Vores nylige webcast om "Key Steps to Implementing an Agile Policy Management Program" udforskede, hvorfor organisationer skal være i stand til at reagere hurtigt på ændringer og tilpasse politikker, hvor det er nødvendigt. Den eneste måde at tilpasse sig den dynamiske, forstyrrede og distribuerede forretningsverden på er at være fleksibel.
Covid-19 har vist, hvor hurtigt forretningsmiljøet kan ændre sig, og for mange organisationer har det betydet en hurtig omstrukturering af politikker og processer. Digitale transformationsprojekter, der normalt ville have taget 10 år at gennemføre, er blevet fremskyndet og gennemført på rekordtid.
Skiftet til en ny hybrid arbejdsmodel har også medført nye risici, da flere politikker skal kommunikeres til personalet. Dette har understreget vigtigheden af smidighed for at imødegå disse udfordringer og sikre en hurtig og effektiv reaktion på ændringer i det interne og eksterne forretningsmiljø.
De vigtigste resultater fra webcasten var bl.a.:
Hvad er et agilt program til forvaltning af politikker?
Et fleksibelt program til forvaltning af politikker giver en ramme for styring, identificerer risici, definerer overholdelse og spiller en afgørende rolle for organisationens succes. Det bør også engagere medarbejderne og tydeliggøre standarderne for, hvad der forventes af dem.
Politikker er afgørende, da de fastlægger grænser for adfærd. De er de skriftlige love, der definerer, hvad der er acceptabelt og uacceptabelt i din organisation.
Politikker er skrevet for at kontrollere og vejlede adfærd omkring specifikke risici, så det er vigtigt, at dine medarbejdere er uddannet i vigtigheden af disse politikker, og hvad de betyder for din virksomhed.
Manglende overholdelse af politikker kan få alvorlige konsekvenser og udsætte din organisation for betydelige risici, databrud, økonomiske sanktioner, retslige skridt og ikke mindst skade på omdømme.
Hvordan kan organisationer opnå agil politikforvaltning?
For at være effektive og smidige har organisationer brug for et centraliseret system til forvaltning af politikker, der giver en ensartet metode til at oprette politikker, strukturerer virksomhedens procedurer og gør det lettere at følge medarbejdernes attestering. Det vil i realiteten give en enkelt sandhedskilde, der fremhæver alle aktiviteter i forbindelse med politikker og personaleuddannelse.
Et centraliseret system vil give brugerne en portal med nem adgang, hvor de kan logge ind og finde de politikker, der gælder for deres rolle, sammen med de nødvendige opgaver, attesteringer og relateret uddannelse.
Dette gør det muligt for organisationer at måle løbende forbedringer i bevidstheden og fremhæve områder, der kræver opmærksomhed, før de udgør en risiko for sikkerhed og overholdelse.
5 trin til agil politikstyring
1. Planlæg din rejse
Det første skridt i implementeringen af et program til agil politikstyring er at forstå den nuværende tilstand af politikker i din organisation. Hvor mange politikker har du f.eks.? Hvor er de placeret? Hvilket format er de i? Hvilke afdelinger udsteder politikker? Det handler i virkeligheden om at få en bedre idé om, hvad der fungerer, og hvad der ikke fungerer i din organisation. Hvis du tager dig tid til at foretage en ordentlig evaluering af politikkernes nuværende tilstand, vil det hjælpe dig med at fastslå, hvor du ønsker at være om to eller tre år.
2. Få de rigtige personer med om bord
For at opbygge business casen og engagere andre dele af virksomheden i policy management skal du få de rigtige personer med på vognen. Denne gruppe kan omfatte medarbejdere fra compliance, etik, jura, personaleadministration, finans, IT, sikkerhed og forretningsdrift. Ved at oprette et centralt udvalg for politik- og uddannelsesstyring vil du kunne koordinere og drive en konsekvent politikstyring på tværs af hele organisationen.
3. Teknologi
Det er afgørende at have den rigtige teknologi og infrastruktur på plads for at hjælpe dig med at nå din to- eller treårsplan. Teknologien vil hjælpe dig med at administrere politikker og uddannelsesresultater i hele organisationen og sætte dig i stand til hurtigt at reagere på ændringer i forretningsmiljøet. Et centraliseret system til forvaltning af politikker vil hjælpe dig med at styre livscyklussen for forvaltning af politikker, uddanne enkeltpersoner i, hvad der kræves af dem, kortlægge politikker til forpligtelser og give dig et robust registreringssystem til at spore, hvem der har haft adgang til en politik, samt datoer for attestering.
4. Opdel det i faser
Hvis du skal implementere en strategi for politikstyring på tværs af hele virksomheden, skal du opdele processen i let håndterbare faser. Det er ikke noget, der kan gennemføres fra den ene dag til den anden, og det er bedst at tage et skridt ad gangen. Det vil være en samarbejdsproces, og det vil kræve et tæt samarbejde med forskellige afdelinger i din organisation.
5. Vær klar til forandring
Hvis du vil implementere et program for agil politikstyring i din organisation, skal du være forberedt på forandringer. Covid-19 har tvunget næsten alle organisationer til straks at udvikle, tilpasse og forbedre deres arbejdspolitikker og -procedurer. Det er afgørende at have et veldefineret program for politikstyring på plads for at kunne møde disse miljømæssige udfordringer frontalt og sikre forretningskontinuitet i krisetider. I sidste ende skal man være i stand til at tilpasse sig og være fleksibel, hvis man ønsker at imødegå de skiftende risici, regler og ændringer i det interne og eksterne miljø.
Du kan få yderligere oplysninger om, hvordan du implementerer et agilt program til politikstyring i din organisation, ved at se vores on-demand webcast med GRC-ekspert Michael Rasmussen.
