Policyhantering blir allt viktigare för att styra och hantera nätverk med flera moln, fjärrstyrda och personliga enheter och komplexa dataflöden. Lägg därtill regelefterlevnad och hot mot cybersäkerheten och du har en rad planeter som behöver effektiv policyhantering.
Bara ordet "policy" kan ge dig rysningar vid tanken på att behöva skapa, distribuera och upprätthålla den dokumentation som följer av detta.
Lyckligtvis kan du med hjälp av bästa praxis och programvara för hantering av policyer se till att din process för hantering av policyer fungerar smidigt.
Vad är policyhantering?
En enkel definition är att skapa, sprida och tillämpa en policy. En policy är nödvändig för att styra en organisation och säkerställer att en beredskapsnivå uppnås inom en viss affärsprocess eller verksamhet.
Men en bra policyhanteringsprocess måste omfatta mycket mer. Företagspolicyer kan bli osynkroniserade, inkonsekventa och oseriösa; GRC2020 beskriver situationen som en "hord av policyer utspridda över hela organisationen".
En policy bör betraktas som ett levande dokument som förändras i takt med att förhållanden och miljöer förändras. Policy-dokumentet är vanligtvis digitaliserat och utgör en operativ ram för ett specifikt verksamhetsområde att följa.
Policyer återspeglar många typer av affärsprocesser, och cybersäkerhet är ett område som lämpar sig utmärkt för att tillämpa procedurer via policyer:
- Syfte
- Tillämpningsområde
- Klassificering av uppgifter
- Informationssäkerhet
- Tillträdeskontroll
- Security awareness training | Hur man minskar cyber security risk med mänskliga strategier
- Roller och ansvar
- Föreskrifter och efterlevnad m.m.
- Stöd
Politiken måste förvaltas väl för att vara effektiv. Detta gäller även under perioder av störningar. Till exempel ställde Covid-19-pandemin många företag på prov med att uppdatera policyer för att återspegla plötsliga förändringar i arbetsförhållandena. Policyer måste kunna övervakas och uppdateras vid behov. Policyhantering är därför en central del av att ha en policy på plats.
För att se till att din organisation inte samlar på sig policyer utan istället skapar en strömlinjeformad process för hantering av policyer kan du följa de här fem stegen:
En översikt över effektiv förvaltning av politiken
Politikutformning
En politik är en handlingsplan och en ram. I utarbetandet av en policy ingår vanligtvis ett tvärvetenskapligt team av medförfattare som fångar upp alla policyaspekter. En policy måste omfatta alla de delar som behövs för att säkerställa att den verksamhet som omfattas och relaterade områden är symbiotiska och samverkar.
Den bör också återspegla företagets varumärke och kärnvärden. Policyer innehåller till exempel ofta juridiska element och kan kräva en juridiskt utbildad person för att se till att de täcker den aktuella rättsliga status quo och de lagstadgade kraven.
En välskriven policy bör också ge de anställda befogenheter inom ramen för policyn. En policy för cybersäkerhet bör till exempel omfatta aspekter av verksamheten där cyberriskerna är höga och mekanismer för att minska dessa risker. Exempel på detta är utbildning i säkerhetsmedvetenhet och hur, när och varför man rapporterar en incident inom cybersäkerhet.
Kommunikation av strategier
En policy är bara så bra som de kommunikationsprotokoll den följer. Effektiv kommunikation om politiken handlar om att vara öppen och förutseende. Låt de anställda veta att en policy håller på att utarbetas eller uppdateras. Se till att de anställda förstår policyn och hur den kommer att påverka dem.
En viktig aspekt när det gäller att kommunicera politik är att använda moderna kommunikationsverktyg som kan automatisera processen för spridning av politik. Kommunikationen av en policy måste dock:
- Inkludera arbetstagarnas synpunkter och kunskaper i det politiska beslutsfattandet.
- Informera de anställda om orsaken till policyn och om varför och hur den påverkar dem.
- Inför policyn i alla avdelningar när den är klar. Använd dessa möten om policyn för att återigen förstärka skälen till policyn.
- Be om feedback från de anställda om policyns innehåll.
- Vid behov anlita utbildning inom ramen för policyns ansvarsområde.
- Begär att de anställda ska skriva under (intyg).
Övervakning av intyg från anställda
Policyer är bara effektiva när de anställda är införstådda med dem och förstår deras uppdrag. Dessutom måste de anställda förstå vilken roll de spelar inom det område som omfattas av policyn, t.ex. cybersäkerhet, regelefterlevnad osv.
Bevis på att en anställd har fått tillgång till och läst ett policydokument är viktigt för att uppmuntra till att policyn accepteras och blir effektiv. Bekräftelse och intygande av en policy ger bevis för att en anställd har läst och förstått policyn. Att samla in arbetstagarens intyg kan automatiseras helt och hållet med hjälp av en plattform för hantering av policyer.
Policyanalyser
Policyanalyser kan ge en djupgående inblick i hur effektiv en policy är. Vanligtvis fångar dessa analyser upp händelser som publicering, godkännande och intygande av policyer, uppdateringar av policyer osv.
Dessutom bör analysen kunna fånga upp händelser när policyn rör sig genom en naturlig livscykel till policy. Dessa analyser utgör grunden för rapporter som används för intern bedömning av politikens effektivitet och medarbetarnas förståelse. Analyserna utgör också grunden för bevis för efterlevnad av regelverk. En plattform för policyhantering kommer att fånga och analysera dessa analyser för att generera rapporter.
Rapportering
För att följa bestämmelserna krävs vanligtvis bevis för att en policy har spridits korrekt och accepterats av personalen. En plattform för hantering av policyer tillhandahåller ett rapporteringssystem som vanligtvis ger insikt i vilka anställda som har godkänt policyn och när och hur ofta policyer publiceras, uppdateras och sprids.
Varför är det viktigt med programvara för policyhantering?
En effektiv förvaltning av politiken kan inte längre göras med hjälp av pappersmetoder. Även om man förlitar sig på manuellt genererade e-postmeddelanden och uppdateringar av policyuppdateringar ökar bara ansträngningen och risken för fel.
För att säkerställa att policyhanteringen på den moderna arbetsplatsen är effektiv måste ett företag använda automatiserade metoder som hanterar och styr en policy under hela dess livscykel. Ett automatiserat, granskningsbart och tillförlitligt system levererar policy och uppdateringar, vilket ger "bevisvärde" för regelefterlevnad och skyddar varumärkets rykte mot cyberhot.
Programvara för policyhantering används för att skapa en automatiserad process för policyhantering. Denna molnbaserade programvara hjälper till att öka deltagandet i policyer, nå ut till de anställda för att direkt få deras intyg om viktiga policyer och bidra till att säkerställa efterlevnad av regler.
Molnbaserad programvara för hantering av policyer tillhandahåller en plattform som automatiserar skapandet och hanteringen av policyer. Plattformen för hantering av policyer publicerar och levererar policyer från en centraliserad konsol, genererar granskningsloggar och erbjuder rapportering under policyns hela livscykel.
En plattform för policyhantering bör ha följande funktioner:
- Hantera viktiga policyer under hela policyns livscykel
- Hantera versioner av policyer
- Automatisera granskning av policyer
- Skapa enkelt samarbete vid skapande och uppdatering av poly-uppgifter
- Fånga upp de anställdas bekräftelse och förståelse för policyn.
- Säkerställa en konsekvent livscykel för policyer
- Ska vara lätt att använda från en centraliserad konsol (molnbaserad).
- Utföra kunskapsbedömningar av personalen
Skapa rapporter för revisorer och tillsynsmyndigheter. - Kvantifiera personalens förståelse av policy
- Rikta policy mot specifika användargrupper
GRC sammanfattar vikten av att använda en plattform för policyhantering när de säger: "Organisationer lider när de har en myopisk syn på policy- och utbildningshanteringsteknik som inte lyckas koppla ihop punkterna och ge sammanhang till analys, prestanda, mål och strategi i den realtid som verksamheten verkar i." En organisation kan använda en plattform för policyhantering för att se till att dess policyer är effektiva.
