Politikstyring bliver stadig vigtigere for at styre og administrere netværk med flere cloud-netværk, eksterne og personlige enheder og komplekse datastrømme. Læg dertil overholdelse af lovgivningen og trusler om cybersikkerhed, og du har en række planeter, der har brug for effektiv politikstyring.
Bare ordet "politik" kan give dig kuldegysninger ved tanken om at skulle oprette, distribuere og håndhæve den deraf følgende dokumentation.
Heldigvis kan du ved hjælp af bedste praksis og software til politikstyring sikre, at din politikstyringsproces fungerer problemfrit.
Hvad er politikstyring?
En simpel definition ville omfatte udarbejdelse, formidling og håndhævelse af en politik. En politik er afgørende for ledelsen af en organisation og sikrer, at der opnås et beredskabsniveau inden for en given forretningsproces eller operation.
Men en god politikstyringsproces skal omfatte meget mere. Virksomhedspolitikker kan blive usynkroniserede, inkonsekvente og ureglementerede; GRC2020 beskriver situationen som en "horde af politikker spredt ud over hele organisationen".
En politik bør betragtes som et levende dokument, der ændres i takt med, at vilkår og miljøer ændrer sig. Politikdokumentet er normalt digitaliseret og udgør en operationel ramme, som et specifikt forretningsområde skal følge.
Politikker afspejler mange typer forretningsprocesser, og cybersikkerhed er et område, der er ideelt til håndhævelse af procedurer via politikker; en cybersikkerhedspolitik vil f.eks. omfatte områder som:
- Formål
- Anvendelsesområde
- Klassificering af data
- Informationssikkerhed
- Adgangskontrol
- Security awareness training
- Roller og ansvarsområder
- Forordninger og overholdelse mv.
- Støtte
Politikkerne skal forvaltes godt for at være effektive. Dette gælder også i perioder med forstyrrelser. F.eks. satte Covid-19-pandemien mange virksomheder på en hård prøve med hensyn til at opdatere politikker for at afspejle pludselige ændringer i arbejdsvilkårene. Politikkerne skal kunne overvåges og opdateres efter behov. Styring af politikker er derfor en central del af det at have en politik på plads.
Følg disse fem trin for at sikre, at din organisation ikke har en masse politikker, men i stedet skaber en strømlinet politikstyringsproces:
En oversigt over effektiv forvaltning af politikker
Politikudformning
En politik er en handlingsplan og en ramme. Udvikling af politikker involverer typisk et tværfagligt team af medforfattere, som inddrager alle politiske aspekter. En politik skal omfatte alle de elementer, der er nødvendige for at sikre, at de omfattede operationer og beslægtede områder er symbiotiske og hænger sammen.
Den bør også afspejle virksomhedens brand og kerneværdier. F.eks. indeholder politikker ofte juridiske elementer og kan kræve en juridisk uddannet person til at sikre, at de dækker den aktuelle juridiske status quo og lovkrav.
En velskrevet politik bør også gøre det muligt at styrke medarbejderne inden for rammerne af politikken. En cybersikkerhedspolitik bør f.eks. omfatte aspekter af virksomheden, hvor cyberrisikoen er høj, og mekanismer til at reducere disse risici; eksempler herpå er uddannelse i sikkerhedsbevidsthed og hvordan, hvornår og hvorfor man skal rapportere en cybersikkerhedshændelse.
Formidling af politikker
En politik er kun lige så god som de kommunikationsprotokoller, den følger. Effektiv kommunikation af politikker handler om at være gennemsigtig og forudseende. Lad medarbejderne vide, at en politik er ved at blive udarbejdet eller opdateret. Sørg for, at medarbejderne forstår politikken, og hvordan den vil påvirke dem.
Et vigtigt aspekt af formidling af politikker er at anvende moderne kommunikationsværktøjer, der kan automatisere processen med formidling af politikker. Kommunikation af en politik skal imidlertid:
- Inddrag arbejdstagernes relevante synspunkter og viden i den politiske beslutningsproces.
- Informer medarbejderne om årsagen til politikken og om hvorfor og hvordan den påvirker dem.
- Indførelse af politikken i alle afdelinger, når den er færdig. Brug disse møder om politikken til at styrke begrundelsen for politikken.
- Spørg om feedback fra medarbejderne om politikkens indhold.
- Om nødvendigt skal der iværksættes uddannelse inden for politikkens område.
- Bed om medarbejderens underskrift (attestation).
Overvågning af medarbejderattestering
Politikker er kun effektive, når medarbejderne accepterer politikken og forstår dens formål. Desuden skal medarbejderne forstå den rolle, de spiller inden for det område, som politikken dækker, f.eks. cybersikkerhed, overholdelse af lovgivningen osv.
Bevis for, at en medarbejder har fået adgang til og læst et politikdokument, er afgørende for at fremme accepten og effektiviteten af politikken. Bekræftelse og attestering af en politik er et bevis for, at en medarbejder har læst og forstået politikken. Registrering af medarbejderattestering kan automatiseres fuldt ud ved hjælp af en platform til forvaltning af politikker.
Politisk analyse
Analyse af politikker kan give en dyb indsigt i en politiks effektivitet. Typisk registrerer disse analyser begivenheder som f.eks. offentliggørelse af politikker, accept og attestering, opdateringer af politikker osv.
Desuden skal analysen kunne opfange begivenheder, mens politikken bevæger sig gennem en naturlig livscyklus til politik. Disse analyser danner grundlaget for rapporter, der anvendes til intern vurdering af politikkens effektivitet og medarbejdernes forståelse. Analyserne danner også grundlaget for dokumentation for overholdelse af lovgivningen. En platform til politikstyring vil indfange og analysere disse analyser for at generere rapporter.
Rapportering
Overholdelse af reglerne kræver typisk bevis for, at en politik er blevet formidlet korrekt og accepteret af personalet. En platform til forvaltning af politikker giver et rapporteringssystem, der typisk giver indsigt i, hvem der har godkendt politikken, og hvornår og hvor ofte politikker offentliggøres, opdateres og formidles.
Hvorfor er software til politikstyring vigtig?
Effektiv forvaltning af politikker kan ikke længere ske ved hjælp af papirmetoder. Selv hvis man er afhængig af manuelt genererede e-mails og udfyldning af politikopdateringer, er det kun en ekstra indsats og potentielle fejl.
For at sikre, at politikhåndtering på den moderne arbejdsplads er effektiv, skal virksomheden bruge automatiserede metoder, der administrerer og styrer en politik gennem hele dens livscyklus. Et automatiseret, kontrollerbart og pålideligt system leverer politikker og opdateringer, hvilket giver "bevismæssig vægt" for overholdelse af lovgivningen og beskytter brandets omdømme mod cybertrusler.
Software til politikstyring bruges til at generere en automatiseret politikstyringsproces. Denne cloud-baserede software hjælper med at øge deltagelsen i politikker, nå ud til de ansatte for direkte at få dem til at bekræfte vigtige politikker og hjælpe med at sikre overholdelse af regler.
Cloudbaseret software til politikstyring giver en platform, der automatiserer oprettelse og styring af politikker. Policy Management-platformen offentliggør og leverer politikker fra en centraliseret konsol, genererer auditlogs og tilbyder rapportering i hele policy-livscyklussen.
En platform til forvaltning af politikker bør have følgende funktioner:
- Administrer vigtige politikker i hele politikens livscyklus
- Administrer politikversioner
- Automatisere gennemgang af politikker
- Gør det nemt at samarbejde om oprettelse og opdatering af poly-programmer
- Opnå bekræftelse af og forståelse for politikken fra medarbejderne
- Sikre en ensartet livscyklus for politikker
- Skal være let at bruge fra en centraliseret konsol (cloud-baseret)
- Udføre vurderinger af personalets viden
Udarbejde rapporter til revisorer og tilsynsmyndigheder - Kvantificering af medarbejderes forståelse af politikker
- Målretpolitikker til specifikke brugergrupper
GRC opsummerer vigtigheden af at bruge en platform til politikstyring, når de siger: "organisationer lider, når de har et snævertsynet syn på politik- og uddannelsesstyringsteknologi, som ikke formår at forbinde punkterne og give kontekst til analyser, præstationer, mål og strategi i den realtid, som forretningen opererer i." En organisation kan bruge en platform til politikstyring til at sikre, at dens politikker er effektive.
