I vår senaste webbsändning "Key Steps to Implementing an Agile Policy Management Program" (nyckelsteg för att implementera ett agilt policyhanteringsprogram) undersöktes varför organisationer måste kunna reagera snabbt på förändringar och anpassa policyer vid behov. Det enda sättet att anpassa sig till den dynamiska, störda och distribuerade karaktären hos affärsverksamheten är att vara flexibel.
Covid-19 har visat hur snabbt affärsmiljön kan förändras och för många organisationer har detta inneburit en snabb omstrukturering av strategier och processer. Digitala omvandlingsprojekt som normalt skulle ha tagit tio år att genomföra har drivits och genomförts på rekordtid.
Övergången till en ny hybridarbetsmodell har också medfört nya risker eftersom fler riktlinjer måste kommuniceras till personalen. Detta har understrukit vikten av smidighet för att möta dessa utmaningar direkt och säkerställa en snabb och effektiv reaktion på förändringar i den interna och externa affärsmiljön.
De viktigaste resultaten från webbsändningen var bland annat:
Vad är ett agilt program för policyhantering?
Ett smidigt program för hantering av policyer ger ett ramverk för styrning, identifierar risker, definierar efterlevnad och spelar en avgörande roll för organisationens framgång. Det bör också engagera personalen och klargöra normerna för vad som förväntas av dem.
Policyer är viktiga eftersom de fastställer gränser för beteende. De är de skriftliga lagar som definierar vad som är acceptabelt och oacceptabelt inom din organisation.
Policyer skrivs för att kontrollera och vägleda beteende kring specifika risker, så det är viktigt att din personal får utbildning om vikten av dessa policyer och vad de innebär för ditt företag.
Att inte följa policyer kan få allvarliga konsekvenser och utsätta din organisation för betydande risker, dataintrång, ekonomiska sanktioner, rättsliga åtgärder, för att inte nämna den resulterande ryktesspridningen.
Hur kan organisationer uppnå en flexibel policyhantering?
För att vara effektiva, ändamålsenliga och smidiga behöver organisationer ett centraliserat system för hantering av policyer som ger en konsekvent metod för att skapa policyer, strukturerar företagets rutiner och gör det lättare att spåra personalens intyg. Det ger en enda källa till sanning som belyser all verksamhet i samband med policyer och personalutbildning.
Ett centraliserat system ger användarna en lättåtkomlig portal där de kan logga in och hitta policyer som gäller för deras roll, tillsammans med nödvändiga uppgifter, intyg och relaterad utbildning.
Detta gör det möjligt för organisationer att mäta kontinuerliga förbättringar av medvetenheten och lyfta fram områden som behöver uppmärksammas innan de utgör en risk för säkerhet och efterlevnad.
5 steg till smidig policyhantering
1. Planera din resa
Det första steget i att implementera ett program för agil policyhantering är att förstå det nuvarande läget för policyer inom din organisation. Hur många policyer har ni till exempel? Var finns de? I vilket format finns de? Vilka avdelningar utfärdar policyer? I själva verket handlar det om att få en bättre uppfattning om vad som fungerar och vad som inte fungerar i din organisation. Om du tar dig tid att göra en ordentlig utvärdering av hur det ser ut för närvarande kan det hjälpa dig att fastställa var du vill befinna dig om två eller tre år.
2. Få rätt personer med på tåget
För att bygga upp affärsidén och engagera andra delar av verksamheten i policyhantering måste du få rätt personer med på tåget. Denna grupp kan bestå av personal från efterlevnad, etik, juridik, personal, ekonomi, IT, säkerhet och affärsverksamhet. Genom att inrätta en central kommitté för styrning av policy och utbildning kan ni samordna och driva en konsekvent policyhantering i hela organisationen.
3. Teknik
Att ha rätt teknik och infrastruktur på plats är avgörande för att du ska kunna uppnå din två- eller treårsplan. Tekniken kommer att hjälpa till att hantera policy och utbildningsresultat i hela organisationen och göra det möjligt för er att reagera snabbt på förändringar i affärsmiljön. Ett centraliserat system för hantering av policyer hjälper dig att hantera livscykeln för hantering av policyer, utbilda personer om vad som krävs av dem, koppla policyer till skyldigheter och tillhandahålla ett robust system för att spåra vem som har haft tillgång till en policy samt datum för intygande.
4. Dela upp det i etapper
Om du implementerar en strategi för policyhantering för hela företaget måste du dela upp processen i lätthanterliga steg. Detta är inte något som kan uppnås över en natt och det är bäst att ta itu med ett steg i taget. Detta kommer att vara en samarbetsprocess och kommer att innebära ett nära samarbete med olika avdelningar inom din organisation.
5. Var redo för förändring
För att implementera ett program för agil policyhantering i din organisation måste du vara beredd på förändringar. Covid-19 har tvingat nästan alla organisationer att omedelbart utveckla, anpassa och förbättra sina arbetsprinciper och rutiner. Att ha ett väldefinierat program för policyhantering på plats är avgörande för att kunna möta dessa miljöutmaningar direkt och säkerställa verksamhetens kontinuitet i kristider. I slutändan måste man kunna anpassa sig och vara smidig om man vill kunna hantera risker, bestämmelser och förändringar i den interna och externa miljön.
För mer information om hur du implementerar ett flexibelt policyhanteringsprogram i din organisation, se vår webbsändning på begäran med GRC-experten Michael Rasmussen.
