La gestione delle policy è sempre più importante per governare e gestire reti multi-cloud, dispositivi remoti e personali e flussi di dati complessi. Se a ciò si aggiungono la conformità normativa e le minacce alla sicurezza informatica, si ottiene un allineamento di pianeti che necessitano di una gestione efficace delle policy.
La sola parola "policy" può far venire i brividi al pensiero di dover creare, distribuire e far rispettare la documentazione che ne deriva.
Fortunatamente, l'utilizzo di best practice e di un software di gestione delle policy può aiutare a garantire che il processo di gestione delle policy funzioni senza problemi.
Che cos'è la gestione delle politiche?
Una definizione semplice potrebbe includere la creazione, la diffusione e l'applicazione di una politica. Una politica è essenziale per dirigere un'organizzazione e garantisce il raggiungimento di un livello di prontezza all'interno di un determinato processo o operazione aziendale.
Ma un buon processo di gestione delle policy deve comprendere molto di più. Le policy aziendali possono diventare fuori sincronia, incoerenti e non conformi; GRC2020 descrive la situazione come "un'orda di policy sparse per l'organizzazione".
Una policy deve essere considerata un documento vivo che cambia in base alle condizioni e agli ambienti. Il documento di policy è solitamente digitalizzato e fornisce un quadro operativo da seguire per una specifica area aziendale.
Le policy riflettono molti tipi di processi aziendali e la sicurezza informatica è un'area ideale per l'applicazione delle procedure tramite policy; ad esempio, una policy di sicurezza informatica potrebbe includere aree quali:
- Scopo
- Portata
- Classificazione dei dati
- Sicurezza delle informazioni
- Controllo degli accessi
- Security awareness training
- Ruoli e responsabilità
- Regolamenti e conformità, ecc.
- Supporto
Per essere efficaci, le politiche devono essere gestite bene. Questo vale anche per i periodi di crisi. Ad esempio, la pandemia Covid-19 ha messo a dura prova molte aziende che hanno dovuto aggiornare le politiche per riflettere i cambiamenti improvvisi delle condizioni di lavoro. Le politiche devono poter essere monitorate e aggiornate secondo le necessità. La gestione delle politiche è quindi una parte fondamentale dell'esistenza di una politica.
Per fare in modo che la vostra organizzazione non ordisca le policy, ma crei invece un processo di gestione delle policy semplificato, seguite questi cinque passaggi:
Una panoramica sulla gestione efficace delle politiche
Definizione delle politiche
Una politica è un piano d'azione e un quadro di riferimento. Lo sviluppo di una politica coinvolge tipicamente un team multidisciplinare di co-autori che colgono tutti gli aspetti della politica. Una politica deve comprendere tutti gli elementi necessari per garantire che le operazioni coperte e le aree correlate siano simbiotiche e in sintonia.
Dovrebbe anche riflettere il marchio aziendale e i valori fondamentali. Ad esempio, le polizze contengono spesso elementi legali e possono richiedere una formazione giuridica per garantire che coprano l'attuale status quo legale e i requisiti normativi.
Una politica ben scritta dovrebbe anche agire per responsabilizzare i dipendenti nell'ambito della politica stessa. Ad esempio, una politica di sicurezza informatica dovrebbe includere gli aspetti dell'azienda in cui i rischi informatici sono elevati e i meccanismi per ridurli; alcuni esempi sono la formazione sulla consapevolezza della sicurezza e le modalità, i tempi e i motivi per cui segnalare un incidente di sicurezza informatica.
Comunicare le politiche
Una politica è valida solo quanto i protocolli di comunicazione che segue. Una comunicazione efficace delle politiche significa essere trasparenti e preveggenti. Comunicare ai dipendenti che una politica è in fase di formulazione o di aggiornamento. Assicurarsi che i dipendenti comprendano la politica e il suo impatto.
Un aspetto fondamentale della comunicazione delle politiche è l'utilizzo di moderni strumenti di comunicazione in grado di automatizzare il processo di diffusione delle politiche. Tuttavia, la comunicazione di una politica deve:
- Includere le opinioni e le conoscenze dei dipendenti nella fase di definizione delle politiche.
- Informare i dipendenti sulle ragioni della politica e sul perché e come essa li riguardi.
- Una volta completata, introdurre la politica in tutti i reparti. Utilizzate questi incontri per ribadire le ragioni della politica.
- Chiedete ai dipendenti un feedback sul contenuto della politica.
- Impiegare la formazione nell'ambito della politica, se necessario.
- Chiedere la firma dei dipendenti (attestazione).
Monitoraggio dell'attestazione dei dipendenti
Le politiche sono efficaci solo se i dipendenti le accettano e ne comprendono le finalità. Inoltre, i dipendenti devono comprendere il ruolo che svolgono nell'area coperta dalla politica, ad esempio la sicurezza informatica, la conformità alle normative, ecc.
La prova che un dipendente ha avuto accesso e letto un documento di policy è essenziale per incoraggiare l'accettazione e l'efficacia della policy. L'affermazione e l'attestazione di una policy forniscono la prova che un dipendente l'ha letta e compresa. La cattura dell'attestazione dei dipendenti può essere completamente automatizzata utilizzando una piattaforma di gestione delle policy.
Analisi delle politiche
L'analisi delle politiche può fornire una visione approfondita dell'efficacia di una politica. In genere, queste analisi catturano eventi come la pubblicazione, l'accettazione e l'attestazione delle policy, gli aggiornamenti delle policy e così via.
Inoltre, gli analytics devono essere in grado di catturare gli eventi durante il naturale ciclo di vita della policy. Queste analisi costituiscono la base dei report utilizzati per la valutazione interna dell'efficacia della policy e della comprensione da parte dei dipendenti. Le analisi costituiscono anche la base delle prove di conformità alle normative. Una piattaforma di gestione delle policy acquisisce e analizza queste analisi per generare report.
Segnalazione
La conformità alle normative richiede in genere la prova che una policy sia stata diffusa correttamente e accettata dal personale. Una piattaforma di gestione delle policy fornisce un sistema di reporting che di solito offre informazioni sul personale che ha attestato la policy e su quando e quanto spesso le policy vengono pubblicate, aggiornate e diffuse.
Perché il software di gestione delle politiche è fondamentale?
Una gestione efficace delle policy non può più essere effettuata con metodi cartacei. Anche affidarsi alle e-mail generate manualmente e al popolamento degli aggiornamenti delle policy non fa che aggiungere sforzi e potenziali errori.
Per garantire l'efficacia della gestione delle policy nell'ambiente di lavoro moderno, un'azienda deve utilizzare metodi automatizzati che gestiscano e governino una policy durante l'intero ciclo di vita della stessa. Un sistema automatizzato, verificabile e affidabile fornisce policy e aggiornamenti, fornendo "peso probatorio" per la conformità alle normative e proteggendo la reputazione del marchio dalle minacce informatiche.
Il software di gestione delle politiche viene utilizzato per generare un processo automatizzato di gestione delle politiche. Questo software basato su cloud aiuta ad aumentare la partecipazione alle policy, a ottenere direttamente l'attestazione dei dipendenti sulle policy principali e a garantire la conformità alle normative.
Il software di gestione dei criteri basato sul cloud fornisce una piattaforma che automatizza la creazione e la gestione dei criteri. La piattaforma di gestione delle policy pubblica e distribuisce le policy da una console centralizzata, genera log di audit e offre reportistica per tutto il ciclo di vita delle policy.
Una piattaforma di gestione delle policy deve fornire le seguenti funzionalità:
- Gestire le politiche chiave durante il loro ciclo di vita
- Gestire le versioni dei criteri
- Automatizzare le revisioni delle politiche
- Creare una facile collaborazione nella creazione e negli aggiornamenti dei poli
- Acquisire l'affermazione e la comprensione della politica da parte dei dipendenti.
- Garantire un ciclo di vita coerente delle politiche
- Deve essere facile da usare da una console centralizzata (basata su cloud).
- Esecuzione di valutazioni delle conoscenze del personale
Generazione di rapporti per revisori e autorità di regolamentazione - Quantificare la comprensione delle politiche da parte del personale
- Politiche mirate a gruppi specifici di utenti
Il GRC riassume l'importanza di utilizzare una piattaforma di gestione delle policy quando afferma che: "Le organizzazioni soffrono quando adottano una visione miope della tecnologia di gestione delle policy e della formazione, che non riesce a collegare i punti e a fornire un contesto alle analisi, alle prestazioni, agli obiettivi e alla strategia nel tempo reale in cui opera l'azienda". Un'organizzazione può utilizzare una piattaforma di gestione delle policy per garantire l'efficacia delle proprie politiche.
