A gestão política é cada vez mais importante para governar e gerir redes multi-nuvem, dispositivos remotos e pessoais, e fluxos de dados complexos. Acrescente a esta conformidade regulamentar e às ameaças à segurança cibernética, e terá um alinhamento de planetas que necessitam de uma gestão política eficaz.
Só a palavra "política" pode enviar arrepios pela sua coluna vertebral só de pensar em ter de criar, distribuir, e fazer cumprir a documentação resultante.
Felizmente, a utilização das melhores práticas e do software de gestão de políticas pode ajudar a garantir que o seu processo de gestão de políticas funcione sem problemas.
O que é a Gestão de Políticas?
Uma definição simples incluiria a criação, divulgação e aplicação de uma política. Uma política é essencial para dirigir uma organização e assegurar que um nível de prontidão dentro de um determinado processo ou operação comercial é atingido.
Mas um bom processo de gestão política deve abranger muito mais. As políticas empresariais podem tornar-se fora da sincronização, inconsistentes, e desonestas; GRC2020 descreve a situação como uma "horda de políticas espalhadas pela organização".
Uma política deve ser considerada um documento vivo que muda à medida que as condições e os ambientes mudam. O documento político é normalmente digitalizado e fornece um quadro operacional para uma área de negócios específica a seguir.
As políticas reflectem muitos tipos de processos empresariais, e a segurança cibernética é uma área ideal para a aplicação de procedimentos através de políticas; por exemplo, uma política de segurança cibernética incluiria áreas tais como:
- Finalidade
- Âmbito
- Classificação de dados
- Segurança da Informação
- Controlo de acesso
- Formação em Sensibilização para a Segurança
- Papéis e responsabilidades
- Regulamentos e conformidade, etc.
- Apoio
As políticas devem ser bem geridas para serem eficazes. Isto inclui durante os períodos de perturbação. Por exemplo, a pandemia de Covid-19 colocou muitas empresas nos seus ritmos para actualizar as políticas de modo a reflectir mudanças súbitas nas condições de trabalho. As políticas devem ser capazes de ser monitorizadas e actualizadas conforme necessário. A gestão de políticas é, portanto, uma parte essencial de ter uma política em vigor.
Para assegurar que a sua organização não horde políticas mas, em vez disso, crie um processo racionalizado de gestão de políticas, siga estes cinco passos:
Uma Visão Geral da Gestão Política Eficaz
Elaboração de políticas
Uma política é um plano de acção e um enquadramento. O desenvolvimento de políticas envolve tipicamente uma equipa multidisciplinar de co-autores que captam todos os aspectos das políticas. Uma política deve captar todos os elementos necessários para assegurar que as operações cobertas e as áreas relacionadas são simbióticas e encaixam.
Deve também reflectir uma marca comercial e valores fundamentais. Por exemplo, as políticas contêm frequentemente elementos legais e podem exigir uma pessoa legalmente formada para assegurar que cobrem o actual status quo legal e os requisitos regulamentares.
Uma política bem redigida deve também agir no sentido de capacitar os funcionários no âmbito da política. Por exemplo, uma política de cibersegurança deve incluir aspectos do negócio onde os riscos cibernéticos são elevados e mecanismos para reduzir esses riscos; exemplos incluem a Formação de Sensibilização para a Segurança e como, quando e porquê comunicar um incidente de cibersegurança.
Políticas de comunicação
Uma política só é tão boa como os protocolos de comunicação que segue. A comunicação eficaz da política é ser transparente e presciente. Informar os funcionários que uma política está a ser formulada ou actualizada. Assegurar que os funcionários compreendem a política e como ela os irá afectar.
Um aspecto vital das políticas de comunicação é utilizar ferramentas de comunicação modernas que possam automatizar o processo de divulgação das políticas. No entanto, a comunicação de uma política deve ser feita:
- Incluir pontos de vista e conhecimentos relevantes dos funcionários na fase de elaboração de políticas.
- Informar os empregados sobre a razão da política e porquê e como ela os afecta.
- Introduzir a política em todos os departamentos quando concluída. Utilizar estas reuniões de política para reforçar as razões para a política.
- Pedir feedback aos empregados sobre o conteúdo da política.
- Empregar formação na área de competência da política, se necessário.
- Pedir a assinatura do contrato de trabalho (atestado).
Monitorização do certificado de funcionário
As políticas só são efectivas quando os trabalhadores aderem a uma política e compreendem o mandato. Além disso, os trabalhadores devem compreender o papel que desempenham na área abrangida pela política, por exemplo, segurança cibernética, conformidade regulamentar, etc.
A prova de que um empregado teve acesso e leu um documento de política é essencial para encorajar a aceitação e eficácia da política. A afirmação e atestação de uma apólice fornecem provas de que um empregado leu e compreendeu a apólice. A captura da certificação de um funcionário pode ser totalmente automatizada utilizando uma plataforma de gestão de apólices.
Análise de Políticas
A análise de políticas pode fornecer uma visão profunda da eficácia de uma política. Tipicamente, estas análises captam eventos tais como publicação, aceitação e atestação de apólices, actualizações de apólices, etc.
Além disso, a análise deve ser capaz de captar eventos à medida que a política se move através de um ciclo de vida natural para a política. Estas análises formam a base dos relatórios utilizados para a avaliação interna da eficácia da política e da compreensão dos funcionários. As análises também formam a base de provas para o cumprimento da regulamentação. Uma plataforma de gestão de políticas irá captar e analisar estas análises para gerar relatórios.
Relatório
O cumprimento dos regulamentos requer normalmente provas de que uma política foi divulgada correctamente e aceite pelo pessoal. Uma plataforma de gestão de políticas fornece um sistema de relatórios que tipicamente oferece uma visão do pessoal que atestou a política e quando e com que frequência as políticas são publicadas, actualizadas, e divulgadas.
Porque é que o Software de Gestão de Políticas é Vital?
Uma gestão política eficaz já não pode ser feita através de métodos em papel. Mesmo confiando nas mensagens de correio electrónico geradas manualmente e nas actualizações de políticas de preenchimento apenas acrescenta esforço e erros potenciais.
Para assegurar a eficácia da gestão política no local de trabalho moderno, uma empresa deve utilizar métodos automatizados que gerem e governam uma política ao longo de todo o seu ciclo de vida. Um sistema automatizado, auditável e fiável proporciona políticas e actualizações, fornecendo "peso probatório" para a conformidade regulamentar e protegendo a reputação da marca contra ameaças cibernéticas.
O software de gestão de políticas é utilizado para gerar um processo automatizado de gestão de políticas. Este software baseado na nuvem ajuda a aumentar a participação nas políticas, a alcançar directamente a obtenção de atestados de políticas-chave e ajuda a assegurar o cumprimento dos regulamentos.
O software de gestão de políticas baseado na nuvem fornece uma plataforma que automatiza a criação e gestão de políticas. A plataforma de gestão de políticas publica e fornece políticas a partir de uma consola centralizada, gera registos de auditoria, e oferece relatórios ao longo do ciclo de vida das políticas.
Uma plataforma de gestão de políticas deverá fornecer as seguintes características:
- Gerir políticas-chave ao longo do ciclo de vida das políticas
- Gerir versões de políticas
- Automatizar revisões de políticas
- Criar uma colaboração fácil na criação e actualização de polígonos
- Capturar a afirmação da política e a compreensão dos empregados
- Assegurar um ciclo de vida político consistente
- Deve ser fácil de usar a partir de uma consola centralizada (baseada na nuvem)
- Realizar avaliações dos conhecimentos do pessoal
Gerar relatórios para Auditores e Reguladores - Quantificar a compreensão da equipa sobre as políticas
- Direcionar políticas para grupos específicos de utilizadores
O GRC resume a importância da utilização de uma plataforma de gestão de políticas quando declaram: "as organizações sofrem quando adoptam uma visão míope da tecnologia de gestão de políticas e formação que não consegue ligar os pontos e fornecer contexto à análise, desempenho, objectivos e estratégia no negócio em tempo real em que opera". Uma organização pode utilizar uma plataforma de gestão de políticas para assegurar que as suas políticas são eficazes.
