La gestión de políticas es cada vez más importante para gobernar y gestionar las redes multicloud, los dispositivos remotos y personales, y los flujos de datos complejos. Si a esto le añadimos el cumplimiento normativo y las amenazas de ciberseguridad, tenemos una alineación de planetas que necesitan una gestión eficaz de las políticas.
La sola palabra "política" puede provocar escalofríos al pensar que hay que crear, distribuir y hacer cumplir la documentación resultante.
Afortunadamente, el uso de las mejores prácticas y del software de gestión de políticas puede ayudar a garantizar que su proceso de gestión de políticas funcione sin problemas.
¿Qué es la gestión de políticas?
Una definición simple incluiría la creación, difusión y aplicación de una política. Una política es esencial para dirigir una organización y garantiza que se alcance un nivel de preparación dentro de un determinado proceso u operación empresarial.
Pero un buen proceso de gestión de políticas debe abarcar mucho más. Las políticas corporativas pueden quedar desincronizadas, ser incoherentes y no funcionar; GRC2020 describe la situación como una "horda de políticas dispersas por la organización".
Una política debe considerarse un documento vivo que cambia a medida que cambian las condiciones y el entorno. El documento de política suele estar digitalizado y proporciona un marco operativo que debe seguir un área de negocio específica.
Las políticas reflejan muchos tipos de procesos empresariales, y la ciberseguridad es un área ideal para la aplicación de procedimientos a través de políticas; por ejemplo, una política de ciberseguridad incluiría áreas como:
- Propósito
- Alcance
- Clasificación de los datos
- Seguridad de la información
- Control de acceso
- Security awareness training
- Funciones y responsabilidades
- Normativa y cumplimiento, etc.
- Soporte
Las políticas deben gestionarse bien para ser eficaces. Esto incluye las épocas de interrupción. Por ejemplo, la pandemia de Covid-19 puso a muchas empresas en la tesitura de tener que actualizar las políticas para reflejar los cambios repentinos en las condiciones de trabajo. Las políticas deben poder supervisarse y actualizarse cuando sea necesario. La gestión de las políticas es, por tanto, una parte fundamental de la implantación de una política.
Para asegurarse de que su organización no se dedique a las políticas, sino que cree un proceso de gestión de políticas racionalizado, siga estos cinco pasos:
Una visión general de la gestión eficaz de las políticas
Elaboración de políticas
Una política es un plan de acción y un marco. En la elaboración de una política suele participar un equipo multidisciplinar de coautores que captan todos los aspectos de la misma. Una política debe recoger todos los elementos necesarios para garantizar que las operaciones cubiertas y las áreas relacionadas sean simbióticas y encajen.
También debe reflejar la marca de la empresa y sus valores fundamentales. Por ejemplo, las políticas suelen contener elementos legales y pueden requerir una persona con formación jurídica para garantizar que cubren el statu quo legal actual y los requisitos reglamentarios.
Una política bien redactada también debe actuar para capacitar a los empleados en el marco de la misma. Por ejemplo, una política de ciberseguridad debe incluir aspectos de la empresa en los que los riesgos cibernéticos son elevados y mecanismos para reducirlos; algunos ejemplos son la formación en materia de concienciación sobre la seguridad y cómo, cuándo y por qué notificar un incidente de ciberseguridad.
Políticas de comunicación
Una política es tan buena como los protocolos de comunicación que sigue. La comunicación eficaz de la política consiste en ser transparente y previsor. Informe a los empleados de que se está formulando o actualizando una política. Asegúrese de que los empleados entienden la política y cómo les afectará.
Un aspecto vital de la comunicación de las políticas es utilizar herramientas de comunicación modernas que puedan automatizar el proceso de difusión de las mismas. Sin embargo, la comunicación de una política debe:
- Incluir las opiniones y los conocimientos de los empleados en la fase de elaboración de las políticas.
- Informar a los empleados sobre el motivo de la política y por qué y cómo les afecta.
- Introduzca la política en todos los departamentos una vez completada. Aproveche estas reuniones sobre la política para reafirmar las razones de la misma.
- Solicite la opinión de los empleados sobre el contenido de la política.
- Emplear la formación en el ámbito de la política si es necesario.
- Solicite la firma del empleado (certificado).
Supervisión de los certificados de los empleados
Las políticas sólo son eficaces cuando los empleados las aceptan y comprenden su cometido. Además, los empleados deben comprender el papel que desempeñan en el ámbito cubierto por la política, por ejemplo, la ciberseguridad, el cumplimiento de la normativa, etc.
La prueba de que un empleado ha accedido a un documento de política y lo ha leído es esencial para fomentar su aceptación y eficacia. La afirmación y la certificación de una política proporcionan la prueba de que un empleado ha leído y entendido la política. La captura de la certificación de los empleados puede automatizarse completamente utilizando una plataforma de gestión de políticas.
Análisis de políticas
Los análisis de políticas pueden proporcionar una visión profunda de la eficacia de una política. Normalmente, estos análisis capturan eventos como la publicación, la aceptación y la atestación de la política, las actualizaciones de la misma, etc.
Además, la analítica debe ser capaz de capturar los eventos a medida que la política se mueve a través de un ciclo de vida natural a la política. Estos análisis constituyen la base de los informes utilizados para la evaluación interna de la eficacia de la política y la comprensión de los empleados. Los análisis también constituyen la base de las pruebas para el cumplimiento de la normativa. Una plataforma de gestión de políticas capturará y analizará estos análisis para generar informes.
Informes
El cumplimiento de la normativa suele requerir pruebas de que una política se ha difundido correctamente y ha sido aceptada por el personal. Una plataforma de gestión de políticas proporciona un sistema de informes que suele ofrecer información sobre el personal que ha atestiguado la política y cuándo y con qué frecuencia se publican, actualizan y difunden las políticas.
¿Por qué es vital el software de gestión de políticas?
La gestión eficaz de las políticas ya no puede hacerse con métodos de papel. Incluso confiar en los correos electrónicos generados manualmente y rellenar las actualizaciones de las políticas solo añade esfuerzo y posibles errores.
Para garantizar que la gestión de políticas en el lugar de trabajo moderno sea eficaz, una empresa debe utilizar métodos automatizados que gestionen y gobiernen una política a lo largo de todo su ciclo de vida. Un sistema automatizado, auditable y confiable entrega la política y las actualizaciones, proporcionando "peso probatorio" para el cumplimiento de la normativa y protegiendo la reputación de la marca contra las amenazas cibernéticas.
El software de gestión de políticas se utiliza para generar un proceso automatizado de gestión de políticas. Este software basado en la nube ayuda a aumentar la participación en las políticas, llega a obtener directamente el testimonio de los empleados sobre las políticas clave y ayuda a garantizar el cumplimiento de la normativa.
El software de gestión de políticas basado en la nube proporciona una plataforma que automatiza la creación y gestión de políticas. La plataforma de gestión de políticas publica y entrega políticas desde una consola centralizada, genera registros de auditoría y ofrece informes a lo largo del ciclo de vida de las políticas.
Una plataforma de gestión de políticas debe proporcionar las siguientes características:
- Gestionar las políticas clave a lo largo del ciclo de vida de las políticas
- Gestionar las versiones de las políticas
- Automatizar las revisiones de las políticas
- Facilitar la colaboración en la creación y actualización de polímeros
- Captar la afirmación y la comprensión de la política por parte de los empleados
- Garantizar un ciclo de vida coherente de las políticas
- Debe ser fácil de usar desde una consola centralizada (basada en la nube)
- Realizar evaluaciones de los conocimientos del personal
Generar informes para los auditores y reguladores - Cuantificar la comprensión de las políticas por parte del personal
- Dirigir las políticas a grupos específicos de usuarios
El GRC resume la importancia de utilizar una plataforma de gestión de políticas cuando afirma: "las organizaciones sufren cuando adoptan una visión miope de la tecnología de gestión de políticas y formación que no logra conectar los puntos y proporcionar el contexto de los análisis, el rendimiento, los objetivos y la estrategia en el tiempo real en que opera el negocio". Una organización puede utilizar una plataforma de gestión de políticas para asegurarse de que sus políticas son eficaces.
