distributörer, affärskontakter, agenter, rådgivare samt statliga och offentliga organ - detta inkluderar deras rådgivare, representanter och tjänstemän, politiker och offentliga parter.

Alla arrangemang som vårt företag gör med en tredje part omfattas av tydliga avtalsvillkor, inklusive särskilda bestämmelser som kräver att den tredje parten följer minimistandarder och rutiner för att motverka mutor och korruption.

3. DEFINITION AV BESTICKNING

Med mutbrott avses handlingen att erbjuda, ge, lova, fråga, komma överens om, ta emot, acceptera eller begära något av värde eller en fördel för att förmå eller påverka en handling eller ett beslut.

En muta är en uppmuntran, belöning eller ett föremål av värde som erbjuds en annan person för att få en kommersiell, avtalsmässig, lagstadgad eller personlig fördel.

Mutor är inte begränsade till handlingen att erbjuda en muta. Om en person är mottagare av en muta och accepterar den bryter han eller hon också mot lagen.

Mutor är olagliga. Anställda får inte delta i någon form av bestickning, vare sig direkt, passivt (enligt beskrivningen ovan) eller via en tredje part (t.ex. en agent eller distributör). De får inte muta en utländsk offentlig tjänsteman någonstans i världen. De får inte ta emot mutor i någon omfattning och om de är osäkra på om något är en muta eller en gåva eller gästfrihet, måste de söka ytterligare råd från företagets finanschef eller HR-chef.

4. VAD SOM ÄR ACCEPTABELT OCH VAD SOM INTE ÄR DET

I detta avsnitt av policyn hänvisas till 4 områden:

• Gåvor och gästfrihet.
• Betalningar för underlättande.
• Politiska bidrag.
• Bidrag till välgörande ändamål

4.1 Gåvor och gästfrihet

MetaCompliance Ltd accepterar normala och lämpliga gester av gästfrihet och goodwill (oavsett om de ges till / tas emot från tredje part) så länge som givandet eller mottagandet av gåvor uppfyller följande krav:

• Det görs inte i avsikt att påverka den part som det ges till, för att erhålla eller belöna bibehållandet av en affär eller en affärsfördel, eller som ett uttryckligt eller underförstått utbyte mot tjänster eller förmåner.
• Det görs inte med antydan om att en gentjänst förväntas.
• Det är förenligt med lokal lagstiftning. d. Det ges i företagets namn, inte i en enskild persons namn.
• Det inkluderar inte kontanter eller en motsvarighet till kontanter (t.ex. en kupong eller ett presentkort).
• Det är lämpligt för omständigheterna (t.ex. att ge små gåvor runt jul eller som ett litet tack till ett företag för att ha hjälpt till med ett stort projekt när det är slutfört).
• Den är av lämplig typ och värde och ges vid lämplig tidpunkt, med hänsyn tagen till skälet för gåvan.
• Den ges/tas emot öppet, inte i hemlighet.
• Den ges inte selektivt till en inflytelserik nyckelperson, uppenbarligen med avsikt att direkt påverka denne.
• Det är inte över ett visst överdrivet värde, som på förhand fastställts av företagets compliance manager (vanligtvis över 100 £)
• Det får inte erbjudas till eller accepteras från en statlig tjänsteman eller representant eller politiker eller politiskt parti utan föregående godkännande av företagets compliance manager.

Om det är olämpligt att tacka nej till en gåva (t.ex. vid ett möte med en person av en viss religion/kultur som kan ta illa upp), kan gåvan tas emot under förutsättning att det meddelas till HR-chefen, som bedömer omständigheterna.

MetaCompliance Ltd inser att praxis att ge och ta emot affärsgåvor varierar mellan länder, regioner, kulturer och religioner, så definitioner av vad som är acceptabelt och inte acceptabelt kommer oundvikligen att skilja sig åt för var och en.

Avsikten med att ge eller ta emot en gåva ska alltid beaktas. Om det råder någon osäkerhet ska råd inhämtas från ekonomichefen/personalchefen. Som god praxis ska gåvor som ges och tas emot alltid redovisas för ekonomichefen. Gåvor från leverantörer ska alltid redovisas.

4.2 Betalningar för smörjmedel och kickbacks

Facilitation payments är en form av muta som innebär att man påskyndar eller underlättar för en offentlig tjänsteman att utföra en rutinmässig myndighetsåtgärd. Vi erkänner att de tenderar att göras av tjänstemän på låg nivå med avsikt att säkra eller påskynda utförandet av en viss plikt eller åtgärd. MetaCompliance Ltd accepterar inte och kommer inte att göra någon form av underlättande betalningar av någon natur.

Kickback-betalningar är en form av förhandlad muta där provision betalas till en muttagare i utbyte mot utförda tjänster. MetaCompliance Ltd tillåter inte att kickbacks görs eller accepteras.

MetaCompliance Ltd erkänner att anställda, trots vår strikta policy om underlättande betalningar och kickbacks, kan ställas inför en situation där undvikande av en underlättande betalning eller kickback kan riskera deras / deras familjs personliga säkerhet. Under dessa omständigheter måste följande åtgärder vidtas:

• Håll alla belopp till ett minimum.
• Be om ett kvitto med uppgift om belopp och orsak till betalningen.
• Skapa ett register över betalningen.
• Rapportera händelsen till din närmaste chef.

4.3 Politiska bidrag

Metacompliance Ltd kommer inte att göra donationer, vare sig i kontanter, natura eller på något annat sätt, till

stödja några politiska partier eller kandidater. Vi är medvetna om att detta kan uppfattas som ett försök att få en otillbörlig affärsfördel.

Alla finansiella donationer eller donationer av naturaförmåner till lobbygrupper, välgörenhetsorganisationer eller intressegrupper offentliggörs.

4.4 Bidrag till välgörenhetsorganisationer

Metacompliance Ltd accepterar och uppmuntrar till att donera till välgörenhetsorganisationer genom tjänster, kunskap, tid eller genom att ge ekonomiska bidrag. Företaget kommer alltid att offentliggöra alla bidrag till välgörenhet som görs.

Vi ber alla medarbetare att vara försiktiga när de ger bidrag till välgörenhet för att säkerställa att de inte används för att underlätta och dölja mutor.

När välgörenhetsdonationer görs för företagets räkning kommer dessa att göras med hänsyn till både lagliga och etiska aspekter i linje med lokala lagar och praxis. Alla donationer till välgörenhet ska godkännas av Chief Financial Officer.

5. ANSTÄLLDAS ANSVARSOMRÅDEN

Alla medarbetare måste läsa, förstå och följa den information som finns i denna policy.

Alla medarbetare är lika ansvariga för att förebygga, upptäcka och rapportera mutor och andra former av korruption. De måste undvika alla aktiviteter som kan leda till, eller antyda, ett brott mot denna policy mot mutor.

Om du har anledning att tro att ett fall av mutor eller korruption har inträffat eller kommer att inträffa i framtiden måste du meddela finanschefen (eller VD om det gäller finanschefen). Alla anställda som bryter mot policyn mot mutor kommer att bli föremål för disciplinära åtgärder och detta kan i slutändan leda till uppsägning från företaget.

6. ATT TA UPP EN FRÅGA

Om du misstänker att det finns en förekomst av mutor eller korrupta aktiviteter som förekommer i förhållande till MetaCompliance Ltd, uppmuntras du att ta upp dina farhågor i ett så tidigt skede som möjligt. Detta skulle vara om:

• Du misstänker att ett fall av mutor eller korruption har ägt rum
• Du har blivit erbjuden en muta eller är ett offer för mutor eller korruption

Om du är osäker på om en viss handling eller ett visst beteende kan betraktas som muta eller korruption bör du tala med din närmaste chef eller HR-direktören.

Om du inte har möjlighet att tala med ovanstående personer för att rapportera dina problem kan du skicka ett e-postmeddelande till [email protected].

7. UTBILDNING OCH KOMMUNIKATION

Alla MetaCompliance-anställda kommer att behöva läsa och acceptera denna policy som en del av induktionsprocessen. Vi kommer att tillhandahålla årliga uppdateringssessioner om denna policy för att hålla våra anställda vaksamma.

Vår nolltolerans mot mutor och korruption kommer att kommuniceras tydligt till alla våra leverantörer, entreprenörer, affärspartners och andra tredje parter i början av alla affärsrelationer där så är lämpligt.